Ако задължителните ви обучения живеят в таблица, познавате рутината: сортирате по дата на изтичане, пишете на хората, чийто срок наближава, гоните тези, които са пренебрегнали последното съобщение, и се надявате никой да не е убягнал, докато сте били в отпуск. Ето как да премахнете ръчната работа от проследяването на задължителните обучения и повторната сертификация, с работен пример, който можете да адаптирате.
Защо проследяването в таблици се проваля
Таблицата е запис, а не система: тя знае само това, което някой е въвел, и не може да действа. Проблемите са предвидими:
- Винаги е малко остаряла. Завършванията пристигат като сертификати по имейл или присъствени листове и някой трябва да ги въведе на ръка.
- Датите на изтичане се изчисляват на ръка. Една презаписана формула или дата в грешен формат и изтекло удостоверение изглежда валидно.
- Напомнянията зависят от човек. Ако собственикът на таблицата е в отпуск или напусне, напомнянията спират.
- Историята се презаписва. Когато някой мине повторна сертификация, миналогодишната дата се заменя с тазгодишната и не можете да покажете какво е било преди.
- Новоназначените и преместените на друга позиция се губят. Никой не добавя обучението, от което се нуждае новата длъжност.
- Доказателствата са пръснати. Таблицата казва „завършено“, но доказателството е в нечия пощенска кутия или в архивен шкаф.
Нищо от това не е липса на старание. Автоматизацията просто върши действията: записва, напомня, изтича и записва отново по график и поддържа записа в движение.
Градивните елементи на автоматизираното задължително обучение
Повечето програми за повторна сертификация могат да се изградят от пет елемента, всеки от които е правило, което задавате веднъж за курс.
Прозорци за записване
Прозорецът за записване определя кога хората могат да започнат. Годишното опресняване обикновено не се нуждае от крайна дата; еднократна кампания, например обучение по нова процедура, може да спре да приема записвания на определена дата.
Крайни срокове за завършване
Крайният срок за завършване дава на всеки човек определен брой дни от записването, за да завърши. Броенето от записването, а не от фиксирана календарна дата, дава на новоназначените същото време като на всички останали.
Периоди на валидност
Периодът на валидност определя колко дълго се брои едно завършване, преди да се наложи опресняване. Датата на изтичане трябва да се извежда автоматично от датата на завършване, а не от нечия сметка.
Напомняния
Напомнянията се изпращат преди крайния срок за завършване и преди завършването да изтече. Целта е достатъчно предизвестие, за да може човек да действа, а не поток от имейли, които хората се научават да пренебрегват.
Автоматично повторно записване
Когато завършването изтече, човекът се връща в курса и получава известие. Това превръща еднократния курс в цикъл и означава, че никой не трябва да следи колоната с датите на изтичане.
Проектиране на цикъл за повторна сертификация
Започнете от изискването, а не от софтуера. Колко често трябва да се опреснява обучението и какво се приема за доказателство? Това може да идва от законодателството, отраслов стандарт, условие на лиценз, клиентски договор или собствена политика, затова проверете изискванията, които важат за вашия отрасъл и длъжности.
След това преминете през цикъла:
- Задайте периода на валидност в съответствие с изискването. Ако то казва „ежегодно“, естественият избор са 12 месеца.
- Решете кога хората могат да опресняват. Ако опресняването се отваря едва когато старото завършване изтече, хората са с остаряло обучение, докато го повтарят. Отварянето на повторното записване няколко седмици по-рано избягва пропуска.
- Изберете колко рано да предупреждавате. Дайте на хората достатъчно предизвестие, за да вместят курса в работата си.
- Задайте на опресняването собствен краен срок, така че повторното записване да не остава недокоснато с месеци.
- Решете какво се случва при изтичането. Автоматичното повторно записване поддържа цикъла в движение. Простото повторно отваряне на курса е подходящо за обучение, което не е задължително за всички.
- Пазете записа за всеки цикъл. Всяка повторна сертификация трябва да е нов запис до стария, а не негова замяна. Вижте какво искат да видят одиторите в записите ви за обучение.
Какво да решите за всеки курс
Използвайте този списък, когато настройвате или преглеждате курс за задължително обучение:
- Кой трябва да го завърши: кои длъжности, обекти или екипи, както и външни изпълнители?
- Колко дни имат хората, за да завършат?
- Има ли оценка, с какъв проходен праг и колко опита?
- Колко дълго е валидно едно завършване?
- Колко дни предупреждение преди крайния срок за завършване и преди завършването да изтече?
- Могат ли хората да започнат опресняването си по-рано и колко време след завършването?
- Трябва ли хората да се записват автоматично отново, когато завършването им изтече?
- Има ли последна дата за нови записвания?
