Apa yang ingin dilihat auditor dari catatan pelatihan Anda

Saat auditor meminta melihat catatan pelatihan Anda, mereka jarang meminta sekadar daftar nama. Mereka ingin tahu bahwa orang yang tepat menjalani pelatihan yang tepat pada waktu yang tepat, bahwa pelatihan itu bermakna, dan bahwa catatannya tidak dirapikan setelah kejadian. Baik itu audit internal, tinjauan klien, atau audit sertifikasi eksternal, kualitas yang sama membuat sebuah catatan mudah dipertahankan. Panduan ini bersifat umum: persyaratan berbeda antar industri dan yurisdiksi, jadi periksa persyaratan yang berlaku bagi Anda dan cari saran jika Anda ragu.

Apa yang membuat catatan pelatihan tepercaya

Catatannya lengkap

Catatan yang berguna menjawab pertanyaan dasar tanpa ada yang perlu mengisi kekosongan dari ingatan:

• Siapa: orang yang diidentifikasi secara unik, bukan sekadar nama depan.
• Apa: kursusnya, idealnya beserta kodenya.
• Kapan: tanggal pendaftaran dan penyelesaian.
• Hasil: lulus, selesai, atau belum.
• Masa berlaku: tanggal “berlaku hingga” jika pelatihan harus disegarkan.
• Bukti: sertifikat, hasil penilaian, atau keduanya.

Tidak dapat diubah diam-diam

Integritas lebih penting daripada tampilan. Jika tanggal penyelesaian dapat diedit tanpa jejak, catatan itu hampir tidak membuktikan apa-apa. Catatan yang terkunci setelah dibuat jauh lebih mudah dipertahankan, terutama jika koreksi dilakukan dengan menambahkan sesuatu yang baru, seperti sertifikat pengganti atau pencabutan disertai alasan, bukan dengan menimpa apa yang ada.

Tanggalnya bercerita secara konsisten

Tanggal penyelesaian harus jatuh dalam jangka waktu yang disyaratkan. Tanggal kedaluwarsa harus mengikuti dari tanggal penyelesaian, bukan diketik secara terpisah. Dan riwayatnya harus menunjukkan setiap siklus: jika seseorang telah menyelesaikan penyegaran tahunan tiga kali, harus ada tiga catatan, bukan satu tanggal yang terus bergeser.

Menunjukkan pemahaman, bukan sekadar kehadiran

Untuk banyak jenis pelatihan, “membuka kursus” saja tidak cukup. Bukti penilaian, seperti nilai kelulusan, skor yang dicapai, dan jumlah percobaan, menunjukkan pelatihan itu berhasil. Waktu yang dihabiskan juga dapat mendukungnya, selama diukur secara jujur.

Perubahannya dapat dilacak

Siapa yang mendaftarkan orang ini? Siapa yang menerbitkan, mengganti, atau mencabut sertifikat itu? Apakah seorang administrator bertindak atas nama seseorang? Log tindakan administratif menjawab pertanyaan-pertanyaan ini sebelum ditanyakan.

Celah umum yang menimbulkan masalah

Hal-hal ini cenderung muncul saat catatan dikumpulkan dengan tergesa-gesa:

• Orang yang terlewat. Karyawan baru, kontraktor, atau orang yang berganti peran tidak pernah ditugaskan pelatihan tersebut.
• Pelatihan kedaluwarsa yang tak disadari siapa pun. Catatannya ada, tetapi masa berlakunya sudah habis berbulan-bulan lalu.
• Riwayat yang tertimpa. Hanya penyelesaian terbaru yang disimpan, sehingga Anda tidak dapat menunjukkan bahwa seseorang masih berlaku tahun lalu.
• Tidak ada bukti penilaian. Kursus ditandai selesai, tetapi tidak ada yang menunjukkan apa yang diperiksa.
• Sertifikat yang tidak dapat dilacak. PDF yang dibuat dari templat yang dapat diedit mudah diubah dan sulit diverifikasi.
• Catatan yang pergi bersama orangnya. Mantan staf dihapus, dan riwayat pelatihan mereka ikut hilang.
• Perubahan tanpa penjelasan. Tanggal atau hasil diubah, dan tidak ada yang dapat mengatakan siapa yang mengubahnya atau mengapa.
• Sumber yang tersebar. Sebagian catatan di LMS, sebagian di spreadsheet, sebagian di atas kertas, dan tidak ada yang direkonsiliasi.

Daftar periksa pra-audit

Kerjakan ini beberapa minggu sebelum audit, bukan semalam sebelumnya:

• Pastikan cakupannya: lokasi, peran, kursus, dan periode waktu mana yang dicakup audit.
• Daftarkan persyaratan yang berlaku (peraturan perundang-undangan, standar, kontrak, syarat izin, dan kebijakan Anda sendiri) dan petakan masing-masing ke sebuah kursus.
• Rekonsiliasi sistem pelatihan Anda dengan daftar staf saat ini, agar setiap orang yang seharusnya memiliki catatan memilikinya.
• Jalankan laporan penyelesaian untuk setiap kursus wajib dan daftarkan siapa pun yang belum selesai, terlambat, atau sudah kedaluwarsa.
• Tindak lanjuti celahnya sekarang, dan catat penjelasan untuk celah yang tidak dapat Anda tutup, seperti karyawan baru yang masih dalam tenggatnya.
• Periksa bahwa sertifikat menampilkan tanggal “berlaku hingga” di mana pun pelatihan harus disegarkan.
• Periksa secara acak sampel orang dari persyaratan hingga sertifikat, termasuk hasil penilaian mereka.
• Pastikan catatan orang yang sudah keluar masih ada.
• Tinjau log perubahan administratif untuk hal-hal yang perlu Anda jelaskan.
• Ekspor laporan yang akan Anda presentasikan, dan simpan salinan bertanggal dari apa yang tepatnya Anda berikan kepada auditor.

