Orang yang masuk ke LMS Anda setahun sekali untuk penyegaran kepatuhan tidak akan pernah mengingat kata sandinya. Jadi mereka mengklik “lupa kata sandi”, menunggu email, membuat kata sandi baru yang akan mereka lupakan lagi, atau menyerah dan membuat tiket. Masuk tanpa kata sandi menghapus kata sandi sepenuhnya. Panduan ini menjelaskan cara kerjanya, di mana sebenarnya kompromi keamanannya, dan kapan layak menambahkan single sign-on SAML di atasnya.
Mengapa kata sandi gagal bagi peserta yang jarang masuk
Kata sandi paling cocok untuk sistem yang digunakan orang setiap hari. Platform pelatihan sering kali kebalikannya: orang masuk saat mereka didaftarkan, saat pengingat tiba, atau saat sertifikat hampir kedaluwarsa.
Hal itu menimbulkan serangkaian masalah yang mudah ditebak:
- Kata sandi yang lupa. Dengan jeda berbulan-bulan di antara login, banyak peserta memulai dengan reset, sering kali tepat di hari pelatihan jatuh tempo.
- Penggunaan ulang. Orang yang tidak bisa mengingat satu kata sandi lagi memakai ulang kata sandi dari tempat lain. Jika situs lain itu dibobol, email dan kata sandi yang sama dapat dicoba pada LMS Anda.
- Akal-akalan. Aturan kata sandi yang ketat berujung pada kata sandi di kertas tempel, atau variasi yang mudah ditebak seperti menambahkan angka setiap kali.
- Beban dukungan. Setiap penguncian dan reset adalah tiket untuk help desk atau tim L&D Anda.
Ada juga poin yang lebih halus. Sebagian besar sistem kata sandi memungkinkan orang mereset kata sandinya lewat email, yang berarti kotak masuk sebenarnya sudah mengendalikan akun. Kata sandi adalah bagian yang dilupakan orang, bukan bagian yang melindungi mereka. Masuk tanpa kata sandi hanya membuat hal itu menjadi jelas.
Cara kerja masuk tanpa kata sandi
Kode sekali pakai lewat email
- Peserta memasukkan alamat emailnya.
- LMS membuat kode acak yang singkat dan mengirimkannya lewat email.
- Peserta mengetikkan kode tersebut, dan LMS memeriksanya.
Kode yang dirancang dengan baik hanya berfungsi sekali, kedaluwarsa dalam hitungan menit, dan berhenti berfungsi setelah beberapa kali salah. Tidak ada yang perlu diingat, tidak ada yang dipakai ulang dari situs lain, dan tidak ada kata sandi yang bisa bocor.
Sebagian sistem mengirim tautan masuk lewat email alih-alih kode. Kode praktis saat seseorang membaca email di ponselnya tetapi masuk di komputer kerja, karena mereka cukup mengetikkan kodenya.
Akun Google, Microsoft, atau LinkedIn
Dengan tombol “masuk dengan”, LMS menyerahkan proses login kepada penyedia menggunakan protokol standar seperti OAuth 2.0 dan OpenID Connect. Penyedia memeriksa siapa orangnya, termasuk verifikasi dua langkah pada akun mereka, dan memberi tahu LMS siapa mereka beserta alamat email terverifikasinya. LMS tidak pernah melihat kata sandi mereka.
Cara ini cocok untuk staf yang sudah masuk ke Microsoft 365 atau Google Workspace setiap hari: sekali klik dan mereka masuk.
Kompromi keamanan, secara jujur
Masuk tanpa kata sandi bukan sulap. Cara ini memindahkan kepercayaan ke tempat lain, dan Anda perlu tahu ke mana.
| Metode | Yang melindungi akun | Yang perlu diwaspadai |
|---|---|---|
| Kata sandi | Sesuatu yang diingat peserta | Penggunaan ulang, pilihan yang lemah, dan tetap direset lewat email |
| Kode email | Akses ke kotak masuk peserta | Kotak surat yang dibobol berarti akun LMS yang dibobol |
| Google, Microsoft, atau LinkedIn | Akun penyedia dan verifikasi dua langkahnya | Akun pribadi berada di luar kendali Anda |
| Single sign-on SAML | Penyedia identitas Anda dan kebijakannya | Upaya penyiapan, dan ketergantungan pada ketersediaan penyedia |
Beberapa hal spesifik yang perlu dipahami:
- Akun email adalah yang terpenting. Siapa pun yang dapat membaca email peserta dapat masuk sebagai peserta itu. Autentikasi multifaktor pada kotak surat kantor berbuat lebih banyak untuk keamanan LMS daripada aturan kata sandi apa pun.
- Kedaluwarsa dan percobaan terbatas menghentikan penebakan. Kode enam digit memiliki sekitar satu juta kemungkinan nilai, sehingga tiga kali percobaan hanya memberi penebak peluang beberapa dari sejuta, dan setiap kode hanya berlaku beberapa menit. Batasan seberapa sering kode dapat diminta memperlambatnya lebih jauh.
- Kode tetap bisa dipancing (phishing). Halaman masuk palsu dapat meminta kode dan langsung menggunakannya. Ajari orang untuk memasukkan kode hanya di alamat asli LMS Anda, dan bahwa tak seorang pun, termasuk tim dukungan, akan pernah memintanya.
- Kotak surat bersama melemahkan catatan Anda. Jika beberapa orang dapat membaca satu kotak masuk, siapa pun dari mereka dapat masuk sebagai pemiliknya. Setiap peserta memerlukan alamat sendiri agar catatan pelatihan bermakna.
- Karyawan yang keluar perlu dihapus di mana-mana. Akun Google atau LinkedIn pribadi tidak hilang saat seseorang keluar. Tangguhkan atau arsipkan mereka di LMS sebagai bagian dari proses offboarding, bukan hanya di direktori Anda.
