프랜차이즈 그룹, 수십 개 사업장을 둔 기업, 업계 협회, 여러 고객 조직을 둔 교육 기관은 모두 같은 문제를 안고 있습니다. 교육 기준은 하나인데 이를 실행하는 곳은 여러 곳이라는 점입니다. 본사는 일관성과 누가 교육을 받았는지 한눈에 보는 화면을 원합니다. 각 사업장은 본사를 기다리지 않고 자기 인원을 직접 운영하고 싶어 합니다. 이 가이드는 다지점 및 프랜차이즈 교육을 두 요구가 모두 충족되도록 구성하는 방법과, Acadenix의 조직 트리가 이를 어떻게 처리하는지 설명합니다.
다지점 교육이 보기보다 어려운 이유
- 일관성 대 현장 통제. 브랜드 기준과 컴플라이언스 과정은 어디서나 같아야 하지만, 각 사업장에는 고유의 입문 교육, 장비, 절차가 있습니다.
- 현장 관리자. 사업장 관리자는 다른 사업장의 사용자를 보거나 그룹 설정을 바꾸지 않고도 자기 직원을 수강 등록하고 지원할 수 있어야 합니다.
- 브랜딩. 프랜차이즈는 보통 어디서나 하나의 브랜드를 원하지만, 교육 기관의 고객들은 각자 자기 로고, 색상, 웹 주소를 원합니다.
- 보고. 본사는 지역 전체를 아우르는 통합 보고가 필요하고, 각 사업장 관리자는 기한이 지난 사람의 목록이 필요합니다.
- 사람이 이동합니다. 직원은 사업장 간에 전근하며, 이수 기록과 수료증도 함께 따라가야 합니다.
- 성장. 새 사업장과 고객은 첫날부터 알맞은 과정과 설정이 필요합니다.
먼저 조직 구조를 설계하세요
과정을 하나라도 불러오기 전에 구조부터 정하세요. 유용한 판단 기준이 있습니다. 어떤 계층을 누군가 관리하거나, 다른 설정이 필요하거나, 따로 보고하고 싶다면 그 계층은 존재할 이유가 있습니다. 어느 것에도 해당하지 않는다면 그것은 조직이 아니라 보고서 필터나 직함입니다.
프랜차이즈나 다지점 그룹은 다음과 같은 모습일 수 있습니다.
- 그룹 본사: 브랜드 및 컴플라이언스 과정을 소유하고 그룹 전체 기본값을 설정합니다
- 퀸즐랜드 지역: 지역 관리자가 소속 사업장 전체를 대상으로 보고서를 확인합니다
- 브리즈번 CBD 매장
- 골드코스트 매장
- 뉴사우스웨일스 지역
- 패러매타 매장
- 뉴캐슬 매장
- 지원 사무소: 본사 자체 직원
- 퀸즐랜드 지역: 지역 관리자가 소속 사업장 전체를 대상으로 보고서를 확인합니다
기업을 상대로 판매하는 교육 기관은 고객마다 한 계층을 두고, 그 아래에 고객의 사업장이나 부서를 두는 경우가 많습니다.
- 교육 기관
- 고객 A
- 물류센터
- 본사
- 고객 B
- 고객 A
트리는 관리 구조가 허용하는 한 얕게 유지하세요. 계층이 하나 늘 때마다 설정이 재정의될 수 있는 곳이 하나 늘고, 모든 보고서에 필터가 하나 더 붙습니다. 변화도 예상해야 합니다. 지역이 합쳐지고 가맹점주가 매장을 더 인수하기도 하므로, 지점을 옮긴다고 해서 처음부터 다시 만들어야 해서는 안 됩니다.
