Automatyzacja szkoleń obowiązkowych: terminy, daty ważności i recertyfikacja

Jeśli Twoje szkolenia obowiązkowe żyją w arkuszu kalkulacyjnym, znasz ten rytuał: sortowanie według daty wygaśnięcia, e-maile do osób, którym termin się zbliża, ponaglanie tych, którzy zignorowali poprzednią wiadomość, i nadzieja, że nikt nie umknął uwadze podczas Twojego urlopu. Oto jak zdjąć ręczną pracę ze śledzenia szkoleń obowiązkowych i recertyfikacji, wraz z przykładem, który możesz dostosować do siebie.

Dlaczego śledzenie w arkuszu zawodzi

Arkusz kalkulacyjny to zapis, a nie system: wie tylko to, co ktoś w nim wpisał, i nie potrafi działać. Problemy są przewidywalne:

• Zawsze jest lekko nieaktualny. Informacje o ukończeniu przychodzą jako certyfikaty w e-mailach lub listy obecności i ktoś musi je przepisać.
• Daty wygaśnięcia są liczone ręcznie. Jedna nadpisana formuła albo data w złym formacie i wygasłe uprawnienia wyglądają na ważne.
• Przypomnienia zależą od człowieka. Gdy właściciel arkusza jest nieobecny albo odchodzi, przypomnienia się kończą.
• Historia jest nadpisywana. Gdy ktoś przechodzi recertyfikację, zeszłoroczna data zostaje zastąpiona tegoroczną i nie da się pokazać, co było wcześniej.
• Nowi pracownicy i osoby zmieniające stanowisko wypadają z obiegu. Nikt nie dodaje szkolenia, którego wymaga nowa rola.
• Dowody są rozproszone. Arkusz mówi „ukończono”, ale dowód leży w skrzynce e-mail albo w segregatorze.

Nic z tego nie wynika z braku starań. Automatyzacja po prostu przejmuje działanie: zapisuje, przypomina, wygasza i ponownie zapisuje zgodnie z harmonogramem, prowadząc przy tym rejestr.

Elementy składowe zautomatyzowanych szkoleń obowiązkowych

Większość programów recertyfikacji można zbudować z pięciu elementów, z których każdy jest regułą ustawianą raz dla kursu.

Okna zapisów

Okno zapisów określa, kiedy ludzie mogą zacząć. Coroczne odświeżenie zwykle nie potrzebuje daty zamknięcia; jednorazowa kampania, na przykład szkolenie z nowej procedury, może przestać przyjmować zapisy w ustalonym dniu.

Terminy ukończenia

Termin ukończenia daje każdej osobie określoną liczbę dni od zapisu na jego zakończenie. Liczenie od zapisu, a nie od stałej daty kalendarzowej, daje nowym pracownikom tyle samo czasu co pozostałym.

Okresy ważności

Okres ważności określa, jak długo ukończenie się liczy, zanim trzeba je odświeżyć. Data wygaśnięcia powinna wynikać automatycznie z daty ukończenia, a nie z czyichś obliczeń.

Przypomnienia

Przypomnienia wysyłane są przed terminem ukończenia i przed wygaśnięciem ukończenia. Celem jest wystarczający czas na reakcję, a nie strumień e-maili, które ludzie uczą się ignorować.

Automatyczny ponowny zapis

Gdy ukończenie wygasa, osoba jest ponownie zapisywana na kurs i dostaje o tym informację. Dzięki temu jednorazowy kurs staje się cyklem i nikt nie musi obserwować kolumny z datami wygaśnięcia.

Projektowanie cyklu recertyfikacji

Zacznij od wymogu, a nie od oprogramowania. Jak często szkolenie musi być odświeżane i co jest uznawane za dowód? Może to wynikać z przepisów, normy branżowej, warunku licencji, umowy z klientem albo Twojej własnej polityki, więc sprawdź wymogi obowiązujące w Twojej branży i dla Twoich stanowisk.

Następnie przejdź przez cały cykl:

1. Ustaw okres ważności zgodny z wymogiem. Jeśli mowa o „corocznym” szkoleniu, naturalnym wyborem jest 12 miesięcy.
2. Zdecyduj, kiedy ludzie mogą odświeżać wiedzę. Jeśli odświeżenie otwiera się dopiero po wygaśnięciu starego ukończenia, ludzie mają nieaktualne szkolenie, gdy je powtarzają. Otwarcie ponownego zapisu kilka tygodni wcześniej pozwala uniknąć tej luki.
3. Wybierz, z jakim wyprzedzeniem ostrzegać. Daj ludziom dość czasu, by dopasować kurs do swojej pracy.
4. Ustal osobny termin dla odświeżenia, aby ponowny zapis nie leżał odłogiem przez miesiące.
5. Zdecyduj, co dzieje się po wygaśnięciu. Automatyczny ponowny zapis utrzymuje cykl w ruchu. Zwykłe ponowne otwarcie kursu sprawdza się w szkoleniach, które nie są obowiązkowe dla wszystkich.
6. Zachowaj rejestr każdego cyklu. Każda recertyfikacja powinna być nowym zapisem obok starego, a nie jego zamiennikiem. Zobacz czego audytorzy oczekują od Twoich rejestrów szkoleń.

