Когато одитор поиска да види записите ви за обучение, рядко иска списък с имена. Той иска да знае, че правилните хора са минали правилното обучение в правилното време, че обучението е имало смисъл и че записът не е пооправян постфактум. Независимо дали става дума за вътрешен одит, преглед от клиент или външен одит за сертифициране, едни и същи качества правят един запис лесен за защита. Това ръководство е общо: изискванията се различават между отраслите и юрисдикциите, затова проверете тези, които важат за вас, и потърсете съвет, ако не сте сигурни.
Какво прави един запис за обучение надежден
Той е пълен
Полезният запис отговаря на основните въпроси, без някой да попълва празнините по памет:
- Кой: уникално идентифициран човек, а не само малко име.
- Какво: курсът, в идеалния случай с неговия код.
- Кога: дати на записване и на завършване.
- Резултат: преминал, завършил или още не.
- Валидност: дата „валиден до“, когато обучението трябва да се опреснява.
- Доказателство: сертификат, резултат от оценяване или и двете.
Не може да бъде променян тихомълком
Целостта е по-важна от външния вид. Ако дата на завършване може да бъде редактирана без следа, записът доказва съвсем малко. Записите, които се фиксират след създаването си, са много по-лесни за защита, особено когато корекциите се правят чрез добавяне на нещо ново, например заместващ сертификат или отмяна с причина, а не чрез презаписване на съществуващото.
Датите разказват последователна история
Датите на завършване трябва да попадат в изискания срок. Датите на изтичане трябва да произтичат от датите на завършване, а не да се въвеждат отделно. А историята трябва да показва всеки цикъл: ако някой е завършил годишно опресняване три пъти, трябва да има три записа, а не една дата, която непрекъснато се мести.
Показва разбиране, а не само присъствие
При много видове обучение „отворил е курса“ не е достатъчно. Доказателство от оценяване, като проходния праг, постигнатия резултат и броя опити, показва, че обучението си е свършило работата. Отделеното време също може да го подкрепи, стига да се измерва честно.
Промените могат да се проследят
Кой е записал този човек? Кой е издал, заменил или отменил този сертификат? Действал ли е администратор от нечие име? Дневник на административните действия отговаря на тези въпроси, преди да са били зададени.
Чести пропуски, които създават проблеми
Те обикновено излизат наяве, когато записите се събират набързо:
- Липсващи хора. Новоназначени, външни изпълнители или хора, сменили длъжност, на които никога не е било възложено обучението.
- Изтекло обучение, което никой не е забелязал. Записът съществува, но валидността му е изтекла преди месеци.
- Презаписана история. Пази се само последното завършване, така че не можете да покажете, че някой е бил в срок миналата година.
- Няма доказателство от оценяване. Курсът е отбелязан като завършен, но нищо не показва какво е било проверено.
- Сертификати, които не могат да бъдат проследени. PDF, създаден от редактируем шаблон, се променя лесно и се проверява трудно.
- Записи, които са си отишли с човека. Бившите служители са изтрити и историята на обученията им е изчезнала с тях.
- Необяснени редакции. Дати или резултати са променени и никой не може да каже кой ги е променил или защо.
- Разпръснати източници. Част от записите са в LMS, част в таблици, част на хартия и нищо не е съгласувано.
Списък преди одита
Преминете през него няколко седмици преди одита, а не вечерта преди това:
- Потвърдете обхвата: кои обекти, длъжности, курсове и период обхваща одитът.
- Изредете изискванията, които важат (законодателство, стандарти, договори, условия на лицензи и вашите собствени политики), и съпоставете всяко с курс.
- Съгласувайте системата си за обучение с текущия списък на персонала, така че всеки, който трябва да има запис, да го има.
- Изпълнете отчет за завършванията по всеки задължителен курс и изредете всички непреминали, просрочили или с изтекла валидност.
- Проследете пропуските още сега и запишете обяснение за тези, които не можете да затворите, например новоназначен, който все още е в рамките на срока си.
- Проверете дали сертификатите показват дата „валиден до“ навсякъде, където обучението трябва да се опреснява.
- Проверете на случаен принцип извадка от хора, от изискването до сертификата, включително резултата им от оценяването.
- Потвърдете, че записите за хората, които са напуснали, все още съществуват.
- Прегледайте дневника на административните промени за всичко, което ще трябва да обясните.
