Jika latihan wajib anda disimpan dalam hamparan, anda tentu arif dengan rutinnya: susun mengikut tarikh luput, e-melkan mereka yang hampir luput, kejar mereka yang mengabaikan e-mel yang lalu, dan berharap tiada sesiapa terlepas semasa anda bercuti. Berikut ialah cara mengurangkan kerja manual dalam penjejakan latihan pematuhan dan pensijilan semula, dengan contoh praktikal yang boleh anda sesuaikan.
Mengapa penjejakan dengan hamparan mudah gagal
Hamparan hanyalah rekod, bukan sistem: ia hanya tahu apa yang ditaip oleh seseorang dan tidak boleh bertindak. Masalahnya mudah dijangka:
- Sentiasa sedikit ketinggalan zaman. Penyiapan tiba dalam bentuk sijil yang dihantar melalui e-mel atau helaian kehadiran, dan seseorang perlu memasukkannya secara manual.
- Tarikh luput dikira secara manual. Satu formula yang tertimpa atau tarikh dalam format yang salah, dan kelayakan yang telah luput kelihatan masih sah.
- Peringatan bergantung pada seseorang. Jika pemilik hamparan bercuti atau berhenti kerja, peringatan pun terhenti.
- Sejarah tertimpa. Apabila seseorang menjalani pensijilan semula, tarikh tahun lepas diganti dengan tarikh tahun ini, dan anda tidak dapat menunjukkan apa yang berlaku sebelumnya.
- Kakitangan baharu dan mereka yang bertukar peranan terlepas pandang. Tiada sesiapa menambah latihan yang diperlukan oleh peranan baharu.
- Bukti bertaburan. Hamparan menyatakan “selesai”, tetapi buktinya berada dalam peti masuk atau kabinet fail.
Semua ini bukan disebabkan kurang usaha. Automasi hanya melakukan tindakan itu: ia mendaftarkan, memberi peringatan, menamatkan tempoh sah dan mendaftarkan semula mengikut jadual, sambil menyimpan rekod sepanjang proses.
Komponen asas latihan pematuhan automatik
Kebanyakan program pensijilan semula boleh dibina daripada lima komponen, masing-masing satu peraturan yang anda tetapkan sekali bagi setiap kursus.
Tempoh pendaftaran
Tempoh pendaftaran mengawal bila pengguna boleh bermula. Kursus penyegaran tahunan biasanya tidak memerlukan tarikh tutup; kempen sekali sahaja, seperti latihan tentang prosedur baharu, mungkin berhenti menerima pendaftaran pada tarikh yang ditetapkan.
Tarikh akhir penyiapan
Tarikh akhir penyiapan memberikan setiap orang bilangan hari yang ditetapkan, dikira dari tarikh pendaftaran, untuk menamatkan kursus. Mengira dari tarikh pendaftaran, dan bukannya tarikh kalendar yang tetap, memberikan kakitangan baharu masa yang sama seperti orang lain.
Tempoh sah
Tempoh sah menyatakan berapa lama sesuatu penyiapan diambil kira sebelum perlu disegarkan semula. Tarikh luput hendaklah diperoleh secara automatik daripada tarikh penyiapan, bukan daripada pengiraan seseorang.
Peringatan
Peringatan dihantar sebelum tarikh akhir penyiapan dan sebelum sesuatu penyiapan luput. Tujuannya ialah memberi notis yang cukup untuk bertindak, bukan menghujani peti masuk dengan e-mel yang lama-kelamaan diabaikan.
Pendaftaran semula automatik
Apabila sesuatu penyiapan luput, orang itu dimasukkan semula ke dalam kursus dan dimaklumkan. Ini menjadikan kursus sekali sahaja sebagai satu kitaran, dan bermakna tiada sesiapa perlu memantau lajur tarikh luput.
Mereka bentuk kitaran pensijilan semula
Mulakan dengan keperluan, bukan perisian. Berapa kerap latihan perlu disegarkan semula, dan apakah yang dikira sebagai bukti? Ini mungkin datang daripada perundangan, standard industri, syarat lesen, kontrak pelanggan atau dasar anda sendiri, jadi semak keperluan yang terpakai bagi industri dan peranan anda.
