Koulutuksen järjestäminen franchise-ketjuissa, toimipisteissä ja asiakasorganisaatioissa

Franchise-ketju, kymmeniä toimipisteitä pyörittävä yritys, alan yhdistys ja koulutusyritys, jolla on paljon asiakasorganisaatioita, kohtaavat kaikki saman ongelman: yksi koulutusstandardien joukko ja monta paikkaa, joissa ne toteutetaan. Pääkonttori haluaa yhtenäisyyttä ja yhden näkymän siihen, ketkä on koulutettu. Jokainen toimipiste haluaa hoitaa omat ihmisensä odottamatta pääkonttoria. Tämä opas kertoo, miten monitoimipiste- ja franchise-koulutus järjestetään niin, että molemmat toteutuvat, ja miten Acadenixin organisaatiopuu hoitaa asian.

Miksi monitoimipistekoulutus on vaikeampaa kuin miltä näyttää

• Yhtenäisyys vastaan paikallinen hallinta. Brändistandardien ja compliance-kurssien on oltava kaikkialla samat, mutta jokaisella toimipisteellä on omat perehdytyksensä, laitteensa ja toimintatapansa.
• Paikalliset ylläpitäjät. Toimipisteen esihenkilöiden on voitava ilmoittaa kurssille ja tukea omaa henkilöstöään näkemättä muiden toimipisteiden ihmisiä tai muuttamatta konsernin asetuksia.
• Brändäys. Franchise haluaa yleensä yhden brändin kaikkialle, kun taas koulutusyrityksen asiakkaat haluavat kukin oman logonsa, värinsä ja verkko-osoitteensa.
• Raportointi. Pääkonttori tarvitsee koosteen alueiden yli; jokainen toimipisteen esihenkilö tarvitsee oman luettelonsa siitä, kenellä on määräaika ylitetty.
• Ihmiset liikkuvat. Työntekijät siirtyvät toimipisteestä toiseen, ja heidän suoritustensa ja todistustensa on seurattava mukana.
• Kasvu. Uudet toimipisteet ja asiakkaat tarvitsevat oikeat kurssit ja asetukset ensimmäisestä päivästä lähtien.

Suunnittele organisaatiorakenne ensin

Päätä rakenne, ennen kuin lataat yhtään kurssia. Hyödyllinen testi: taso ansaitsee paikkansa, jos joku hallinnoi sitä, se tarvitsee erilaiset asetukset tai haluat raportoida siitä erikseen. Jos mikään näistä ei päde, kyseessä on raporttisuodatin tai tehtävänimike, ei organisaatio.

Franchise- tai monitoimipisteinen konserni voisi näyttää tältä:

• Konsernin pääkonttori: omistaa brändi- ja compliance-kurssit ja asettaa koko konsernin oletukset
  • Queenslandin alue: aluepäällikkö saa raportit kaikista alueensa toimipisteistä
    • Brisbane CBD -myymälä
    • Gold Coast -myymälä
  • New South Walesin alue
    • Parramatta-myymälä
    • Newcastle-myymälä
  • Tukitoimisto: pääkonttorin oma henkilöstö

Yrityksille myyvällä koulutusyrityksellä on usein yksi taso asiakasta kohden, ja sen alla asiakkaan toimipisteet tai osastot:

• Koulutusyritys
  • Asiakas A
    • Varasto
    • Pääkonttori
  • Asiakas B

Pidä puu niin matalana kuin johtamisrakenteesi sallii. Jokainen ylimääräinen taso on yksi paikka lisää, jossa asetus voidaan ohittaa, ja yksi suodatin lisää jokaisessa raportissa. Varaudu myös muutoksiin: alueet yhdistyvät ja franchise-yrittäjät ostavat lisää myymälöitä, joten haaran siirtäminen ei saa tarkoittaa sen uudelleenrakentamista.

Päätä, mikä on keskitettyä ja mikä paikallista

Hyvä oletus on asettaa asiat kerran ylätasolla, antaa niiden periytyä alaspäin ja ohittaa niitä vain perustellusta syystä: erillinen oikeushenkilö, erillinen brändi tai erillinen identiteetintarjoaja. Sovi, kuka saa ohittaa mitäkin, ja kirjaa se ylös.

Jaa kurssit, älä kopioi niitä

Kopiot etääntyvät toisistaan. Kun sama kurssi elää viidessäkymmenessä paikassa, jokainen päivitys on tehtävä viisikymmentä kertaa, ja raporteissa verrataan viittäkymmentä hieman erilaista kurssia. Rakenna jokainen jaettu kurssi kerran sillä tasolla, joka sen omistaa, ja jaa se alaspäin:

• Jaa oletuksena kaikille ja sulje pois haarat, joiden ei pidä saada sitä, kuten toimipisteet, jotka eivät tarjoa tiettyä palvelua.
• Varmista, että mukana olevan alueen alle lisätyt uudet toimipisteet saavat kurssin automaattisesti.
• Anna vastaanottavien toimipisteiden lisätä omia kurssejaan rinnalle, mutta ei muokata jaettua kurssia.
• Kun toimipiste lakkaa saamasta kurssia, päätä, saavatko kesken olevat oppijat suorittaa sen loppuun.

Delegoi hallinta

Anna jokaiselle toimipisteelle vähintään yksi paikallinen ylläpitäjä ja anna koulutusta hoitaville, joiden ei pidä koskea asetuksiin tai laskutukseen, suppeampi rooli. Pääkonttorin pitäisi voida astua mihin tahansa toimipisteeseen auttamaan, ja jokainen toimi pitäisi kirjata sen tehneen henkilön nimiin. Vältä toimipisteen esihenkilöiden yhteisiä tunnuksia: ne tekevät tarkastusjäljestä merkityksettömän.

