Så driver du utbildning i franchisekedjor, filialer och kundorganisationer

En franchisekedja, ett företag med dussintals arbetsplatser, en branschorganisation och ett utbildningsföretag med många kundorganisationer står alla inför samma problem: en uppsättning utbildningsstandarder och många platser som levererar dem. Huvudkontoret vill ha enhetlighet och en samlad bild av vem som är utbildad. Varje arbetsplats vill sköta sina egna medarbetare utan att vänta på huvudkontoret. Den här guiden går igenom hur du sätter upp utbildning för flera arbetsplatser och franchisekedjor så att båda delarna går att förena, och hur Acadenix organisationsträd hanterar det.

Därför är utbildning på flera arbetsplatser svårare än det ser ut

• Enhetlighet eller lokal kontroll. Varumärkesstandarder och compliance-kurser måste vara desamma överallt, men varje arbetsplats har sina egna introduktioner, sin egen utrustning och sina egna rutiner.
• Lokala administratörer. Platschefer behöver kunna registrera och stötta sin personal utan att se andra arbetsplatsers medarbetare eller ändra koncernens inställningar.
• Profil. En franchisekedja vill oftast ha ett enda varumärke överallt, medan ett utbildningsföretags kunder vill ha sin egen logotyp, sina egna färger och sin egen webbadress.
• Rapportering. Huvudkontoret behöver en sammanställning över regionerna; varje platschef behöver sin egen lista över vem som är försenad.
• Människor flyttar. Personal byter arbetsplats, och deras slutföranden och certifikat måste följa med.
• Tillväxt. Nya arbetsplatser och kunder behöver rätt kurser och inställningar redan från första dagen.

Utforma organisationsstrukturen först

Bestäm formen innan du lägger in en enda kurs. Ett användbart test: en nivå förtjänar sin plats om någon administrerar den, om den behöver andra inställningar eller om du vill rapportera separat om den. Om inget av det gäller är den ett rapportfilter eller en befattning, inte en organisation.

En franchisekedja eller koncern med flera arbetsplatser kan se ut så här:

• Koncernens huvudkontor: äger varumärkes- och compliance-kurser och anger koncernövergripande standardvärden
  • Region Queensland: regionchefen rapporterar över sina arbetsplatser
    • Butiken i Brisbane CBD
    • Butiken på Gold Coast
  • Region New South Wales
    • Butiken i Parramatta
    • Butiken i Newcastle
  • Supportkontor: huvudkontorets egen personal

Ett utbildningsföretag som säljer till företag har ofta en nivå per kund, med kundens arbetsplatser eller avdelningar under:

• Utbildningsföretag
  • Kund A
    • Lager
    • Huvudkontor
  • Kund B

Håll trädet så grunt som din ledningsstruktur tillåter. Varje extra nivå är ytterligare ett ställe där en inställning kan åsidosättas och ytterligare ett filter i varje rapport. Räkna också med förändringar: regioner slås ihop och franchisetagare köper fler butiker, så att flytta en filial ska inte innebära att bygga om den.

Bestäm vad som är centralt och vad som är lokalt

En bra utgångspunkt är att ställa in saker en gång högst upp, låta dem flöda nedåt och bara åsidosätta av ett skäl: en egen juridisk enhet, ett eget varumärke eller en egen identitetsleverantör. Kom överens om vem som får åsidosätta vad, och skriv ner det.

Dela kurser, kopiera dem inte

Kopior glider isär. När samma kurs finns på femtio ställen måste varje uppdatering göras femtio gånger, och rapporterna jämför femtio något olika kurser. Bygg varje delad kurs en gång, på den nivå som äger den, och distribuera den nedåt:

• Dela med alla som standard och undanta de filialer som inte ska ha den, till exempel arbetsplatser som inte erbjuder en viss tjänst.
• Se till att nya arbetsplatser som läggs till under en inkluderad region får kursen automatiskt.
• Låt mottagande arbetsplatser lägga till egna kurser vid sidan av, men inte redigera den delade.
• När en arbetsplats slutar få en kurs, bestäm om deltagare som är mitt i den får slutföra den.