Kemudian teliti kitaran itu langkah demi langkah:
- Tetapkan tempoh sah supaya sepadan dengan keperluan. Jika keperluan itu menyatakan “setiap tahun”, 12 bulan ialah pilihan yang wajar.
- Tentukan bila orang boleh menyegarkan semula. Jika kursus penyegaran hanya dibuka apabila penyiapan lama luput, orang berada dalam keadaan ketinggalan semasa mengulanginya. Membuka pendaftaran semula beberapa minggu lebih awal mengelakkan jurang itu.
- Pilih tempoh notis amaran. Beri orang notis yang cukup untuk menyesuaikan kursus dengan kerja mereka.
- Berikan kursus penyegaran tarikh akhirnya sendiri, supaya pendaftaran semula tidak dibiarkan begitu sahaja selama berbulan-bulan.
- Tentukan apa yang berlaku apabila penyiapan luput. Pendaftaran semula automatik memastikan kitaran terus berjalan. Sekadar membuka semula kursus sesuai untuk latihan yang tidak wajib bagi semua orang.
- Simpan rekod setiap kitaran. Setiap pensijilan semula hendaklah menjadi rekod baharu di samping yang lama, bukan menggantikannya. Lihat apa yang mahu dilihat oleh juruaudit daripada rekod latihan anda.
Perkara yang perlu diputuskan bagi setiap kursus
Gunakan senarai semak ini semasa anda menyediakan atau menyemak kursus pematuhan:
- Siapa yang mesti menyiapkannya: peranan, lokasi atau pasukan yang mana, dan adakah kontraktor termasuk?
- Berapa hari yang diberikan kepada pengguna untuk menyiapkannya?
- Adakah terdapat penilaian, dengan markah lulus dan bilangan percubaan berapa?
- Berapa lama sesuatu penyiapan sah?
- Berapa hari amaran sebelum tarikh akhir penyiapan, dan sebelum sesuatu penyiapan luput?
- Bolehkah pengguna memulakan penyegaran lebih awal, dan berapa lama selepas penyiapan?
- Adakah pengguna perlu didaftarkan semula secara automatik apabila penyiapan mereka luput?
- Adakah terdapat tarikh akhir bagi pendaftaran baharu?
- Apakah bukti yang anda perlukan: sijil, tarikh sah, keputusan ujian?
- Siapa yang menyusuli mereka yang terlepas tarikh akhir, dan seberapa kerap anda menyemak?
Tulis jawapannya: ia menjadi tetapan kursus, dan juga penjelasan anda kepada juruaudit.
Contoh praktikal: penyegaran pengendalian manual tahunan
Katakan sebuah perniagaan dengan tiga lokasi memerlukan setiap pekerja gudang menjalani penyegaran pengendalian manual setiap tahun, dengan ujian ringkas. Salah satu cara untuk menyediakannya:
| Tetapan | Nilai | Sebab |
|---|---|---|
| Enrolment closes (pendaftaran ditutup) | Tidak ditetapkan | Ini kursus yang berterusan |
| Complete within (selesai dalam tempoh) | 30 hari dari tarikh pendaftaran | Cukup masa untuk disesuaikan dengan syif kerja |
| Amaran sebelum tarikh akhir | 7 hari | Satu peringatan untuk sesiapa yang masih menyiapkannya |
| Ujian akhir | Markah lulus 80%, 3 percubaan | Penyiapan bermakna mereka lulus, bukan sekadar mengklik sehingga habis |
| Completion valid for (penyiapan sah selama) | 12 bulan | Sepadan dengan keperluan tahunan |
| Amaran sebelum penyiapan luput | 30 hari | Masa untuk merancang penyegaran |
| Pendaftaran semula semasa penyiapan sah | Selepas 330 hari | Pengguna boleh menyegarkan semula pada kira-kira sebulan terakhir |
| Daftar semula secara automatik apabila luput | Ya | Sesiapa yang tidak menyegarkan lebih awal terus dimasukkan semula |
Seorang pekerja baharu didaftarkan apabila dia mula bekerja dan diingatkan seminggu sebelum tarikh akhir 30 harinya. Dia lulus ujian, dan sijilnya menunjukkan tarikh “Sah sehingga” 12 bulan selepas penyiapan. Kira-kira 11 bulan kemudian dia diberi amaran bahawa penyiapan itu hampir luput dan, kerana pendaftaran semula sudah dibuka, dia boleh mengambil kursus penyegaran itu dengan segera. Jika tidak, dia didaftarkan semula secara automatik apabila ia luput, dengan tarikh akhir 30 hari yang baharu. Dalam kedua-dua keadaan, penyiapan dan sijil tahun lepas kekal dalam rekodnya.