Raportoi toimipisteiden yli

Sovi kysymykset ennen raporttien rakentamista: kenellä on määräaika ylitetty missäkin toimipisteessä, mitkä alueet ovat jäljessä pakollisen kurssin suorittamisessa ja mitkä todistukset vanhenevat ensi kuussa. Tarkista sitten, että rakenne vastaa niihin. Aluetason organisaatiot tekevät aluetason raporteista helppoja. Jokaisen esihenkilön pitäisi nähdä oma haaransa ja kaikki sen alapuolella oleva, mutta ei mitään sen vierellä olevaa.

Näin Acadenixin organisaatiopuu toimii

Acadenix on rakennettu organisaatioiden puun ympärille, ja organisaatiot voivat olla sisäkkäin niin monessa tasossa kuin tarvitaan.

Rakenne

• Näe organisaatiosi luettelona tai puuna. Luo yksi omasi alle tai kutsu yhteyshenkilö perustamaan oma organisaationsa omasi alle sen ensimmäisenä ylläpitäjänä.
• Siirrä organisaatio uuden emo-organisaation alle ja näe esikatselu siitä, mikä muuttuu kirjautumisen, kurssien ja lisenssien osalta. Kaikki sen alapuolella oleva siirtyy mukana.
• Arkistoi haara kaikkine alaorganisaatioineen. Sen ihmiset eivät voi kirjautua, ennen kuin palautat sen, eikä mitään poisteta.

Alaspäin periytyvät asetukset

Brändäys, postipalvelin, juridiset tekstit, ilmoitussähköpostit, sisäänrakennetut kirjautumistavat, tekoälyapu ja lokalisointi periytyvät. Jokainen asetus näyttää, mikä on voimassa ja mistä se tulee (paikallinen, peritty tai Acadenixin oletus), ja varoittaa tekstillä ”Changing this affects” (tämä muutos vaikuttaa) ja määrällä, ennen kuin muutos ulottuu alapuolisiin organisaatioihin. Jokainen ohitus kirjataan tapahtumalokiin. Rekisteröitymisen sähköpostiverkkotunnukset, omat verkkotunnukset (Gold-paketissa enintään viisi organisaatiota kohden) ja SAML-yhteydet ovat kunkin organisaation omia; katso SAML-kertakirjautumisen opas.

Kurssit, roolit ja raportit

• Jaa kurssi kaikille alaorganisaatioille tai valituille asettamalla mikä tahansa haara arvoon This and everything under it (tämä ja kaikki sen alla), This organisation only (vain tämä organisaatio), Excluded (suljettu pois) tai Inherit (peritty). Lähin sääntö voittaa, myöhemmin mukana olevan haaran alle lisätyt organisaatiot saavat kurssin automaattisesti, ja näet ennen tallennusta, mitä lisätään ja poistetaan. Jos oppijat menettäisivät kurssin, valitset, saavatko he suorittaa sen loppuun. Vastaanottavat organisaatiot eivät voi muokata kurssia, mutta voivat sulkea uudet ilmoittautumiset itseltään.
• Roolit ovat Admin (ylläpitäjä), Instructor (kouluttaja) ja Learner (oppija). Ylläpitäjät näkevät vain oman organisaationsa ja sen alapuoliset, ja kouluttajat hoitavat koulutusta ilman pääsyä asetuksiin, laskutukseen tai rakenteeseen. Jokaisella aktiivisella organisaatiolla on aina vähintään yksi oma ylläpitäjä. Ylläpitäjät voivat siirtyä mihin tahansa alapuolellaan olevaan organisaatioon, ja ”Currently roaming” -palkki (tällä hetkellä vierailussa) näyttää, missä he ovat.
• Raportit kattavat organisaatiosi ja kaiken sen alapuolella olevan, ja ne voi rajata yhteen haaraan tarvittaessa; tallennetut suodattimet ovat käytössä, ja CSV-vienti on saatavilla Silver- ja Gold-paketeissa.
• Ylläpitäjä voi siirtää henkilön toiseen alapuolellaan olevaan organisaatioon ja säilyttää hänen oppimishistoriansa. Oppijat voivat myös pyytää historiansa kopiointia konsernin toisesta organisaatiosta, ja kyseisen organisaation ylläpitäjät hyväksyvät pyynnön.

Silver- ja Gold-paketeissa koulutusyritykset ja kumppanit voivat myydä kursseja tai Acadenixia itseään saman puun alaspäin; katso Acadenixin jälleenmyynti.

Tärkeimmät opit

• Suunnittele hierarkia ensin: taso on olemassa, koska joku hallinnoi sitä, se tarvitsee erilaiset asetukset tai siitä raportoidaan.
• Aseta oletukset kerran ylätasolla ja ohita ne vain selvästä syystä, kuten erillinen brändi, oikeushenkilö tai identiteetintarjoaja.
• Jaa jokaisesta kurssista yksi versio puun alaspäin kopioimisen sijaan.
• Anna jokaiselle toimipisteelle paikallinen ylläpitäjä ja rajaa se, mitä kukin näkee, omaan haaraansa.
• Varmista, että tiedot seuraavat ihmisiä, kun he siirtyvät toimipisteiden välillä.

Suunnitteletko koulutusta usean toimipisteen tai asiakkaan yli? Pyydä arviointijakso ja kokeile sitä muutamalla haaralla tai ota yhteyttä rakenteestasi.