무엇을 중앙에서, 무엇을 현장에서 정할지 결정하세요
| 영역 | 보통 중앙 | 보통 현장 |
|---|---|---|
| 컴플라이언스 및 브랜드 과정 | 최상위에서 한 번 만들어 하위로 공유 | 배정하고 후속 조치만 하며 수정하지 않음 |
| 현장 입문 교육 | 있다면 가이드나 템플릿 제공 | 사업장 또는 고객이 직접 제작 |
| 브랜딩 | 프랜차이즈 전체에 하나의 브랜드 | 고객 조직 고유의 브랜드 |
| 로그인 | 그룹 전체 기본 방식 | 고객 자체의 ID 공급자 |
| 알림 이메일 | 그룹 문구와 설정 | 필요한 곳에서만 변경 |
| 법적 문서 | 그룹 약관 및 개인정보 처리방침 | 가맹점주나 고객이 별개의 사업체인 경우 자체 문서 |
| 수강 등록과 후속 조치 | 필수 과정과 기한 | 일상적인 수강 등록과 독촉 |
좋은 기본 원칙은 최상위에서 한 번 설정해 아래로 흘려보내고, 별도 법인, 별도 브랜드, 별도 ID 공급자처럼 이유가 있을 때만 재정의하는 것입니다. 누가 무엇을 재정의할 수 있는지 합의하고 문서로 남기세요.
과정은 복사하지 말고 공유하세요
복사본은 서로 달라집니다. 같은 과정이 쉰 곳에 있으면 업데이트를 쉰 번 해야 하고, 보고서는 조금씩 다른 쉰 개의 과정을 비교하게 됩니다. 공유하는 과정은 그것을 소유한 계층에서 한 번만 만들어 아래로 배포하세요.
- 기본적으로 모두에게 공유하고, 특정 서비스를 제공하지 않는 사업장처럼 받지 않아야 할 지점은 제외하세요.
- 포함된 지역 아래에 새로 추가되는 사업장이 과정을 자동으로 받도록 하세요.
- 받는 사업장이 공유된 과정과 함께 자체 과정을 추가할 수 있게 하되, 공유된 과정은 수정하지 못하게 하세요.
- 사업장이 과정을 더 이상 받지 않게 될 때, 수강 중인 학습자가 마칠 수 있게 할지 정하세요.
관리 권한을 위임하세요
모든 사업장에 최소 한 명의 현장 관리자를 두고, 교육을 운영하지만 설정이나 결제는 다루지 말아야 하는 사람에게는 더 좁은 역할을 부여하세요. 본사는 어느 사업장에든 들어가 도울 수 있어야 하고, 모든 작업은 실행한 사람의 이름으로 기록되어야 합니다. 사업장 관리자에게 공용 로그인을 쓰게 하는 것은 피하세요. 감사 추적이 의미를 잃게 됩니다.
사업장 전반의 보고
보고서를 만들기 전에 답하고자 하는 질문을 합의하세요. 각 사업장에서 기한이 지난 사람은 누구인지, 필수 과정에서 뒤처진 지역은 어디인지, 다음 달에 만료되는 수료증은 무엇인지 같은 질문입니다. 그런 다음 구조가 그 질문에 답할 수 있는지 확인하세요. 지역 단위 조직이 있으면 지역별 보고서를 쉽게 만들 수 있습니다. 각 관리자는 자기 지점과 그 아래의 모든 것을 보되, 옆 지점은 보지 못해야 합니다.
Acadenix 조직 트리의 작동 방식
Acadenix는 임의의 깊이로 중첩되는 조직 트리를 중심으로 설계되었습니다.
구조
- 조직을 목록이나 트리로 볼 수 있습니다. 내 조직 아래에 새 조직을 만들거나, 담당자를 초대해 내 조직 아래에서 자신의 조직을 첫 관리자로서 직접 설정하게 할 수 있습니다.
- 로그인, 과정, 라이선스에 어떤 변화가 생기는지 미리 확인한 뒤 조직을 새 상위 조직으로 옮길 수 있습니다. 그 아래의 모든 것도 함께 이동합니다.