Delegera administrationen

Ge varje arbetsplats minst en lokal administratör, och ge dem som driver utbildning men inte ska röra inställningar eller fakturering en snävare roll. Huvudkontoret ska kunna kliva in på vilken arbetsplats som helst för att hjälpa till, och varje åtgärd ska registreras på den som utförde den. Undvik delade inloggningar för platschefer: de gör revisionsspåret meningslöst.

Rapportera över arbetsplatser

Kom överens om frågorna innan du bygger rapporter: vem som är försenad på varje arbetsplats, vilka regioner som ligger efter på en obligatorisk kurs och vilka certifikat som går ut nästa månad. Kontrollera sedan att strukturen kan besvara dem. Organisationer på regionnivå gör rapporter på regionnivå enkla. Varje chef ska se sin egen filial och allt under den, men inget vid sidan av.

Så fungerar Acadenix organisationsträd

Acadenix är uppbyggt kring ett träd av organisationer som kan nästlas i hur många nivåer som helst.

Struktur

• Se dina organisationer som en lista eller ett träd. Skapa en under din egen, eller bjud in en kontaktperson att sätta upp sin egen organisation under din som dess första administratör.
• Flytta en organisation till en ny överordnad organisation med en förhandsvisning av vad som ändras för inloggning, kurser och licenser. Allt under den flyttas också.
• Arkivera en filial med allt under den. Dess användare kan inte logga in förrän du återställer den, och inget raderas.

Inställningar som ärvs nedåt

Profil, e-postserver, juridiska texter, aviseringsmejl, inbyggda inloggningsmetoder, AI-hjälp och lokalisering ärvs. Varje inställning visar vad som gäller och var det kommer ifrån (lokalt, ärvt eller Acadenix standardvärde), och visar varningen ”Changing this affects” (”Att ändra detta påverkar”) med ett antal innan en ändring når organisationer under. Varje åsidosättning registreras i aktivitetsloggen. E-postdomäner för registrering, egna domäner (med Gold, upp till fem per organisation) och SAML-anslutningar är var och en organisationens egna; se vår guide till enkel inloggning med SAML.

Kurser, roller och rapporter

• Dela en kurs med alla underorganisationer eller utvalda, och ställ in valfri filial på This and everything under it (den och allt under den), This organisation only (bara den här organisationen), Excluded (undantagen) eller Inherit (ärv). Den närmaste regeln gäller, organisationer som läggs till senare under en inkluderad filial får kursen automatiskt, och du förhandsgranskar vad som läggs till och tas bort innan du sparar. Om deltagare skulle förlora kursen väljer du om de får slutföra den. Mottagande organisationer kan inte redigera den, men kan stänga av nya registreringar för sig själva.
• Rollerna är Admin, Instructor och Learner (administratör, instruktör och deltagare). Administratörer ser bara sin egen organisation och de under den, och instruktörer driver utbildning utan inställningar, fakturering eller struktur. Varje aktiv organisation behåller minst en egen administratör. Administratörer kan växla till valfri organisation under sin egen, med ett fält, ”Currently roaming”, som visar var de befinner sig.
• Rapporter omfattar din organisation och allt under den, kan filtreras till en filial när du behöver det, har sparade filter och CSV-export med Silver och Gold.
• En administratör kan flytta en person till en annan organisation under sin egen och behålla personens utbildningshistorik. Deltagare kan också be om att få kopiera sin historik från en annan organisation i koncernen, vilket den organisationens administratörer godkänner.

Med Silver och Gold kan utbildningsföretag och partner sälja kurser, eller Acadenix självt, nedåt i samma träd; se sälja Acadenix vidare.

Sammanfattning

• Utforma hierarkin först: en nivå finns för att någon administrerar den, den behöver andra inställningar eller du rapporterar om den.
• Ange standardvärden en gång högst upp och åsidosätt bara av ett tydligt skäl, till exempel ett eget varumärke, en egen juridisk enhet eller en egen identitetsleverantör.
• Dela en version av varje kurs nedåt i trädet i stället för att kopiera den.
• Ge varje arbetsplats en lokal administratör och begränsa vad var och en ser till sin egen filial.
• Se till att registren följer med personerna när de flyttar mellan arbetsplatser.

Planerar du utbildning över många arbetsplatser eller kunder? Begär en utvärdering och prova med några filialer, eller prata med oss om din struktur.