Perkara yang tidak dapat dilakukan oleh automasi ialah memutuskan apa yang berlaku apabila seseorang langsung terlepas tarikh akhir. Dalam Acadenix, pendaftaran yang belum selesai luput pada penghujung hari terakhirnya dan orang itu boleh mendaftar semula, tetapi tiada sesiapa yang mengejarnya. Sediakan semakan berkala, seperti melihat laporan kursus setiap bulan, dan tetapkan siapa yang menyusuli.
Cara Acadenix mengautomasikannya
Dalam Acadenix, setiap peraturan ini ialah satu tetapan pada tab Timers (pemasa) kursus (lihat sijil dan pematuhan):
- Enrolment closes (pendaftaran ditutup): hari terakhir sesiapa boleh mendaftar. Kursus mengarkibkan dirinya pada penghujung hari itu; mereka yang sudah mendaftar masih boleh menyiapkannya.
- Complete within (selesai dalam tempoh) bilangan hari dari tarikh pendaftaran, dengan e-mel amaran pilihan sebelum tarikh akhir.
- Completion valid for (penyiapan sah selama) bilangan bulan, dicetak pada sijil sebagai “Sah sehingga”, dengan amaran pilihan sebelum ia luput.
- Pendaftaran semula automatik apabila penyiapan luput: orang itu didaftarkan semula, jika kursus masih menerimanya, dan dihantar e-mel. Nyahtanda pilihan ini dan kursus hanya dibuka semula untuknya.
- Re-enrolment while a completion is valid (pendaftaran semula semasa penyiapan masih sah): tidak pernah, serta-merta, atau selepas bilangan hari yang ditetapkan.
Tiga butiran penting semasa anda merancang. Penyiapan bersifat muktamad: tiada sesiapa boleh menetapkan semula kursus yang telah disiapkan, dan mengambilnya sekali lagi ialah pendaftaran baharu, jadi penyiapan dan sijil terdahulu kekal dalam rekod. Tarikh akhir dan tempoh sah ditetapkan pada setiap pendaftaran atau penyiapan ketika ia berlaku, jadi mengubahnya hanya menjejaskan yang kemudian — muktamadkannya sebelum pelancaran. Dan pemasa milik kursus, jadi apabila anda berkongsinya dengan beberapa lokasi atau sub-organisasi, peraturan yang sama terpakai di mana-mana.
Laporan sijil menunjukkan status setiap sijil: Valid, Lapsed, Superseded atau Revoked (masing-masing sah, luput, diganti atau ditarik balik). Anda boleh menyimpan penapis yang anda jalankan setiap bulan, dan dalam pelan Silver dan Gold anda boleh mengeksport mana-mana laporan ke CSV. Lihat latih kakitangan anda untuk mengetahui cara ini sesuai dengan persediaan latihan kakitangan yang lebih luas.
Perkara utama
- Hamparan merekodkan latihan tetapi tidak boleh bertindak ke atasnya; automasi boleh.
- Bina pensijilan semula daripada lima komponen: tempoh pendaftaran, tarikh akhir penyiapan, tempoh sah, peringatan dan pendaftaran semula automatik.
- Mulakan daripada keperluan yang terpakai kepada anda, dan buka pendaftaran semula lebih awal untuk mengelakkan jurang antara kitaran.
- Simpan rekod setiap kitaran dan jangan menimpa yang terakhir.
- Automasi meliputi tugas rutin, tetapi jadualkan semakan berkala untuk tarikh akhir yang terlepas.
Mahu melihat bagaimana kursus pematuhan anda akan berjalan? Mohon penilaian dan sediakan kursus dengan tarikh akhir, tempoh sah dan peraturan pendaftaran semula anda sendiri.
