Când un auditor cere să vadă evidențele dumneavoastră de instruire, rareori cere o listă de nume. Vrea să știe că oamenii potriviți au făcut instruirea potrivită la momentul potrivit, că instruirea a avut o semnificație și că evidența nu a fost „aranjată” după fapt. Fie că este un audit intern, o verificare din partea unui client sau un audit extern de certificare, aceleași calități fac o evidență ușor de apărat. Acest ghid este general: cerințele diferă între industrii și jurisdicții, așa că verificați-le pe cele care se aplică dumneavoastră și cereți sfatul unui specialist dacă nu sunteți sigur.
Ce face o evidență de instruire demnă de încredere
Este completă
O evidență utilă răspunde la întrebările de bază fără ca cineva să completeze golurile din memorie:
- Cine: o persoană identificată în mod unic, nu doar un prenume.
- Ce: cursul, de preferat cu codul lui.
- Când: datele înscrierii și ale finalizării.
- Rezultat: promovat, finalizat sau încă nu.
- Valabilitate: o dată „valabil până la” acolo unde instruirea trebuie reîmprospătată.
- Dovadă: un certificat, un rezultat la evaluare sau amândouă.
Nu poate fi modificată pe tăcute
Integritatea contează mai mult decât prezentarea. Dacă o dată de finalizare poate fi editată fără nicio urmă, evidența dovedește foarte puțin. Evidențele care sunt fixate odată create sunt mult mai ușor de apărat, mai ales când corecțiile se fac prin adăugarea a ceva nou, precum un certificat de înlocuire sau o revocare cu un motiv, și nu prin suprascrierea a ceea ce exista.
Datele spun o poveste coerentă
Datele de finalizare ar trebui să se încadreze în intervalul cerut. Datele de expirare ar trebui să decurgă din datele de finalizare, nu să fie introduse separat. Iar istoricul ar trebui să arate fiecare ciclu: dacă cineva a finalizat de trei ori o reîmprospătare anuală, ar trebui să existe trei înregistrări, nu o singură dată care se tot mută.
Arată înțelegere, nu doar prezență
Pentru multe tipuri de instruire, „a deschis cursul” nu este suficient. Dovada evaluării, precum punctajul de promovare, scorul obținut și numărul de încercări, arată că instruirea și-a făcut treaba. Timpul petrecut poate susține și el acest lucru, cu condiția să fie măsurat cinstit.
Modificările pot fi urmărite
Cine a înscris această persoană? Cine a emis, a înlocuit sau a revocat acel certificat? A acționat un administrator în numele cuiva? Un jurnal al acțiunilor administrative răspunde la aceste întrebări înainte ca ele să fie puse.
Lacune frecvente care provoacă probleme
Acestea tind să iasă la iveală când evidențele sunt strânse în grabă:
- Persoane lipsă. Angajații noi, colaboratorii externi sau persoanele care și-au schimbat rolul nu au primit niciodată instruirea.
- Instruire expirată pe care nu a observat-o nimeni. Evidența există, dar a expirat de luni de zile.
- Istoric suprascris. Se păstrează doar ultima finalizare, așa că nu puteți arăta că cineva era la zi anul trecut.
- Lipsa dovezilor de evaluare. Cursul a fost marcat ca finalizat, dar nimic nu arată ce s-a verificat.
- Certificate care nu pot fi urmărite. Un PDF realizat dintr-un șablon editabil este ușor de modificat și greu de verificat.
- Evidențe care au plecat odată cu persoana. Foștii angajați au fost șterși, iar istoricul lor de instruire a dispărut odată cu ei.
- Modificări neexplicate. Datele sau rezultatele au fost schimbate, iar nimeni nu poate spune cine le-a schimbat sau de ce.
- Surse împrăștiate. Unele evidențe în LMS, altele în foi de calcul, altele pe hârtie, iar niciuna nu este reconciliată.
O listă de verificare înainte de audit
Parcurgeți-o cu câteva săptămâni înainte de audit, nu în ajun:
- Confirmați domeniul de aplicare: ce locații, roluri, cursuri și ce perioadă acoperă auditul.
- Enumerați cerințele care se aplică (legislație, standarde, contracte, condiții de licență și propriile politici) și asociați fiecare cerință cu un curs.
- Reconciliați sistemul de instruire cu lista curentă a angajaților, astfel încât toți cei care ar trebui să aibă o evidență să o aibă.
- Rulați un raport de finalizare pentru fiecare curs obligatoriu și enumerați pe oricine este restant, în întârziere sau cu instruirea expirată.
- Remediați acum lacunele și notați o explicație pentru cele pe care nu le puteți închide, de exemplu un angajat nou care încă se află în termen.
- Verificați dacă certificatele afișează o dată „valabil până la” oriunde instruirea trebuie reîmprospătată.
- Verificați prin sondaj un eșantion de persoane, de la cerință la certificat, inclusiv rezultatul lor la evaluare.
