Prowadzenie szkoleń w franczyzach, oddziałach i organizacjach klientów

Grupa franczyzowa, firma z kilkudziesięcioma lokalizacjami, stowarzyszenie branżowe i firma szkoleniowa z wieloma organizacjami klientów mają ten sam problem: jeden zestaw standardów szkoleniowych i wiele miejsc, które je realizują. Centrala chce spójności i jednego widoku tego, kto jest przeszkolony. Każda lokalizacja chce zarządzać własnymi ludźmi bez czekania na centralę. Ten poradnik opisuje, jak skonfigurować szkolenia w wielu lokalizacjach i we franczyzie, aby obie te potrzeby dało się pogodzić, oraz jak radzi sobie z tym drzewo organizacji w Acadenix.

Dlaczego szkolenia w wielu lokalizacjach są trudniejsze, niż się wydaje

• Spójność kontra lokalna kontrola. Standardy marki i szkolenia obowiązkowe muszą być wszędzie takie same, ale każda lokalizacja ma własne szkolenia wstępne, sprzęt i procedury.
• Lokalni administratorzy. Kierownicy lokalizacji muszą zapisywać i wspierać swoich pracowników, nie widząc ludzi z innych lokalizacji ani nie zmieniając ustawień grupy.
• Branding. Franczyza zwykle chce jednej marki wszędzie, podczas gdy klienci firmy szkoleniowej chcą każdy własnego logo, kolorów i adresu internetowego.
• Raportowanie. Centrala potrzebuje zbiorczego widoku regionów; każdy kierownik lokalizacji potrzebuje własnej listy osób z przeterminowanymi szkoleniami.
• Ludzie się przenoszą. Pracownicy przechodzą między lokalizacjami, a ich ukończenia i certyfikaty muszą podążać za nimi.
• Rozwój. Nowe lokalizacje i klienci potrzebują właściwych kursów i ustawień od pierwszego dnia.

Najpierw zaprojektuj strukturę organizacji

Zdecyduj o kształcie, zanim wgrasz choć jeden kurs. Przydatny test: poziom zasługuje na istnienie, jeśli ktoś nim administruje, wymaga innych ustawień albo chcesz go raportować osobno. Jeśli nic z tego nie zachodzi, to filtr raportu lub stanowisko, a nie organizacja.

Franczyza lub grupa z wieloma lokalizacjami może wyglądać tak:

• Centrala grupy: jest właścicielem kursów dotyczących marki i szkoleń obowiązkowych oraz ustawia domyślne ustawienia całej grupy
  • Region Queensland: kierownik regionalny tworzy raporty dla wszystkich lokalizacji regionu
    • Sklep Brisbane CBD
    • Sklep Gold Coast
  • Region Nowa Południowa Walia
    • Sklep Parramatta
    • Sklep Newcastle
  • Biuro wsparcia: własny personel centrali

Firma szkoleniowa sprzedająca firmom często ma jeden poziom na klienta, a pod nim lokalizacje lub działy klienta:

• Dostawca szkoleń
  • Klient A
    • Magazyn
    • Centrala
  • Klient B

Utrzymuj drzewo tak płaskie, na ile pozwala Twoja struktura zarządzania. Każdy dodatkowy poziom to kolejne miejsce, w którym można nadpisać ustawienie, i kolejny filtr w każdym raporcie. Spodziewaj się też zmian: regiony się łączą, a franczyzobiorcy kupują kolejne sklepy, więc przeniesienie oddziału nie powinno oznaczać jego odbudowy.

Zdecyduj, co jest centralne, a co lokalne

Dobra zasada domyślna: ustawiaj rzeczy raz na górze, pozwól im spływać w dół i nadpisuj tylko z powodu: odrębnej osoby prawnej, odrębnej marki albo odrębnego dostawcy tożsamości. Uzgodnij, kto może co nadpisać, i zapisz to.

Udostępniaj kursy, nie kopiuj ich

Kopie się rozjeżdżają. Gdy ten sam kurs istnieje w pięćdziesięciu miejscach, każdą aktualizację trzeba wykonać pięćdziesiąt razy, a raporty porównują pięćdziesiąt nieco różnych kursów. Zbuduj każdy udostępniany kurs raz, na poziomie, który jest jego właścicielem, i rozdystrybuuj go w dół:

• Udostępniaj domyślnie wszystkim i wykluczaj oddziały, które nie powinny go mieć, takie jak lokalizacje niewykonujące danej usługi.
• Upewnij się, że nowe lokalizacje dodane w ramach uwzględnionego regionu automatycznie dostają kurs.
• Pozwól lokalizacjom-odbiorcom dodawać własne kursy obok, ale nie edytować udostępnionego.
• Gdy lokalizacja przestaje otrzymywać kurs, zdecyduj, czy osoby będące w jego trakcie mogą go dokończyć.