- 지점을 그 아래의 모든 것과 함께 보관 처리할 수 있습니다. 복원하기 전까지 소속 사용자는 로그인할 수 없으며, 삭제되는 것은 없습니다.
하위로 전달되는 설정
브랜딩, 메일 서버, 법적 문서, 알림 이메일, 기본 제공 로그인 방식, AI 도움말, 현지화는 상속됩니다. 각 설정에는 현재 적용된 값과 그 출처(로컬, 상속됨, Acadenix 기본값)가 표시되며, 변경이 하위 조직에 영향을 주기 전에는 대상 수와 함께 ‘Changing this affects’(이 변경의 영향 대상)라는 경고가 나타납니다. 모든 재정의는 활동 로그에 기록됩니다. 이메일 등록 도메인, 사용자 지정 도메인(Gold에서는 조직당 최대 5개), SAML 연결은 각 조직 고유의 것입니다. SAML 싱글 사인온 가이드를 참고하세요.
과정, 역할, 보고서
- 과정은 모든 하위 조직 또는 선택한 조직에 공유할 수 있으며, 각 지점을 This and everything under it(이 조직과 하위 전체), This organisation only(이 조직만), Excluded(제외), Inherit(상속) 중 하나로 설정합니다. 가장 가까운 규칙이 우선하고, 포함된 지점 아래에 나중에 추가된 조직은 과정을 자동으로 받으며, 저장하기 전에 추가되거나 제거되는 항목을 미리 볼 수 있습니다. 학습자가 과정을 잃게 되는 경우에는 마칠 수 있게 할지 선택합니다. 과정을 받은 조직은 수정할 수 없지만, 자기 조직에 한해 신규 수강 등록을 끌 수 있습니다.
- 역할은 Admin(관리자), Instructor(강사), Learner(학습자)입니다. 관리자는 자신의 조직과 그 하위 조직만 볼 수 있고, 강사는 설정, 결제, 구조에는 관여하지 않고 교육을 운영합니다. 활성 상태의 모든 조직은 자체 관리자를 최소 한 명 유지합니다. 관리자는 자신의 하위 어느 조직으로든 전환할 수 있으며, ‘Currently roaming’(현재 이동 중) 표시줄이 현재 위치를 보여 줍니다.
- 보고서는 내 조직과 그 아래 전체를 대상으로 하며, 필요하면 한 지점으로 필터링할 수 있고 필터를 저장할 수 있습니다. Silver와 Gold에서는 CSV로 내보낼 수 있습니다.
- 관리자는 사용자를 자신의 하위 다른 조직으로 옮기면서 학습 이력을 유지할 수 있습니다. 학습자도 그룹 내 다른 조직에서의 이력을 복사해 달라고 요청할 수 있으며, 해당 조직의 관리자가 이를 승인합니다.
Silver와 Gold에서는 교육 기관과 파트너가 같은 트리를 따라 과정이나 Acadenix 자체를 판매할 수 있습니다. Acadenix 재판매를 참고하세요.
핵심 요약
- 계층 구조를 먼저 설계하세요. 계층은 누군가 관리하거나, 다른 설정이 필요하거나, 따로 보고하기 때문에 존재합니다.
- 기본값은 최상위에서 한 번 설정하고, 별도의 브랜드, 법인, ID 공급자처럼 분명한 이유가 있을 때만 재정의하세요.
- 과정은 복사하지 말고, 과정마다 하나의 버전을 트리 아래로 공유하세요.
- 모든 사업장에 현장 관리자를 두고, 각자가 볼 수 있는 범위를 자기 지점으로 제한하세요.
- 사용자가 사업장 간에 이동할 때 기록이 따라가도록 하세요.
여러 사업장이나 고객에 걸친 교육을 계획하고 계신가요? 체험을 신청해 몇 개 지점으로 사용해 보거나, 구조에 대해 문의해 주세요.
