Om er obligatoriska utbildning bor i ett kalkylark känner du igen rutinen: sortera på utgångsdatum, mejla dem som ligger nära, jaga dem som ignorerade förra mejlet och hoppas att ingen slank igenom medan du var ledig. Så tar du bort det manuella arbetet ur uppföljningen av compliance-utbildning och omcertifiering, med ett genomgånget exempel som du kan anpassa.
Därför fungerar kalkylark dåligt för uppföljning
Ett kalkylark är ett register, inte ett system: det vet bara vad någon har skrivit in, och det kan inte agera. Problemen är förutsägbara:
- Det ligger alltid lite efter. Slutföranden kommer som mejlade certifikat eller närvarolistor, och någon måste mata in dem.
- Utgångsdatum räknas ut för hand. En överskriven formel eller ett datum i fel format, och en utgången behörighet ser giltig ut.
- Påminnelserna hänger på en person. Om kalkylarkets ägare är borta eller slutar upphör påminnelserna.
- Historiken skrivs över. När någon omcertifierar ersätts fjolårets datum med årets, och du kan inte visa vad som fanns innan.
- Nyanställda och de som byter roll faller mellan stolarna. Ingen lägger till den utbildning en ny roll kräver.
- Underlagen är utspridda. Kalkylarket säger ”slutfört”, men beviset ligger i en inkorg eller i en pärm.
Inget av detta beror på bristande ansträngning. Automatiseringen tar helt enkelt hand om själva agerandet: den registrerar, påminner, låter utbildningar gå ut och omregistrerar enligt schema – och för register över allt medan den arbetar.
Byggstenarna i automatiserad compliance-utbildning
De flesta omcertifieringsprogram kan byggas av fem delar, var och en en regel som du ställer in en gång per kurs.
Registreringsfönster
Ett registreringsfönster styr när människor kan börja. En årlig repetitionsutbildning behöver oftast inget slutdatum för registrering; en engångskampanj, till exempel utbildning i en ny rutin, kan sluta ta emot registreringar ett bestämt datum.
Slutdatum
Ett slutdatum ger varje person ett visst antal dagar från registreringen att bli klar. Att räkna från registreringen, i stället för från ett fast kalenderdatum, ger nyanställda lika lång tid som alla andra.
Giltighetstider
En giltighetstid anger hur länge ett slutförande räknas innan det behöver förnyas. Utgångsdatumet ska räknas fram automatiskt från slutförandedatumet, inte från någons huvudräkning.
Påminnelser
Påminnelser skickas före slutdatumet och innan ett slutförande går ut. Målet är att ge tillräckligt med förvarning för att hinna agera, inte en ström av mejl som folk lär sig att strunta i.
Automatisk omregistrering
När ett slutförande går ut läggs personen tillbaka på kursen och får besked om det. Då blir en engångskurs en cykel, och ingen behöver hålla ögonen på kolumnen med utgångsdatum.
Så utformar du en omcertifieringscykel
Börja med kravet, inte programvaran. Hur ofta måste utbildningen förnyas, och vad räknas som underlag? Det kan komma från lagstiftning, en branschstandard, ett tillståndsvillkor, ett kundavtal eller din egen policy, så kontrollera de krav som gäller för din bransch och dina roller.
Gå sedan igenom cykeln:
- Ange giltighetstiden så att den motsvarar kravet. Om det står ”årligen” är 12 månader det naturliga valet.
- Bestäm när folk får repetera. Om repetitionskursen först öppnas när det gamla slutförandet har gått ut är folk inaktuella medan de gör om den. Om du öppnar omregistreringen några veckor i förväg undviker du luckan.
- Välj hur tidigt varningen ska skickas. Ge folk tillräckligt med förvarning för att hinna med kursen vid sidan av arbetet.
- Ge repetitionskursen ett eget slutdatum, så att en omregistrering inte ligger orörd i månader.
- Bestäm vad som händer när slutförandet går ut. Automatisk omregistrering håller cykeln igång. Att bara öppna kursen igen passar utbildning som inte är obligatorisk för alla.
- Spara varje cykels register. Varje omcertifiering ska vara en ny post vid sidan av den gamla, inte en ersättning. Se vad revisorer vill se i dina utbildningsregister.
Vad du behöver bestämma för varje kurs
Använd den här checklistan när du sätter upp eller går igenom en compliance-kurs:
- Vilka måste slutföra den: vilka roller, arbetsplatser eller team – och entreprenörer?
- Hur många dagar har folk på sig att bli klara?
- Finns det ett test, med vilken godkäntgräns och hur många försök?
- Hur länge gäller ett slutförande?
- Hur många dagars förvarning före slutdatumet, och innan ett slutförande går ut?
- Kan folk påbörja sin repetition i förväg, och hur lång tid efter slutförandet?
- Ska folk omregistreras automatiskt när deras slutförande går ut?
- Finns det ett sista datum för nya registreringar?
