Megfelelőségi képzés automatizálása: határidők, lejárati dátumok és újratanúsítás

Ha a kötelező képzései egy táblázatban élnek, ismeri a rutint: rendezés lejárati dátum szerint, e-mail azoknak, akiknek hamarosan lejár a képzése, sürgetés azoknak, akik figyelmen kívül hagyták az előző levelet, és a remény, hogy senki nem csúszott át a réseken, amíg Ön szabadságon volt. Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan szüntetheti meg a kézi munkát a megfelelőségi képzések és az újratanúsítás követésében, egy saját igényeire szabható példával.

Miért csődöt mond a táblázatos követés

A táblázat nyilvántartás, nem rendszer: csak azt tudja, amit valaki begépelt, és cselekedni nem képes. A problémák előre kiszámíthatók:

• Mindig kissé elavult. A teljesítések e-mailben küldött tanúsítványként vagy jelenléti ívként érkeznek, és valakinek be kell vezetnie őket.
• A lejárati dátumokat kézzel számolják. Egyetlen felülírt képlet vagy rossz formátumú dátum, és egy lejárt képesítés érvényesnek látszik.
• Az emlékeztetők egy emberen múlnak. Ha a táblázat gazdája távol van, vagy távozik a cégtől, az emlékeztetők leállnak.
• Az előzmények felülíródnak. Amikor valaki megújítja a tanúsítványát, a tavalyi dátumot az idei váltja fel, és nem tudja megmutatni, mi volt korábban.
• Az újonnan belépők és a munkakört váltók átcsúsznak a réseken. Senki nem adja hozzá azt a képzést, amelyet az új szerepkör megkövetel.
• A bizonyítékok szétszórtak. A táblázat azt mondja, hogy „teljesítve”, de a bizonyíték egy postafiókban vagy egy iratszekrényben van.

Mindez nem az igyekezet hiányán múlik. Az automatizálás egyszerűen elvégzi a cselekvést: ütemezetten beiratkoztat, emlékeztet, lejáratja a teljesítést és újra beiratkoztat, közben pedig vezeti a nyilvántartást.

Az automatizált megfelelőségi képzés építőkockái

A legtöbb újratanúsítási program öt elemből felépíthető, és mindegyik egy olyan szabály, amelyet kurzusonként egyszer kell beállítani.

Beiratkozási időablakok

A beiratkozási időablak azt szabályozza, mikor kezdhetnek el az emberek egy kurzust. Egy éves ismétlő képzésnek általában nincs szüksége záró dátumra; egy egyszeri kampány, például egy új eljárás oktatása viszont megállíthatja a beiratkozásokat egy meghatározott napon.

Teljesítési határidők

A teljesítési határidő minden résztvevőnek meghatározott számú napot ad a beiratkozástól a befejezésig. Ha a határidőt a beiratkozástól számítja, nem pedig egy fix naptári dátumhoz köti, az újonnan belépők ugyanannyi időt kapnak, mint mindenki más.

Érvényességi időszakok

Az érvényességi időszak megmondja, meddig számít egy teljesítés, mielőtt frissíteni kell. A lejárati dátumnak automatikusan a teljesítés napjából kell adódnia, nem valaki fejszámolásából.

Emlékeztetők

Az emlékeztetők a teljesítési határidő és a teljesítés lejárata előtt mennek ki. A cél az, hogy legyen elég idő a cselekvésre, nem pedig az, hogy e-mailek áradata induljon el, amelyet az emberek megtanulnak figyelmen kívül hagyni.

Automatikus újrabeiratkoztatás

Amikor egy teljesítés lejár, a résztvevőt visszairatják a kurzusra, és értesítik erről. Ettől az egyszeri kurzusból ciklus lesz, és senkinek nem kell a lejárati oszlopot figyelnie.

Az újratanúsítási ciklus megtervezése

Az előírásból induljon ki, ne a szoftverből. Milyen gyakran kell frissíteni a képzést, és mi számít bizonyítéknak? Ezt jogszabály, iparági szabvány, engedélyezési feltétel, ügyfélszerződés vagy saját szabályzat is előírhatja, ezért nézze meg az Ön iparágára és munkaköreire vonatkozó követelményeket.

Ezután menjen végig a cikluson:

1. Állítsa be az érvényességi időszakot az előírásnak megfelelően. Ha az előírás szerint „évente”, akkor a 12 hónap adja magát.
2. Döntse el, mikor frissíthetnek a résztvevők. Ha az ismétlő kurzus csak a régi teljesítés lejáratakor nyílik meg, az emberek addig, amíg újra elvégzik, elavult képzéssel dolgoznak. Ha az újrabeiratkozást néhány héttel korábban megnyitja, elkerülheti ezt a rést.
3. Válassza meg az előzetes figyelmeztetés idejét. Adjon a résztvevőknek elég időt arra, hogy a kurzust a munkájuk mellé be tudják illeszteni.
4. Adjon az ismétlő kurzusnak saját határidőt, hogy az újrabeiratkozás ne álljon hónapokig érintetlenül.
5. Döntse el, mi történjen a lejáratkor. Az automatikus újrabeiratkoztatás mozgásban tartja a ciklust. A kurzus egyszerű újranyitása azoknak a képzéseknek felel meg, amelyek nem kötelezők mindenki számára.
6. Őrizze meg minden ciklus nyilvántartását. Minden újratanúsításnak új bejegyzésnek kell lennie a régi mellett, nem pedig annak felváltásának. Lásd: mit szeretnének látni az auditorok a képzési nyilvántartásokból.