- Експортирайте отчетите, които ще представите, и пазете датирано копие на точно това, което сте дали на одитора.
Отчети, които да подготвите
| Отчет | На какво отговаря | Съвет |
|---|---|---|
| Завършване по курс | Кой е завършил всеки задължителен курс и кой не | Филтрирайте по обхвата на одита |
| Сертификати и валидност | Кой е в срок и чието обучение е изтекло | Включете датите на издаване и на изтичане |
| Резултати от оценяване | Какво е тествано и как са се справили хората | Покажете проходните прагове и опитите |
| Съпоставка с персонала | Дали всеки, който се нуждае от обучение, е в системата | Сравнете със списъка от отдел „Човешки ресурси“ |
| Дневник на активността | Кой е записал, променил или действал от чие име | Обхванете целия период на одита |
Поддържайте експортите последователни: едни и същи филтри, един и същ формат на датите и бележка кога сте ги изпълнили.
Проверка на сертификатите
Сертификатът е толкова добър, колкото е възможността да бъде проверен. Ако клиент, управител на обект или одитор може да потвърди, че сертификатът е истински, отделяте по-малко време за въпроси във връзка с него. Добрите сертификати носят уникален сериен номер и начин да бъдат проверени при издателя, и правят ясно колко дълго е валидно обучението.
Струва си да е ясно и какво представлява сертификатът. Сертификатът за завършване удостоверява, че някой е завършил вашия курс. Той е акредитирана квалификация само ако издаващата организация е оправомощена да издава такава, например като регистрирана обучаваща организация (Registered Training Organisation).
Как Acadenix подпомага одита
Acadenix е изградена така, че записите да се защитават сами (вижте сертификати и задължителни обучения):
- Завършванията са окончателни. Никой не може да нулира завършен курс. Повторната сертификация е ново записване, а по-ранните завършвания и сертификати остават в записите.
- Издадените сертификати никога не се променят. Заместването на един издава нов сертификат, а старият се показва като Superseded (заменен); отмяната на сертификат изисква причина. Всеки сертификат има статус: Valid (валиден), Lapsed (изтекъл), Superseded (заменен) или Revoked (отменен).
- Серийни номера и публична проверка. Всеки може да провери сертификат по серийния му номер на страницата за проверка на издаващата организация, която всяка организация може да изключи.
- Доказателства от оценяване. Тестовете имат проходни прагове, ограничения на опитите и ограничения във времето, а успешното преминаване може да е условие за завършване на курса. Резултатите показват оценката, отделеното време и изхода от всеки опит. Нулирането на неуспешен резултат запазва по-ранните опити, а преминаване не може да бъде нулирано.
- Честно време. Времето в курса се отчита само докато съдържанието е на екрана и може да бъде отпечатано върху сертификатите и показано в отчетите.
- Записи, които остават. Хората, които напускат, се архивират, а акаунт може да бъде изтрит само когато нищо не сочи към него, например дубликат. Публикуван курс не може да бъде изтрит, а скриването на изведен от употреба курс запазва завършванията и сертификатите му.
- Отчети и дневник на активността. Отчетите обхващат курсове, SCORM, сертификати, въпроси от тестове, потребители и активност, със запазени филтри и CSV експорт в Silver и Gold. Дневникът на активността записва административните действия, а всичко, извършено, докато администратор е действал от нечие име, се чете като „person · impersonated by administrator“ (човек · администратор е действал от негово име).
Ако настройвате и повтарящи се обучения, вижте автоматизиране на задължителните обучения и повторната сертификация. За това как се защитават самите записи, вижте Сигурност.
Основни изводи
- Одиторите искат записи, които са пълни, фиксирани след създаването си, последователно датирани и подкрепени с доказателства от оценяване.
- Пазете всяка повторна сертификация като нов запис, никога като презаписване на предишния.
- Съгласувайте записите си за обучение със списъка на персонала преди одита, а не по време на него.
- Направете сертификатите проверими и бъдете ясни, че те не са акредитирани квалификации, освен ако не сте оправомощени да ги издавате.
- Проверете изискванията, които важат за вашия отрасъл; това ръководство е отправна точка, а не правен съвет.
Искате да видите как биха изглеждали вашите записи за обучение в Acadenix? Говорете с нас за нуждите на вашия одит и ние ще ви покажем отчетите и сертификатите с вашите собствени курсове.