- Confirmați că evidențele persoanelor care au plecat sunt încă acolo.
- Analizați jurnalul modificărilor administrative pentru orice va trebui să explicați.
- Exportați rapoartele pe care le veți prezenta și păstrați o copie datată a exact ceea ce i-ați dat auditorului.
Rapoarte de pregătit
| Raport | La ce întrebare răspunde | Sfat |
|---|---|---|
| Finalizare pe curs | Cine a terminat fiecare curs obligatoriu și cine nu | Filtrați pe domeniul de aplicare al auditului |
| Certificate și valabilitate | Cine este la zi și a cui instruire a expirat | Includeți datele de emitere și de expirare |
| Rezultatele evaluărilor | Ce s-a testat și cum s-au descurcat oamenii | Arătați punctajele de promovare și încercările |
| Reconcilierea cu personalul | Dacă toți cei care au nevoie de instruire sunt în sistem | Comparați cu lista dumneavoastră de resurse umane |
| Jurnal de activitate | Cine a înscris, a modificat sau a acționat în numele cui | Acoperiți întreaga perioadă a auditului |
Păstrați exporturile coerente: aceleași filtre, același format de dată și o notă cu momentul în care le-ați rulat.
Verificarea certificatelor
Un certificat valorează cât valorează posibilitatea de a-l verifica. Dacă un client, un manager de locație sau un auditor poate confirma că un certificat este autentic, pierdeți mai puțin timp răspunzând la întrebări despre el. Certificatele bune poartă un număr de serie unic și o modalitate de a-l verifica la emitent și arată clar cât timp este valabilă instruirea.
Merită, de asemenea, să fiți clar cu privire la ce este un certificat. Un certificat de finalizare atestă că cineva a terminat cursul dumneavoastră. Este o calificare acreditată doar dacă organizația emitentă este autorizată să emită una, precum o Registered Training Organisation.
Cum sprijină Acadenix un audit
Acadenix este construit astfel încât evidențele să poată sta singure în picioare (consultați certificate și conformitate):
- Finalizările sunt definitive. Nimeni nu poate reseta un curs finalizat. Recertificarea este o înscriere nouă, iar finalizările și certificatele anterioare rămân în evidență.
- Certificatele emise nu se schimbă niciodată. Înlocuirea unuia emite un certificat nou, iar cel vechi apare ca Superseded (înlocuit); revocarea unuia necesită un motiv. Fiecare certificat are o stare: Valid, Lapsed, Superseded sau Revoked (valid, expirat, înlocuit sau revocat).
- Numere de serie și verificare publică. Oricine poate verifica un certificat după numărul lui de serie pe pagina de verificare a organizației emitente, pe care fiecare organizație o poate dezactiva.
- Dovezi de evaluare. Testele au punctaje de promovare, limite de încercări și limite de timp, iar promovarea poate fi condiția pentru finalizarea cursului. Rezultatele arată scorul fiecărei încercări, timpul petrecut și rezultatul. Resetarea unui rezultat nepromovat păstrează încercările anterioare, iar o promovare nu poate fi resetată.
- Timp măsurat cinstit. Timpul petrecut în curs se contorizează doar cât conținutul este pe ecran și poate fi tipărit pe certificate și afișat în rapoarte.
- Evidențe care rămân. Persoanele care pleacă sunt arhivate, iar un cont poate fi șters doar atunci când nimic nu face trimitere la el, de exemplu un duplicat. Un curs publicat nu poate fi șters, iar ascunderea unuia retras îi păstrează finalizările și certificatele.
- Rapoarte și un jurnal de activitate. Rapoartele acoperă cursurile, SCORM, certificatele, întrebările de test, utilizatorii și activitatea, cu filtre salvate și export CSV în Silver și Gold. Jurnalul de activitate înregistrează acțiunile administrative, iar orice s-a făcut în timp ce un administrator acționa în numele cuiva apare în forma „person · impersonated by administrator” (persoană · acțiune făcută în numele ei de administrator).
Dacă configurați și instruire recurentă, consultați automatizarea instruirii de conformitate și a recertificării. Pentru modul în care sunt protejate evidențele în sine, consultați Securitate.
Concluzii principale
- Auditorii vor evidențe complete, fixate odată create, datate coerent și susținute de dovezi de evaluare.
- Păstrați fiecare recertificare ca o înregistrare nouă, niciodată ca o suprascriere a celei anterioare.
- Reconciliați evidențele de instruire cu lista angajaților înainte de audit, nu în timpul lui.
- Faceți certificatele verificabile și clarificați că nu sunt calificări acreditate decât dacă sunteți autorizat să le emiteți.
- Verificați cerințele care se aplică industriei dumneavoastră; acest ghid este un punct de plecare, nu consultanță juridică.
Vreți să vedeți cum ar arăta evidențele dumneavoastră de instruire în Acadenix? Discutați cu noi despre nevoile dumneavoastră de audit și vă vom arăta rapoartele și certificatele cu propriile dumneavoastră cursuri.