Co ustalić dla każdego kursu

Skorzystaj z tej listy kontrolnej, gdy konfigurujesz lub weryfikujesz kurs obowiązkowy:

• Kto musi go ukończyć: które role, lokalizacje lub zespoły, a także wykonawcy zewnętrzni?
• Ile dni ludzie mają na ukończenie?
• Czy jest ocena, z jakim progiem zaliczenia i ilu podejściami?
• Jak długo ukończenie jest ważne?
• Ile dni wcześniej ostrzegać przed terminem ukończenia i przed wygaśnięciem ukończenia?
• Czy ludzie mogą zacząć odświeżenie wcześniej i po jakim czasie od ukończenia?
• Czy ludzie mają być automatycznie zapisywani ponownie, gdy ich ukończenie wygaśnie?
• Czy istnieje ostatni dzień zapisów dla nowych osób?
• Jakich dowodów potrzebujesz: certyfikatu, daty ważności, wyniku testu?
• Kto zajmuje się osobami, które nie dotrzymały terminu, i jak często to sprawdzacie?

Zapisz odpowiedzi: staną się ustawieniami kursu i Twoim wyjaśnieniem dla audytora.

Przykład: coroczne odświeżenie szkolenia z ręcznego przenoszenia ciężarów

Załóżmy, że firma z trzema lokalizacjami potrzebuje, by każdy pracownik magazynu co roku odświeżał szkolenie z ręcznego przenoszenia ciężarów, z krótkim testem. Jeden ze sposobów konfiguracji:

Nowa pracownica jest zapisywana na kurs w dniu rozpoczęcia pracy, a tydzień przed upływem 30-dniowego terminu dostaje przypomnienie. Zdaje test, a jej certyfikat pokazuje datę „Valid until” (ważny do) przypadającą 12 miesięcy po ukończeniu. Około 11 miesięcy później zostaje ostrzeżona, że ukończenie wkrótce wygaśnie, a ponieważ ponowny zapis jest już otwarty, może od razu przystąpić do odświeżenia. Jeśli tego nie zrobi, zostanie automatycznie zapisana ponownie po wygaśnięciu, z nowym 30-dniowym terminem. Tak czy inaczej zeszłoroczne ukończenie i certyfikat pozostają w jej rejestrze.

Czego automatyzacja nie zrobi, to nie zdecyduje, co się stanie, gdy ktoś w ogóle nie dotrzyma terminu. W Acadenix nieukończony zapis wygasa z końcem ostatniego dnia, a osoba może zapisać się ponownie, ale nikt jej nie ponagli. Zaplanuj regularną kontrolę, na przykład comiesięczne przejrzenie raportu kursu, i ustal, kto podejmuje działania.

Jak Acadenix to automatyzuje

W Acadenix każda z tych reguł jest ustawieniem na karcie Timers (Terminy) kursu (zobacz certyfikaty i szkolenia obowiązkowe):

• Enrolment closes (Koniec zapisów): ostatni dzień, w którym każdy może się zapisać. Kurs archiwizuje się sam z końcem tego dnia; osoby już zapisane mogą go nadal ukończyć.
• Complete within (Ukończ w ciągu): określona liczba dni od zapisu, z opcjonalnym e-mailem ostrzegawczym przed terminem.
• Completion valid for (Ważność ukończenia): określona liczba miesięcy, drukowana na certyfikacie jako „Valid until”, z opcjonalnym ostrzeżeniem przed wygaśnięciem.
• Automatyczny ponowny zapis po wygaśnięciu ukończenia: osoba jest zapisywana od nowa, jeśli kurs nadal ją przyjmuje, i dostaje e-mail. Odznacz tę opcję, a kurs po prostu otworzy się dla niej ponownie.
• Re-enrolment while a completion is valid (Ponowny zapis, gdy ukończenie jest ważne): nigdy, natychmiast albo po określonej liczbie dni.

Przy planowaniu warto pamiętać o trzech szczegółach. Ukończenia są ostateczne: nikt nie może zresetować ukończonego kursu, a ponowne podejście to nowy zapis, więc wcześniejsze ukończenia i certyfikaty pozostają w rejestrze. Termin i okres ważności są ustalane przy każdym zapisie lub ukończeniu w momencie, gdy do niego dochodzi, więc ich zmiana wpływa tylko na późniejsze — ustal je przed wdrożeniem. Wreszcie ustawienia czasowe należą do kursu, więc gdy udostępniasz go wielu lokalizacjom lub organizacjom podrzędnym, te same reguły obowiązują wszędzie.

Raport certyfikatów pokazuje status każdego certyfikatu (Valid, Lapsed, Superseded lub Revoked, czyli ważny, wygasły, zastąpiony lub unieważniony), możesz zapisać filtry, których używasz co miesiąc, a w planach Silver i Gold wyeksportujesz dowolny raport do CSV. Zobacz szkolenie pracowników, aby dowiedzieć się, jak to wpisuje się w szerszą konfigurację szkoleń dla personelu.

Najważniejsze wnioski

• Arkusze kalkulacyjne rejestrują szkolenia, ale nie potrafią na ich podstawie działać; automatyzacja potrafi.
• Zbuduj recertyfikację z pięciu elementów: okien zapisów, terminów ukończenia, okresów ważności, przypomnień i automatycznego ponownego zapisu.
• Zacznij od wymogu, który Cię dotyczy, i otwieraj ponowny zapis wcześniej, aby uniknąć luk między cyklami.
• Zachowuj rejestr każdego cyklu zamiast nadpisywać poprzedni.
• Automatyzacja obejmuje rutynę, ale zaplanuj regularną kontrolę przekroczonych terminów.

Chcesz zobaczyć, jak działałyby Twoje kursy obowiązkowe? Poproś o wersję próbną i skonfiguruj kurs z własnymi terminami, okresem ważności i regułami ponownego zapisu.