Франчайзинговая сеть, компания с десятками площадок, отраслевая ассоциация и учебный центр со множеством клиентских организаций сталкиваются с одной и той же проблемой: единые стандарты обучения — и множество мест, где его проводят. Головному офису нужны единообразие и единый обзор того, кто обучен. Каждой площадке нужно управлять своими людьми, не дожидаясь головного офиса. В этом руководстве рассказано, как настроить обучение на нескольких площадках и во франшизах, чтобы удалось и то и другое, и как с этим справляется дерево организаций Acadenix.
Почему обучение на нескольких площадках сложнее, чем кажется
- Единообразие или местный контроль. Фирменные стандарты и курсы обязательного обучения должны быть одинаковыми везде, но у каждой площадки — свои вводные курсы, оборудование и процедуры.
- Местные администраторы. Руководителям площадок нужно записывать на курсы и поддерживать своих сотрудников, не видя людей с других площадок и не меняя общие настройки группы.
- Брендинг. Франшиза обычно хочет один бренд везде, а у каждого клиента учебного центра — свой логотип, цвета и веб-адрес.
- Отчётность. Головному офису нужна сводка по регионам; каждому руководителю площадки — собственный список тех, у кого просрочено обучение.
- Люди перемещаются. Сотрудники переходят с площадки на площадку, и их результаты и сертификаты должны следовать за ними.
- Рост. Новым площадкам и клиентам нужны правильные курсы и настройки с первого дня.
Сначала спроектируйте структуру организаций
Определите форму структуры, прежде чем загружать хотя бы один курс. Полезный тест: уровень заслуживает существования, если им кто-то управляет, ему нужны иные настройки или вы хотите составлять по нему отдельные отчёты. Если ничего из этого не подходит, это фильтр отчёта или название должности, а не организация.
Франшиза или группа с несколькими площадками может выглядеть так:
- Головной офис группы: владеет фирменными курсами и курсами обязательного обучения и задаёт настройки по умолчанию для всей группы
- Регион Квинсленд: руководитель региона получает отчёты по всем его площадкам
- Магазин в центре Брисбена
- Магазин на Голд-Косте
- Регион Новый Южный Уэльс
- Магазин в Парраматте
- Магазин в Ньюкасле
- Офис поддержки: собственные сотрудники головного офиса
- Регион Квинсленд: руководитель региона получает отчёты по всем его площадкам
Учебный центр, продающий обучение бизнесу, часто имеет по одному уровню на каждого клиента, а ниже — площадки или подразделения клиента:
- Учебный центр
- Клиент A
- Склад
- Головной офис
- Клиент B
- Клиент A
Делайте дерево настолько неглубоким, насколько позволяет структура управления. Каждый лишний уровень — это ещё одно место, где настройку можно переопределить, и ещё один фильтр в каждом отчёте. Ожидайте и перемен: регионы объединяются, франчайзи покупают новые магазины, поэтому перенос филиала не должен означать его пересоздание.
Решите, что централизовано, а что остаётся на местах
| Область | Обычно централизованно | Обычно на местах |
|---|---|---|
| Курсы обязательного обучения и фирменные курсы | Создаются один раз на верхнем уровне и передаются вниз | Назначаются и контролируются, но не редактируются |
| Местное вводное обучение | Рекомендации или шаблон, если они есть | Создаётся площадкой или клиентом |
| Брендинг | Единый бренд для всей франшизы | Собственный бренд клиентской организации |
| Вход | Методы по умолчанию для всей группы | Собственный поставщик удостоверений клиента |
| Уведомления по электронной почте | Формулировки и настройки группы | Изменения только там, где нужно |
| Юридические тексты | Условия и политика конфиденциальности группы | Собственные тексты, если франчайзи или клиент — отдельная компания |
| Записи на курсы и контроль | Обязательные курсы и сроки | Повседневная запись на курсы и напоминания |
Хорошее правило по умолчанию: задавайте настройки один раз наверху, пусть они передаются вниз, и переопределяйте их только по веской причине: отдельное юридическое лицо, отдельный бренд или отдельный поставщик удостоверений. Договоритесь, кто и что может переопределять, и запишите это.
Делитесь курсами, а не копируйте их
Копии расходятся. Когда один и тот же курс существует в пятидесяти местах, каждое обновление приходится вносить пятьдесят раз, а отчёты сравнивают пятьдесят немного разных курсов. Создавайте каждый общий курс один раз, на том уровне, которому он принадлежит, и распространяйте его вниз:
- По умолчанию делитесь со всеми и исключайте филиалы, которым курс не нужен, например площадки, не предлагающие определённую услугу.
