Nếu đào tạo bắt buộc của bạn nằm trong một bảng tính, bạn biết quy trình rồi đấy: sắp xếp theo ngày hết hạn, gửi email cho những người sắp đến hạn, đuổi theo những người bỏ qua email trước, và hy vọng không ai lọt lưới trong lúc bạn nghỉ phép. Dưới đây là cách loại bỏ công việc thủ công khỏi việc theo dõi đào tạo tuân thủ và tái chứng nhận, kèm một ví dụ cụ thể bạn có thể điều chỉnh.
Vì sao việc theo dõi bằng bảng tính đổ vỡ
Một bảng tính là một bản ghi, không phải một hệ thống: nó chỉ biết những gì ai đó gõ vào, và nó không thể hành động. Các vấn đề đều dễ đoán:
- Nó luôn hơi lỗi thời. Kết quả hoàn thành đến dưới dạng chứng chỉ gửi qua email hoặc phiếu điểm danh, và ai đó phải nhập chúng vào.
- Ngày hết hạn được tính bằng tay. Chỉ cần một công thức bị ghi đè hoặc một ngày sai định dạng, một chứng chỉ đã hết hạn trông vẫn như còn hiệu lực.
- Lời nhắc phụ thuộc vào một con người. Nếu người phụ trách bảng tính vắng mặt hoặc nghỉ việc, lời nhắc sẽ dừng.
- Lịch sử bị ghi đè. Khi ai đó tái chứng nhận, ngày của năm ngoái bị thay bằng ngày của năm nay, và bạn không thể chứng minh những gì đã có trước đó.
- Nhân viên mới và người chuyển vị trí bị bỏ sót. Không ai thêm khóa đào tạo mà vai trò mới cần.
- Bằng chứng nằm rải rác. Bảng tính ghi “đã hoàn thành”, nhưng bằng chứng nằm trong một hộp thư hoặc một tủ hồ sơ.
Không điều nào trong số này là do thiếu nỗ lực. Tự động hóa đơn giản là thực hiện phần hành động: nó ghi danh, nhắc nhở, cho hết hạn và ghi danh lại theo lịch, đồng thời giữ hồ sơ trong suốt quá trình.
Các thành phần của đào tạo tuân thủ tự động
Hầu hết các chương trình tái chứng nhận có thể được xây dựng từ năm thành phần, mỗi thành phần là một quy tắc bạn đặt một lần cho mỗi khóa học.
Khung thời gian ghi danh
Khung thời gian ghi danh kiểm soát thời điểm mọi người có thể bắt đầu. Một khóa ôn tập hằng năm thường không cần ngày đóng; một chiến dịch một lần, chẳng hạn đào tạo về một quy trình mới, có thể ngừng nhận ghi danh vào một ngày định sẵn.
Hạn chót hoàn thành
Hạn chót hoàn thành cho mỗi người một số ngày nhất định kể từ khi ghi danh để học xong. Tính từ lúc ghi danh, thay vì một ngày cố định trên lịch, giúp nhân viên mới có cùng khoảng thời gian như mọi người khác.
Thời hạn hiệu lực
Thời hạn hiệu lực cho biết một kết quả hoàn thành được tính trong bao lâu trước khi cần làm mới. Ngày hết hạn nên được suy ra tự động từ ngày hoàn thành, không phải từ phép tính của ai đó.
Lời nhắc
Lời nhắc được gửi trước hạn chót hoàn thành và trước khi một kết quả hoàn thành hết hiệu lực. Mục tiêu là báo trước đủ để mọi người kịp hành động, chứ không phải một dòng email dồn dập mà người ta học cách phớt lờ.
Tự động ghi danh lại
Khi một kết quả hoàn thành hết hiệu lực, người đó được đưa trở lại khóa học và được thông báo. Điều này biến một khóa học một lần thành một chu kỳ, và nghĩa là không ai phải theo dõi cột ngày hết hạn.
Thiết kế một chu kỳ tái chứng nhận
Hãy bắt đầu từ yêu cầu, không phải từ phần mềm. Khóa đào tạo phải được làm mới bao lâu một lần, và điều gì được tính là bằng chứng? Điều đó có thể đến từ luật pháp, một tiêu chuẩn ngành, một điều kiện giấy phép, một hợp đồng với khách hàng hoặc chính sách của bạn, vì vậy hãy kiểm tra các yêu cầu áp dụng cho ngành và vai trò của bạn.
Sau đó đi qua chu kỳ:
- Đặt thời hạn hiệu lực cho khớp với yêu cầu. Nếu yêu cầu ghi “hằng năm”, 12 tháng là lựa chọn tự nhiên.