- Pengiriman email adalah bagian dari sistem. Kode yang masuk ke spam atau tiba terlambat menyebabkan login gagal. Minta tim TI untuk mengizinkan email dari LMS melewati filter surat Anda.
Rencanakan pemulihan sebelum Anda membutuhkannya
Dengan masuk tanpa kata sandi, tiket “lupa kata sandi” sebagian besar menghilang. Pertanyaan dukungan yang lazim berubah menjadi “saya tidak menerima kode saya”, dan jawabannya hampir selalu memeriksa folder spam, memastikan alamat, dan meminta kode baru.
Administrator membutuhkan pemikiran lebih. Jika Anda mengandalkan single sign-on dan penyedia identitas Anda mengalami gangguan, atau sebuah pengaturan berubah karena kesalahan, Anda memerlukan jalan masuk yang tidak bergantung pada apa pun yang rusak. Praktik yang baik:
- Pertahankan setidaknya dua administrator, agar satu orang yang kehilangan akses tidak mengunci seluruh organisasi.
- Pastikan administrator memiliki jalur pemulihan yang tidak bergantung pada penyedia identitas Anda.
- Cobalah jalur pemulihan itu sekali, dengan tenang, sebelum Anda membutuhkannya di hari yang buruk.
- Jika Anda membatasi administrator pada rentang IP kantor, periksa bagaimana administrator jarak jauh akan masuk.
Kapan menambahkan single sign-on SAML
Kode email dan login sosial cocok untuk sebagian besar peserta. Single sign-on SAML layak ditambahkan ketika:
- Staf Anda sudah dikelola di Microsoft Entra ID, Okta, atau Google Workspace.
- Anda ingin kebijakan multifaktor dan akses dari penyedia identitas Anda juga berlaku untuk pelatihan.
- Anda ingin orang kehilangan akses begitu mereka dinonaktifkan di direktori Anda.
- Tinjauan keamanan atau kuesioner pelanggan meminta single sign-on.
Ini bukan jawaban lengkap jika banyak peserta berada di luar direktori Anda, seperti kontraktor, relawan, pelanggan, atau staf organisasi lain. Dalam kasus itu, gunakan SSO untuk staf Anda sendiri dan pertahankan kode email untuk yang lainnya. Kami membahas penyiapannya lebih rinci di single sign-on untuk LMS Anda.
Cara Acadenix melakukannya
Acadenix sama sekali tidak memiliki kata sandi. Orang masuk dengan salah satu cara berikut:
- Kode email. Orang memasukkan email mereka dan menerima kode enam digit. Kode hanya berfungsi sekali, selama lima menit, dan berhenti berfungsi setelah tiga kali salah. Terlalu sering meminta kode akan membuat Anda diminta menunggu.
- Google, Microsoft, dan LinkedIn. Setiap metode diaktifkan atau dinonaktifkan di Settings → Authentication (pengaturan → autentikasi), dan dapat dibatasi pada domain email terverifikasi tertentu. Sebelum perubahan disimpan, Anda melihat berapa banyak orang dan sesi yang terpengaruh.
- Aplikasi masuk milik Anda sendiri. Organisasi dapat menggunakan aplikasi Google, Microsoft, atau LinkedIn mereka sendiri. Dengan aplikasi Microsoft milik Anda sendiri, hanya akun di tenant Anda yang dapat menggunakannya.
- Single sign-on SAML di paket Gold. Hubungkan Microsoft Entra ID, Okta, atau Google Workspace. Akun peserta dapat dibuat saat pertama kali masuk, tetapi hanya untuk alamat di domain email organisasi Anda. Saat seseorang pertama kali masuk lewat SAML, sebuah kode dikirim lewat email untuk mengonfirmasi tautannya, sekali per orang. Metode lain yang telah Anda aktifkan tetap menjadi cadangan. Lihat paket dan harga.
Untuk administrator tersedia pengaman tambahan. Administrator dapat dibatasi pada rentang IP Anda tanpa memengaruhi peserta, dan sesi yang menganggur akan keluar sendiri. Jika cara masuk yang biasa berhenti berfungsi, administrator tetap dapat masuk dengan kode pemulihan yang dikirim ke email mereka, dan jalur itu tidak dapat dinonaktifkan. Menangguhkan akun seseorang langsung menghentikan mereka masuk, dan Email History (riwayat email) menunjukkan email mana yang terkirim atau gagal dalam 30 hari terakhir, tanpa menyimpan isi pesan atau kode. Ada rincian lebih lanjut di halaman keamanan kami.
Poin penting
- Untuk peserta yang jarang masuk, kata sandi menimbulkan reset, penggunaan ulang, dan tiket tanpa menambah banyak perlindungan.
- Kode email dan login akun kerja menghilangkan kata sandi; kotak masuk atau akun penyedia menjadi kuncinya, jadi lindungi dengan autentikasi multifaktor.
- Kode sekali pakai yang cepat kedaluwarsa dan hanya mengizinkan sedikit percobaan membuat penebakan tidak praktis, tetapi orang tetap perlu tahu untuk tidak pernah membagikannya.
- Rencanakan pemulihan administrator dan offboarding sebelum Anda mengaktifkan metode baru.
- Tambahkan single sign-on SAML ketika staf Anda berada di penyedia identitas terpusat, dan pertahankan kode email untuk yang lainnya.
Jika kata sandi adalah sumber terbesar tiket dukungan pelatihan Anda, lihat bagaimana masuk tanpa kata sandi bekerja dengan orang-orang Anda sendiri. Ajukan uji coba dan siapkan metode masuk yang sesuai dengan organisasi Anda.