Laporan yang perlu disiapkan

Jaga konsistensi ekspor: filter yang sama, format tanggal yang sama, dan catatan kapan Anda menjalankannya.

Verifikasi sertifikat

Sertifikat hanya sebaik kemampuan untuk memeriksanya. Jika klien, manajer lokasi, atau auditor dapat memastikan bahwa sertifikat itu asli, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu menjawab pertanyaan tentangnya. Sertifikat yang baik memiliki nomor seri unik dan cara untuk memeriksanya kepada penerbit, serta menjelaskan dengan jelas berapa lama pelatihan itu berlaku.

Penting juga untuk jelas tentang apa sertifikat itu. Sertifikat penyelesaian mencatat bahwa seseorang telah menyelesaikan kursus Anda. Sertifikat itu baru menjadi kualifikasi terakreditasi jika organisasi penerbitnya berwenang menerbitkannya, seperti Registered Training Organisation (lembaga pelatihan terdaftar).

Cara Acadenix mendukung audit

Acadenix dibangun agar catatan dapat berdiri sendiri (lihat sertifikat dan kepatuhan):

• Penyelesaian bersifat final. Tak seorang pun dapat mengatur ulang kursus yang sudah selesai. Sertifikasi ulang adalah pendaftaran baru, dan penyelesaian serta sertifikat sebelumnya tetap tercatat.
• Sertifikat yang diterbitkan tidak pernah berubah. Menggantinya menerbitkan sertifikat baru dan yang lama ditampilkan sebagai Superseded (digantikan); mencabutnya memerlukan alasan. Setiap sertifikat memiliki status: Valid, Lapsed, Superseded, atau Revoked (berlaku, kedaluwarsa, digantikan, atau dicabut).
• Nomor seri dan verifikasi publik. Siapa pun dapat memeriksa sertifikat berdasarkan nomor serinya di halaman verifikasi organisasi penerbit, yang dapat dinonaktifkan oleh setiap organisasi.
• Bukti penilaian. Tes memiliki nilai kelulusan, batas percobaan, dan batas waktu, dan kelulusan dapat menjadi syarat untuk menyelesaikan kursus. Hasilnya menunjukkan skor, waktu yang dihabiskan, dan hasil setiap percobaan. Mengatur ulang hasil yang gagal mempertahankan percobaan sebelumnya, dan kelulusan tidak dapat diatur ulang.
• Waktu yang jujur. Waktu di kursus hanya dihitung saat konten tampil di layar, dan dapat dicetak pada sertifikat serta ditampilkan di laporan.
• Catatan yang tetap ada. Orang yang keluar diarsipkan, dan akun hanya dapat dihapus jika tidak ada yang merujuknya, seperti duplikat. Kursus yang sudah diterbitkan tidak dapat dihapus, dan menyembunyikan kursus yang dihentikan mempertahankan penyelesaian dan sertifikatnya.
• Laporan dan log aktivitas. Laporan mencakup kursus, SCORM, sertifikat, soal tes, pengguna, dan aktivitas, dengan filter tersimpan dan ekspor CSV di paket Silver dan Gold. Log aktivitas mencatat tindakan administratif, dan apa pun yang dilakukan saat administrator menyamar sebagai seseorang tertulis “orang · impersonated by administrator” (orang · disamarkan oleh administrator).

Jika Anda juga menyiapkan pelatihan berulang, lihat mengotomatiskan pelatihan kepatuhan dan sertifikasi ulang. Untuk cara catatan itu sendiri dilindungi, lihat Keamanan.

Poin penting

• Auditor menginginkan catatan yang lengkap, terkunci setelah dibuat, bertanggal secara konsisten, dan didukung bukti penilaian.
• Simpan setiap sertifikasi ulang sebagai catatan baru, jangan pernah menimpa yang sebelumnya.
• Rekonsiliasi catatan pelatihan Anda dengan daftar staf sebelum audit, bukan saat audit.
• Buat sertifikat dapat diverifikasi, dan jelaskan bahwa sertifikat itu bukan kualifikasi terakreditasi kecuali Anda berwenang menerbitkannya.
• Periksa persyaratan yang berlaku untuk industri Anda; panduan ini adalah titik awal, bukan nasihat hukum.

Ingin melihat bagaimana catatan pelatihan Anda akan tampil di Acadenix? Hubungi kami tentang kebutuhan audit Anda, dan kami akan menunjukkan laporan dan sertifikat dengan kursus Anda sendiri.