- Quyết định khi nào mọi người có thể làm mới. Nếu khóa ôn tập chỉ mở khi kết quả hoàn thành cũ hết hiệu lực, mọi người sẽ bị lỗi thời trong lúc học lại. Mở ghi danh lại sớm vài tuần sẽ tránh được khoảng trống đó.
- Chọn thời gian báo trước. Cho mọi người đủ thời gian báo trước để xếp khóa học vào lịch làm việc.
- Đặt hạn chót riêng cho khóa ôn tập, để một lượt ghi danh lại không nằm yên hàng tháng trời.
- Quyết định điều gì xảy ra khi hết hiệu lực. Tự động ghi danh lại giữ cho chu kỳ tiếp tục vận hành. Chỉ mở lại khóa học thì phù hợp với đào tạo không bắt buộc với tất cả mọi người.
- Giữ hồ sơ của mọi chu kỳ. Mỗi lần tái chứng nhận nên là một hồ sơ mới bên cạnh hồ sơ cũ, không phải một sự thay thế. Xem kiểm toán viên muốn thấy gì trong hồ sơ đào tạo của bạn.
Những điều cần quyết định cho từng khóa học
Hãy dùng danh sách kiểm tra này khi bạn thiết lập hoặc rà soát một khóa học tuân thủ:
- Ai phải hoàn thành: những vai trò, địa điểm hoặc nhóm nào, và có cả nhà thầu không?
- Mọi người có bao nhiêu ngày để học xong?
- Có đánh giá không, với điểm đạt bao nhiêu và được thử mấy lần?
- Một kết quả hoàn thành có hiệu lực trong bao lâu?
- Báo trước bao nhiêu ngày trước hạn chót hoàn thành, và trước khi một kết quả hoàn thành hết hiệu lực?
- Mọi người có thể bắt đầu khóa ôn tập sớm không, và sớm bao lâu sau khi hoàn thành?
- Mọi người có nên được tự động ghi danh lại khi kết quả hoàn thành hết hiệu lực không?
- Có ngày cuối cùng cho các lượt ghi danh mới không?
- Bạn cần bằng chứng gì: một chứng chỉ, một ngày hiệu lực, một kết quả bài kiểm tra?
- Ai theo dõi những người bỏ lỡ hạn chót, và bạn kiểm tra thường xuyên đến mức nào?
Hãy ghi lại các câu trả lời: chúng trở thành các thiết lập của khóa học, và là lời giải thích của bạn với kiểm toán viên.
Ví dụ cụ thể: khóa ôn tập vận chuyển thủ công hằng năm
Giả sử một doanh nghiệp có ba địa điểm cần mọi công nhân kho thực hiện một khóa ôn tập về vận chuyển thủ công (manual handling) mỗi năm, kèm một bài kiểm tra ngắn. Một cách thiết lập:
| Thiết lập | Giá trị | Lý do |
|---|---|---|
| Enrolment closes (đóng ghi danh) | Không đặt | Đây là khóa học liên tục |
| Complete within (hoàn thành trong vòng) | 30 ngày kể từ khi ghi danh | Đủ thời gian để xếp quanh các ca làm việc |
| Cảnh báo trước hạn chót | 7 ngày | Một lần nhắc cho bất kỳ ai vẫn đang học |
| Bài kiểm tra cuối khóa | Điểm đạt 80%, 3 lần thử | Hoàn thành nghĩa là họ đã đạt, không chỉ bấm qua |
| Completion valid for (hiệu lực của kết quả hoàn thành) | 12 tháng | Khớp với yêu cầu hằng năm |
| Cảnh báo trước khi kết quả hoàn thành hết hiệu lực | 30 ngày | Có thời gian để lên kế hoạch cho khóa ôn tập |
| Re-enrolment while valid (ghi danh lại khi còn hiệu lực) | Sau 330 ngày | Mọi người có thể làm mới trong tháng cuối hoặc quanh đó |
| Tự động ghi danh lại khi hết hiệu lực | Có | Ai chưa làm mới sớm sẽ được đưa trở lại ngay |
Một công nhân mới được ghi danh khi bắt đầu làm việc và được nhắc một tuần trước hạn chót 30 ngày của cô ấy. Cô ấy vượt qua bài kiểm tra, và chứng chỉ của cô ấy hiển thị ngày “Có hiệu lực đến” 12 tháng sau khi hoàn thành. Khoảng 11 tháng sau, cô ấy được cảnh báo rằng kết quả hoàn thành sắp hết hiệu lực và, vì việc ghi danh lại đã mở, cô ấy có thể học khóa ôn tập ngay lập tức. Nếu không, cô ấy được tự động ghi danh lại khi nó hết hiệu lực, với một hạn chót 30 ngày mới. Dù theo cách nào, kết quả hoàn thành và chứng chỉ của năm ngoái vẫn nằm trong hồ sơ của cô ấy.