Mit kell eldönteni kurzusonként

Használja ezt az ellenőrzőlistát, amikor megfelelőségi kurzust állít be vagy vizsgál felül:

• Kinek kell elvégeznie: mely szerepköröknek, telephelyeknek vagy csapatoknak, és a külső vállalkozóknak is?
• Hány napja van a résztvevőknek a befejezésre?
• Van-e értékelés, és ha igen, milyen sikerességi határral és hány próbálkozással?
• Mennyi ideig érvényes egy teljesítés?
• Hány nappal előre kapnak figyelmeztetést a teljesítési határidő előtt, illetve a teljesítés lejárata előtt?
• Kezdhetik-e a résztvevők korábban az ismétlő képzést, és a teljesítés után mennyi idővel?
• Automatikusan újra be kell-e iratkoztatni a résztvevőket, amikor a teljesítésük lejár?
• Van-e utolsó dátum az új beiratkozásokra?
• Milyen bizonyíték kell: tanúsítvány, érvényességi dátum, tesztredmény?
• Ki követi nyomon a határidőt elmulasztókat, és milyen gyakran ellenőrzik ezt?

Írja le a válaszokat: ezekből lesznek a kurzus beállításai, és ez lesz az Ön magyarázata az auditor felé.

Példa: éves kézi anyagmozgatási ismétlő képzés

Tegyük fel, hogy egy háromtelephelyes vállalkozásnál minden raktári dolgozónak évente el kell végeznie egy kézi anyagmozgatási ismétlő képzést, rövid teszttel. Így lehet beállítani:

Egy új dolgozót a munkába állásakor beiratkoztatnak, és a 30 napos határidő előtt egy héttel emlékeztetik. Sikeresen teljesíti a tesztet, tanúsítványán pedig a teljesítés után 12 hónappal lejáró „Érvényes eddig” dátum szerepel. Nagyjából 11 hónappal később figyelmeztetést kap, hogy a teljesítése hamarosan lejár, és mivel az újrabeiratkozás már nyitva áll, azonnal elvégezheti az ismétlő képzést. Ha nem teszi, a lejáratkor automatikusan újra beiratkoztatják, új, 30 napos határidővel. Így vagy úgy, a tavalyi teljesítése és tanúsítványa megmarad a nyilvántartásában.

Amit az automatizálás nem tesz meg, az annak eldöntése, mi történjen, ha valaki teljesen elmulasztja a határidőt. Az Acadenixben a be nem fejezett beiratkozás az utolsó nap végén lejár, és a résztvevő újra beiratkozhat, de senki nem üldözi. Építsen be rendszeres ellenőrzést, például havonta nézze át a kurzusjelentést, és állapodjanak meg abban, ki követi az ügyet.

Így automatizálja az Acadenix

Az Acadenixben ezek a szabályok mind a kurzus Timers (időzítők) fülén található beállítások (lásd: tanúsítványok és megfelelőség):

• Enrolment closes (beiratkozás zárása): az utolsó nap, amikor bárki beiratkozhat. A kurzus a nap végén magától archiválódik; akik már beiratkoztak, még befejezhetik.
• Complete within (teljesítési határidő): a beiratkozástól számított napok száma, a határidő előtt opcionális figyelmeztető e-maillel.
• Completion valid for (a teljesítés érvényessége): hónapok száma, amely a tanúsítványon „Érvényes eddig” dátumként jelenik meg, a lejárat előtt opcionális figyelmeztetéssel.
• Automatikus újrabeiratkoztatás, amikor egy teljesítés lejár: a résztvevőt újra beiratkoztatják, ha a kurzus még fogadja, és e-mailt kap erről. Ha törli a jelölést, a kurzus egyszerűen újra megnyílik számára.
• Re-enrolment while a completion is valid (újrabeiratkozás érvényes teljesítés mellett): soha, azonnal, vagy meghatározott számú nap után.

Tervezéskor három részlet számít. A teljesítések véglegesek: senki nem állíthat vissza egy befejezett kurzust, az újbóli elvégzés pedig új beiratkozás, így a korábbi teljesítések és tanúsítványok megmaradnak a nyilvántartásban. A határidő és az érvényességi időszak minden beiratkozásnál, illetve teljesítésnél a keletkezésekor rögzül, ezért módosításuk csak a későbbieket érinti, vagyis az éles indulás előtt véglegesítse őket. Az időzítők pedig a kurzushoz tartoznak, így ha a kurzust több telephellyel vagy alszervezettel osztja meg, mindenhol ugyanazok a szabályok érvényesek.

A tanúsítványjelentés minden tanúsítványnál megmutatja az állapotát: érvényes (Valid), lejárt (Lapsed), felváltott (Superseded) vagy visszavont (Revoked). A havonta futtatott szűrőket elmentheti, a Silver- és a Gold-csomagban pedig bármelyik jelentést exportálhatja CSV-be. A munkatársak képzéséről szóló oldalon megtudhatja, hogyan illeszkedik mindez egy tágabb munkatársi képzési rendszerbe.

A legfontosabb tudnivalók

• A táblázatok rögzítik a képzést, de cselekedni nem tudnak; az automatizálás igen.
• Az újratanúsítást öt elemből építse fel: beiratkozási időablakok, teljesítési határidők, érvényességi időszakok, emlékeztetők és automatikus újrabeiratkoztatás.
• Az Önre vonatkozó előírásból induljon ki, és az újrabeiratkozást nyissa meg korán, hogy ne legyenek rések a ciklusok között.
• Őrizze meg minden ciklus nyilvántartását ahelyett, hogy felülírná az előzőt.
• Az automatizálás lefedi a rutint, de a lekésett határidőkre ütemezzen rendszeres ellenőrzést.

Szeretné látni, hogyan működnének megfelelőségi kurzusai? Igényeljen próbahozzáférést, és állítson be egy kurzust saját határidőkkel, érvényességi időszakkal és újrabeiratkoztatási szabályokkal.