- Убедитесь, что новые площадки, добавленные под включённый регион, автоматически получают курс.
- Позвольте получающим площадкам добавлять собственные курсы рядом с общими, но не редактировать общий.
- Когда площадка перестаёт получать курс, решите, могут ли слушатели, находящиеся на середине обучения, его закончить.
Делегируйте администрирование
Дайте каждой площадке хотя бы одного местного администратора, а тем, кто проводит обучение, но не должен трогать настройки или оплату, — более узкую роль. Головной офис должен иметь возможность зайти на любую площадку, чтобы помочь, и каждое действие должно записываться на человека, который его выполнил. Избегайте общих учётных записей для руководителей площадок: из-за них журнал аудита теряет смысл.
Отчёты по всем площадкам
Договоритесь о вопросах до того, как строить отчёты: у кого на каждой площадке просрочено обучение, какие регионы отстают по обязательному курсу и какие сертификаты истекают в следующем месяце. Затем проверьте, что структура даёт на них ответы. Организации уровня региона упрощают отчёты по регионам. Каждый руководитель должен видеть свой филиал и всё, что ниже него, и ничего рядом с ним.
Как работает дерево организаций Acadenix
Acadenix построена вокруг дерева организаций, которые вкладываются друг в друга на любую глубину.
Структура
- Просматривайте организации списком или деревом. Создайте организацию ниже своей либо пригласите контактное лицо создать собственную организацию ниже вашей и стать её первым администратором.
- Перенесите организацию к новому родителю, предварительно просмотрев, что изменится для входа, курсов и лицензий. Всё, что ниже неё, переносится вместе с ней.
- Архивируйте филиал вместе со всем, что ниже него. Его сотрудники не смогут войти, пока вы его не восстановите, при этом ничего не удаляется.
Настройки, которые передаются вниз
Брендинг, почтовый сервер, юридические тексты, уведомления по электронной почте, встроенные методы входа, ИИ-помощник и локализация наследуются. Каждая настройка показывает, что действует и откуда это взято (локально, унаследовано или по умолчанию в Acadenix), а перед изменением, которое затронет организации ниже, предупреждает «Это изменение затронет» с указанием их числа. Каждое переопределение записывается в журнал действий. Домены регистрации по электронной почте, собственные домены (в тарифе Gold — до пяти на организацию) и подключения SAML у каждой организации свои; см. наше руководство по единому входу SAML.
Курсы, роли и отчёты
- Поделитесь курсом со всеми дочерними организациями или с выбранными, задав для любого филиала вариант «Эта организация и всё ниже», «Только эта организация», «Исключена» или «Наследовать». Побеждает ближайшее правило, организации, добавленные позже ниже включённого филиала, получают курс автоматически, а перед сохранением вы просматриваете, что добавится и что будет убрано. Если слушатели потеряют курс, вы выбираете, могут ли они его закончить. Получающие организации не могут его редактировать, но могут отключить для себя новые записи.
- Роли — «Администратор», «Инструктор» и «Слушатель». Администраторы видят только свою организацию и те, что ниже неё, а инструкторы проводят обучение без доступа к настройкам, оплате и структуре. В каждой активной организации всегда остаётся хотя бы один собственный администратор. Администраторы могут переключаться в любую организацию ниже своей, а полоса «Вы работаете в другой организации» показывает, где они находятся.
- Отчёты охватывают вашу организацию и всё, что ниже неё, при необходимости с фильтром по одному филиалу и с сохранёнными фильтрами, а в тарифах Silver и Gold доступен экспорт в CSV.
- Администратор может перенести человека в другую организацию ниже своей, сохранив его историю обучения. Слушатели также могут запросить копирование своей истории из другой организации группы — это одобряют администраторы той организации.
В тарифах Silver и Gold учебные центры и партнёры могут продавать курсы — или саму Acadenix — по тому же дереву; см. перепродажу Acadenix.
Главное
- Сначала спроектируйте иерархию: уровень существует, потому что им кто-то управляет, ему нужны другие настройки или по нему составляют отчёты.
- Задавайте значения по умолчанию один раз наверху и переопределяйте их только по веской причине — например, отдельный бренд, юридическое лицо или поставщик удостоверений.
- Передавайте вниз по дереву одну версию каждого курса, а не копируйте его.
- Дайте каждой площадке местного администратора и ограничьте то, что видит каждый человек, его собственным филиалом.
- Следите, чтобы данные об обучении следовали за людьми, когда те переходят с площадки на площадку.
Планируете обучение на множестве площадок или у клиентов? Запросите пробный доступ и попробуйте на нескольких филиалах или свяжитесь с нами, чтобы обсудить вашу структуру.