- Vilket underlag behöver du: ett certifikat, ett giltighetsdatum, ett testresultat?
- Vem följer upp dem som missar ett slutdatum, och hur ofta kontrollerar ni?
Skriv ner svaren: de blir kursens inställningar och din förklaring till en revisor.
Exempel: en årlig repetition i manuell lasthantering
Anta att ett företag med tre arbetsplatser behöver att varje lagerarbetare gör en repetition i manuell lasthantering varje år, med ett kort test. Ett sätt att sätta upp det:
| Inställning | Värde | Varför |
|---|---|---|
| Enrolment closes (registreringen stänger) | Inte angivet | Det är en löpande kurs |
| Complete within (slutför inom) | 30 dagar från registreringen | Tillräckligt med tid för att få in kursen mellan skiften |
| Varning före slutdatumet | 7 dagar | En knuff till den som fortfarande arbetar med kursen |
| Sluttest | 80 % godkäntgräns, 3 försök | Slutförande betyder att de klarade testet, inte bara klickade sig igenom |
| Completion valid for (slutförande giltigt i) | 12 månader | Motsvarar det årliga kravet |
| Varning innan slutförandet går ut | 30 dagar | Tid att planera repetitionen |
| Omregistrering medan slutförandet gäller | Efter 330 dagar | Folk kan repetera under den sista månaden eller så |
| Automatisk omregistrering när slutförandet går ut | Ja | Den som inte repeterade i förväg läggs direkt tillbaka på kursen |
En ny medarbetare registreras när hon börjar och får en påminnelse en vecka före sitt slutdatum efter 30 dagar. Hon klarar testet, och hennes certifikat visar ett ”Giltigt till”-datum 12 månader efter slutförandet. Ungefär 11 månader senare varnas hon för att slutförandet snart går ut och, eftersom omregistreringen redan är öppen, kan hon göra repetitionen direkt. Gör hon inte det omregistreras hon automatiskt när det går ut, med ett nytt slutdatum efter 30 dagar. Oavsett vilket finns förra årets slutförande och certifikat kvar i hennes register.
Det automatiseringen inte gör är att avgöra vad som händer när någon helt missar ett slutdatum. I Acadenix går en oavslutad registrering ut vid slutet av sin sista dag och personen kan registrera sig igen, men ingen jagar personen. Bygg in en regelbunden kontroll, till exempel en månatlig titt i kursrapporten, och kom överens om vem som följer upp.
Så automatiserar Acadenix det
I Acadenix är var och en av de här reglerna en inställning på kursens flik Timers (se certifikat och compliance):
- Enrolment closes (registreringen stänger): sista dagen då någon kan registrera sig. Kursen arkiveras av sig själv vid slutet av den dagen; de som redan är registrerade kan fortfarande slutföra den.
- Complete within (slutför inom) ett antal dagar från registreringen, med ett valfritt varningsmejl före slutdatumet.
- Completion valid for (slutförande giltigt i) ett antal månader, som skrivs ut på certifikatet som ”Giltigt till”, med en valfri varning innan det går ut.
- Automatisk omregistrering när ett slutförande går ut: personen registreras på nytt, om kursen fortfarande tar emot personen, och får ett mejl. Bocka ur rutan så öppnas kursen i stället bara på nytt för personen.
- Re-enrolment while a completion is valid (omregistrering medan ett slutförande gäller): aldrig, direkt eller efter ett visst antal dagar.
Tre detaljer är viktiga när du planerar. Slutföranden är slutgiltiga: ingen kan nollställa en slutförd kurs, och att göra om den är en ny registrering, så tidigare slutföranden och certifikat finns kvar i registret. Slutdatumet och giltighetstiden fastställs på varje registrering eller slutförande när det sker, så att ändra dem påverkar bara senare – bestäm dem innan utrullningen. Och timers hör till kursen, så när du delar den med flera arbetsplatser eller underorganisationer gäller samma regler överallt.
Certifikatrapporten visar varje certifikats status (Valid, Lapsed, Superseded eller Revoked, alltså giltigt, utgånget, ersatt eller återkallat), du kan spara de filter du kör varje månad, och med Silver och Gold kan du exportera valfri rapport till CSV. Se utbilda din personal för hur det här passar in i en bredare personalutbildning.
Sammanfattning
- Kalkylark registrerar utbildning men kan inte agera på den; automatisering kan.
- Bygg omcertifiering av fem delar: registreringsfönster, slutdatum, giltighetstider, påminnelser och automatisk omregistrering.
- Utgå från det krav som gäller för dig och öppna omregistreringen i förväg för att undvika luckor mellan cyklerna.
- Spara varje cykels register i stället för att skriva över det förra.
- Automatisering sköter rutinen, men lägg in en regelbunden kontroll av missade slutdatum.
Vill du se hur dina compliance-kurser skulle fungera? Begär en utvärdering och sätt upp en kurs med dina egna slutdatum, din egen giltighetstid och dina egna regler för omregistrering.