Deleguj administrację

Daj każdej lokalizacji co najmniej jednego lokalnego administratora, a osobom, które prowadzą szkolenia, ale nie powinny ruszać ustawień ani rozliczeń, węższą rolę. Centrala powinna móc wejść do dowolnej lokalizacji, aby pomóc, a każde działanie powinno być zapisane przy osobie, która je wykonała. Unikaj wspólnych loginów dla kierowników lokalizacji: pozbawiają ścieżkę audytu sensu.

Raportuj w wielu lokalizacjach

Uzgodnij pytania, zanim zbudujesz raporty: kto ma zaległości w każdej lokalizacji, które regiony są w tyle z kursem obowiązkowym i które certyfikaty wygasną w przyszłym miesiącu. Potem sprawdź, czy struktura na nie odpowiada. Organizacje na poziomie regionów ułatwiają raporty regionalne. Każdy kierownik powinien widzieć własny oddział i wszystko poniżej niego, a nic obok.

Jak działa drzewo organizacji w Acadenix

Acadenix jest zbudowany wokół drzewa organizacji, które można zagnieżdżać na dowolną głębokość.

Struktura

• Przeglądaj swoje organizacje jako listę lub drzewo. Utwórz organizację pod swoją albo zaproś kontakt, aby założył własną organizację pod Twoją jako jej pierwszy administrator.
• Przenieś organizację do nowego elementu nadrzędnego z podglądem tego, co zmieni się w logowaniu, kursach i licencjach. Wszystko pod nią przenosi się razem z nią.
• Zarchiwizuj oddział razem ze wszystkim, co się pod nim znajduje. Jego ludzie nie mogą się logować, dopóki go nie przywrócisz, a nic nie jest usuwane.

Ustawienia, które spływają w dół

Branding, serwer pocztowy, teksty prawne, e-maile z powiadomieniami, wbudowane metody logowania, pomoc AI i lokalizacja są dziedziczone. Każde ustawienie pokazuje, co obowiązuje i skąd pochodzi (lokalne, odziedziczone lub domyślne Acadenix), a przed zmianą, która dotrze do organizacji poniżej, ostrzega komunikatem „Changing this affects” (Ta zmiana wpłynie na) wraz z liczbą. Każde nadpisanie jest zapisywane w dzienniku aktywności. Domeny rejestracji e-mail, domeny własne (w planie Gold do pięciu na organizację) i połączenia SAML należą do każdej organizacji osobno; zobacz nasz poradnik o logowaniu jednokrotnym SAML.

Kursy, role i raporty

• Udostępnij kurs wszystkim organizacjom podrzędnym lub wybranym, ustawiając dowolny oddział na „This and everything under it” (ta i wszystko pod nią), „This organisation only” (tylko ta organizacja), „Excluded” (wykluczona) lub „Inherit” (dziedzicz). Wygrywa najbliższa reguła, organizacje dodane później pod uwzględnionym oddziałem dostają kurs automatycznie, a przed zapisaniem widzisz podgląd tego, co zostanie dodane i usunięte. Jeśli kursanci straciliby kurs, wybierasz, czy mogą go dokończyć. Organizacje-odbiorcy nie mogą go edytować, ale mogą wyłączyć dla siebie nowe zapisy.
• Role to Admin, Instructor i Learner (administrator, instruktor i kursant). Administratorzy widzą tylko własną organizację i te poniżej, a instruktorzy prowadzą szkolenia bez dostępu do ustawień, rozliczeń i struktury. Każda aktywna organizacja zachowuje co najmniej jednego własnego administratora. Administratorzy mogą przełączyć się do dowolnej organizacji poniżej swojej, a pasek „Currently roaming” (aktualnie w trybie przełączenia) pokazuje, gdzie się znajdują.
• Raporty obejmują Twoją organizację i wszystko pod nią, z filtrowaniem do jednego oddziału w razie potrzeby, z zapisanymi filtrami i eksportem do CSV w planach Silver i Gold.
• Administrator może przenieść osobę do innej organizacji poniżej swojej i zachować jej historię nauki. Kursanci mogą też poprosić o skopiowanie swojej historii z innej organizacji w grupie, co zatwierdzają administratorzy tej organizacji.

W planach Silver i Gold firmy szkoleniowe i partnerzy mogą sprzedawać kursy, a nawet samego Acadenix, w dół tego samego drzewa; zobacz odsprzedaż Acadenix.

Najważniejsze wnioski

• Najpierw zaprojektuj hierarchię: poziom istnieje, bo ktoś nim administruje, wymaga innych ustawień albo jest raportowany.
• Ustawiaj wartości domyślne raz na górze i nadpisuj tylko z wyraźnego powodu, takiego jak odrębna marka, osoba prawna lub dostawca tożsamości.
• Udostępniaj w dół drzewa jedną wersję każdego kursu zamiast go kopiować.
• Daj każdej lokalizacji lokalnego administratora i zawężaj to, co każda osoba widzi, do jej własnego oddziału.
• Zadbaj o to, by rejestry podążały za ludźmi, gdy przenoszą się między lokalizacjami.

Planujesz szkolenia w wielu lokalizacjach lub dla wielu klientów? Poproś o wersję próbną i wypróbuj ją na kilku oddziałach albo porozmawiaj z nami o swojej strukturze.