Điều mà tự động hóa sẽ không làm là quyết định chuyện gì xảy ra khi ai đó bỏ lỡ hạn chót hoàn toàn. Trong Acadenix, một lượt ghi danh chưa hoàn thành hết hạn vào cuối ngày cuối cùng của nó và người đó có thể ghi danh lại, nhưng không ai đuổi theo họ. Hãy xây dựng một lần kiểm tra định kỳ, chẳng hạn xem báo cáo khóa học mỗi tháng, và thống nhất ai là người theo dõi.
Acadenix tự động hóa việc này như thế nào
Trong Acadenix, mỗi quy tắc này là một thiết lập trên tab Timers (bộ hẹn giờ) của khóa học (xem chứng chỉ và tuân thủ):
- Enrolment closes (đóng ghi danh): ngày cuối cùng mọi người có thể ghi danh. Khóa học tự lưu trữ vào cuối ngày đó; những người đã ghi danh vẫn có thể học xong.
- Complete within (hoàn thành trong vòng) một số ngày kể từ khi ghi danh, kèm một email cảnh báo tùy chọn trước hạn chót.
- Completion valid for (hiệu lực của kết quả hoàn thành) một số tháng, được in trên chứng chỉ dưới dạng “Có hiệu lực đến”, kèm một cảnh báo tùy chọn trước khi hết hiệu lực.
- Tự động ghi danh lại khi một kết quả hoàn thành hết hiệu lực: người đó được ghi danh lại từ đầu, nếu khóa học vẫn nhận họ, và được gửi email. Bỏ chọn mục này thì khóa học chỉ đơn giản mở lại cho họ.
- Re-enrolment while a completion is valid (ghi danh lại khi kết quả hoàn thành còn hiệu lực): không bao giờ, ngay lập tức, hoặc sau một số ngày nhất định.
Có ba chi tiết quan trọng khi bạn lập kế hoạch. Kết quả hoàn thành là cuối cùng: không ai có thể đặt lại một khóa học đã hoàn thành, và học lại là một lượt ghi danh mới, nên các kết quả hoàn thành và chứng chỉ trước đó vẫn nằm trong hồ sơ. Hạn chót và thời hạn hiệu lực được cố định trên từng lượt ghi danh hoặc kết quả hoàn thành vào lúc nó xảy ra, nên việc thay đổi chúng chỉ ảnh hưởng đến các lượt sau — hãy chốt chúng trước khi triển khai. Và bộ hẹn giờ thuộc về khóa học, nên khi bạn chia sẻ nó với nhiều địa điểm hoặc tổ chức con, cùng các quy tắc đó áp dụng ở mọi nơi.
Báo cáo chứng chỉ hiển thị trạng thái của từng chứng chỉ: Valid (còn hiệu lực), Lapsed (đã hết hạn), Superseded (đã được thay thế) hoặc Revoked (đã thu hồi). Bạn có thể lưu các bộ lọc mà bạn chạy hằng tháng, và trên gói Silver và Gold bạn có thể xuất mọi báo cáo sang CSV. Xem đào tạo nhân sự của bạn để biết điều này phù hợp thế nào với một hệ thống đào tạo nhân viên rộng hơn.
Những điểm chính cần nhớ
- Bảng tính ghi lại đào tạo nhưng không thể hành động trên nó; tự động hóa thì có thể.
- Hãy xây dựng tái chứng nhận từ năm thành phần: khung thời gian ghi danh, hạn chót hoàn thành, thời hạn hiệu lực, lời nhắc và tự động ghi danh lại.
- Hãy bắt đầu từ yêu cầu áp dụng cho bạn, và mở ghi danh lại sớm để tránh khoảng trống giữa các chu kỳ.
- Hãy giữ hồ sơ của mọi chu kỳ thay vì ghi đè lên chu kỳ trước.
- Tự động hóa lo phần thường nhật, nhưng hãy lên lịch một lần kiểm tra định kỳ cho các hạn chót bị bỏ lỡ.
Muốn xem các khóa học tuân thủ của bạn sẽ vận hành thế nào? Đăng ký dùng thử và thiết lập một khóa học với hạn chót, thời hạn hiệu lực và quy tắc ghi danh lại của riêng bạn.