- Какво доказателство ви е нужно: сертификат, дата на валидност, резултат от тест?
- Кой се свързва с хората, които пропускат краен срок, и колко често проверявате?
Запишете отговорите: те стават настройки на курса и вашето обяснение пред одитора.
Работен пример: годишно опресняване по ръчно преместване на товари
Да речем, че бизнес с три обекта изисква всеки работник в склада да минава веднъж годишно опресняване по ръчно преместване на товари, с кратък тест. Един от начините да го настроите:
| Настройка | Стойност | Защо |
|---|---|---|
| Enrolment closes (краен срок за записване) | Не е зададено | Курсът е постоянен |
| Complete within (завършване в рамките на) | 30 дни от записването | Достатъчно време, за да се вмести между смените |
| Предупреждение преди крайния срок | 7 дни | Едно напомняне за всеки, който още работи по курса |
| Финален тест | 80% проходен праг, 3 опита | Завършване означава, че е преминал успешно, а не просто е щракал напред |
| Completion valid for (завършването е валидно) | 12 месеца | Съответства на годишното изискване |
| Предупреждение преди изтичане на завършването | 30 дни | Време да се планира опресняването |
| Повторно записване, докато е валидно | След 330 дни | Хората могат да опресняват през последния месец |
| Автоматично повторно записване при изтичане | Да | Всеки, който не е опреснил по-рано, се връща направо в курса |
Нов работник се записва, когато започне работа, и получава напомняне една седмица преди 30-дневния си краен срок. Той преминава теста и сертификатът му показва дата „Валиден до“ 12 месеца след завършването. Около 11 месеца по-късно получава предупреждение, че завършването му скоро ще изтече, и понеже повторното записване вече е отворено, може веднага да мине опресняването. Ако не го направи, при изтичането се записва автоматично отново, с нов 30-дневен краен срок. Така или иначе миналогодишното завършване и сертификат остават в записите му.
Автоматизацията не решава какво да се прави, когато някой изобщо пропусне краен срок. В Acadenix незавършено записване изтича в края на последния си ден и човекът може да се запише отново, но никой не го гони. Предвидете редовна проверка, например месечен поглед към отчета за курса, и се разберете кой се свързва с тези хора.
Как Acadenix автоматизира всичко това
В Acadenix всяко от тези правила е настройка в раздела Timers (таймери) на курса (вижте сертификати и задължителни обучения):
- Enrolment closes (краен срок за записване): последният ден, в който някой може да се запише. Курсът се архивира сам в края на този ден; вече записаните хора все още могат да завършат.
- Complete within (завършване в рамките на): определен брой дни от записването, с незадължителен предупредителен имейл преди крайния срок.
- Completion valid for (завършването е валидно): определен брой месеци, отпечатани върху сертификата като „Валиден до“, с незадължително предупреждение преди изтичането.
- Автоматично повторно записване, когато завършването изтече: човекът се записва наново, ако курсът все още го допуска, и получава имейл. Ако го отмаркирате, курсът просто се отваря отново за него.
- Re-enrolment while a completion is valid (повторно записване, докато завършването е валидно): никога, веднага или след определен брой дни.
При планирането са важни три подробности. Завършванията са окончателни: никой не може да нулира завършен курс, а повторното му преминаване е ново записване, така че по-ранните завършвания и сертификати остават в записите. Крайният срок и периодът на валидност се фиксират при всяко записване или завършване в момента, в който то се случи, така че промяната им засяга само по-късните. Затова уточнете ги преди внедряването. А таймерите принадлежат на курса, така че когато го споделите с няколко обекта или подорганизации, навсякъде важат едни и същи правила.
Отчетът за сертификатите показва състоянието на всеки сертификат (Valid (валиден), Lapsed (изтекъл), Superseded (заменен) или Revoked (отменен)), можете да запазите филтрите, които изпълнявате всеки месец, а в Silver и Gold можете да експортирате всеки отчет в CSV. Вижте обучавайте своите хора, за да разберете как това се вписва в по-широко обучение на персонала.
Основни изводи
- Таблиците записват обученията, но не могат да действат върху тях; автоматизацията може.
- Изградете повторната сертификация от пет елемента: прозорци за записване, крайни срокове за завършване, периоди на валидност, напомняния и автоматично повторно записване.
- Започнете от изискването, което важи за вас, и отваряйте повторното записване по-рано, за да избегнете пропуски между циклите.
- Пазете записа на всеки цикъл, вместо да презаписвате предишния.
- Автоматизацията покрива рутината, но планирайте редовна проверка за пропуснати крайни срокове.
Искате да видите как биха работили вашите курсове за задължителни обучения? Заявете пробен период и настройте курс със собствените си крайни срокове, период на валидност и правила за повторно записване.
