合规培训跟踪与再认证

如果您的强制性培训记录在电子表格里，您一定熟悉这套流程：按到期日期排序，给临近到期的人发邮件，再追问那些无视上一封邮件的人，然后祈祷您休假期间没有人漏网。本文介绍如何让合规培训跟踪与再认证摆脱手工操作，并附有可供您调整套用的实例。

为什么电子表格跟踪会失灵

电子表格是一份记录，而不是一套系统：它只知道别人录入的内容，自己无法采取行动。这些问题可想而知：

它总是略微滞后。 完成情况以邮件附带的证书或签到表的形式送达，还得有人手工录入。
到期日期靠手工计算。 一个公式被覆盖，或日期格式不对，已失效的资质就会看起来仍然有效。
提醒依赖某个人。 表格的负责人休假或离职，提醒就停了。
历史记录被覆盖。 有人再认证后，去年的日期被今年的取代，您就无法证明此前的情况。
新员工和调岗人员会漏网。 没有人为新岗位添加所需的培训。
证据分散各处。 表格上写着“已完成”，但证明材料却在某个收件箱或文件柜里。

这些都不是努力不够造成的。自动化只是替您去“行动”：按计划报名、提醒、到期和重新报名，并随时保留记录。

自动化合规培训的构成要素

大多数再认证项目都可以由五个部分搭建而成，每个部分都是您为每门课程一次性设定的规则。

报名窗口

报名窗口控制人们何时可以开始学习。年度复训通常无需设置截止日期；一次性活动，例如针对新流程的培训，则可以在指定日期停止接受报名。

完成期限

完成期限规定每个人从报名起有多少天时间完成课程。从报名日起算，而不是按固定的日历日期，可让新员工获得与其他人相同的时间。

有效期

有效期规定一次完成记录在需要更新前有效多久。到期日期应当由完成日期自动得出，而不是靠某个人的计算。

提醒

提醒会在完成期限之前和完成记录过期之前发出。目的是让人们有足够的时间采取行动，而不是发出一连串被人们学会无视的邮件。

自动重新报名

完成记录过期时，系统会将该学员重新加入课程并通知他们。这样，一次性课程就变成了循环，也无需任何人盯着到期日期那一列。

设计再认证周期

先从要求出发，而不是从软件出发。培训必须多久更新一次，什么才算证据？这可能来自法规、行业标准、许可条件、客户合同或您自己的政策，因此请查阅适用于您所在行业和岗位的要求。

然后逐步梳理整个周期：

设置有效期 以匹配要求。如果要求是“每年一次”，12 个月就是自然的选择。
决定人们何时可以复训。 如果复训只在旧的完成记录过期时才开放，人们在重修期间就处于资质过期状态。提前几周开放重新报名，可以避免这段空档。
选择提前提醒的时间。 给人们足够的通知时间，以便他们把课程安排进工作之中。
为复训设置单独的期限，这样重新报名后就不会闲置数月。
决定过期时怎么处理。 自动重新报名可让周期持续运转。仅仅重新开放课程，则适用于并非人人必修的培训。
保留每个周期的记录。 每次再认证都应是与旧记录并存的新记录，而不是取而代之。参见审计人员希望在您的培训记录中看到什么。

每门课程需要决定什么

在设置或审查合规课程时，请使用以下清单：

谁必须完成：哪些岗位、站点或团队，以及承包商？
人们有多少天时间完成？
是否有考核，及格分是多少，可以尝试几次？
完成记录的有效期多长？
在完成期限之前、在完成记录过期之前，分别提前多少天提醒？
人们可以提前开始复训吗？完成后多久可以开始？
完成记录过期时，是否应自动为人们重新报名？
新报名是否有截止日期？
您需要哪些证据：证书、有效期日期还是测试结果？
谁来跟进错过期限的人，您多久检查一次？

把答案写下来：它们将成为课程的设置，也是您向审计人员做出的说明。

实例：年度手工搬运复训

假设一家有三个站点的企业，要求每位仓库员工每年完成一次手工搬运复训，并附一个简短测试。一种设置方式如下：

设置	取值	原因
Enrolment closes（报名截止）	未设置	这是一门持续开设的课程
Complete within（完成期限）	报名后 30 天	有足够的时间配合轮班安排
截止前提醒	7 天	对仍在学习的人提醒一次
结业测试	及格分 80%，可尝试 3 次	完成意味着他们通过了测试，而不只是点点鼠标看完
Completion valid for（有效期）	12 个月	符合年度要求
完成记录过期前提醒	30 天	留出时间安排复训
Re-enrolment while valid（有效期内重新报名）	330 天后	员工可在最后一个月左右提前复训
过期时自动重新报名	是	没有提前复训的人会直接重新进入课程

一位新员工入职时即被报名，并在 30 天期限前一周收到提醒。她通过了测试，证书上显示的“有效期至”日期为完成后 12 个月。大约 11 个月后，她会收到完成记录即将过期的提醒，而由于重新报名已经开放，她可以立即参加复训。如果她没有这样做，那么在完成记录过期时，她会被自动重新报名，并获得新的 30 天期限。无论哪种情况，她去年的完成记录和证书都会保留在她的档案中。

自动化无法决定的，是有人彻底错过期限时该怎么办。在 Acadenix 中，未完成的报名会在最后一天结束时过期，此人可以重新报名，但没有人会去追他们。请安排定期检查，例如每月查看一次课程报告，并约定由谁来跟进。

Acadenix 如何实现自动化

在 Acadenix 中，这些规则都是课程 Timers（计时器）选项卡上的设置（参见证书与合规）：

Enrolment closes（报名截止）：允许报名的最后一天。课程会在当天结束时自动归档；已报名的人仍可完成学习。
Complete within（完成期限）：自报名起的天数，并可选择在截止前发送提醒邮件。
Completion valid for（有效期）：以月数计，会在证书上打印为“有效期至”，并可选择在过期前发送提醒。
自动重新报名：完成记录过期时，如果课程仍接纳该学员，系统会为其重新报名并发送邮件。取消勾选后，课程只会为其重新开放。
Re-enrolment while a completion is valid（完成记录有效期内重新报名）：从不、立即或经过设定的天数后。

规划时有三个细节需要注意。完成记录是最终的：任何人都无法重置已完成的课程，再次学习属于新的报名，因此此前的完成记录和证书都会保留。截止期限和有效期是在每次报名或完成发生时固定下来的，所以修改它们只会影响之后的记录——请在上线前确定好。此外，计时器属于课程本身，因此当您把课程共享给多个站点或子组织时，各处适用相同的规则。

证书报告会显示每张证书的状态：Valid（有效）、Lapsed（已过期）、Superseded（已被取代）或 Revoked（已撤销）。您可以保存每月都要运行的筛选条件，在 Silver 和 Gold 套餐中还可将任何报告导出为 CSV。若想了解这如何融入更广泛的员工培训体系，请参阅培训您的员工。