Một tập đoàn nhượng quyền, một doanh nghiệp có hàng chục địa điểm, một hiệp hội ngành nghề và một đơn vị đào tạo có nhiều tổ chức khách hàng đều đối mặt với cùng một vấn đề: một bộ tiêu chuẩn đào tạo, nhưng nhiều nơi cùng triển khai. Trụ sở chính muốn có sự nhất quán và một cái nhìn duy nhất về ai đã được đào tạo. Mỗi địa điểm muốn tự quản lý nhân sự của mình mà không phải chờ trụ sở chính. Hướng dẫn này trình bày cách thiết lập đào tạo đa địa điểm và nhượng quyền để cả hai điều đó cùng thực hiện được, và cách cây tổ chức của Acadenix xử lý việc này.
Vì sao đào tạo đa địa điểm khó hơn vẻ ngoài
- Nhất quán và quyền kiểm soát cục bộ. Tiêu chuẩn thương hiệu và các khóa học tuân thủ phải giống nhau ở mọi nơi, nhưng mỗi địa điểm có buổi định hướng, thiết bị và quy trình riêng.
- Quản trị viên tại chỗ. Quản lý địa điểm cần ghi danh và hỗ trợ nhân viên của mình mà không thấy nhân sự của các địa điểm khác hay thay đổi thiết lập của cả tập đoàn.
- Thương hiệu. Một đơn vị nhượng quyền thường muốn một thương hiệu duy nhất ở mọi nơi, trong khi mỗi khách hàng của một đơn vị đào tạo lại muốn logo, màu sắc và địa chỉ web của riêng họ.
- Báo cáo. Trụ sở chính cần bản tổng hợp trên các khu vực; mỗi quản lý địa điểm cần danh sách riêng về những ai đang quá hạn.
- Nhân sự luân chuyển. Nhân viên chuyển giữa các địa điểm, và kết quả hoàn thành cùng chứng chỉ của họ cần đi theo họ.
- Tăng trưởng. Các địa điểm và khách hàng mới cần đúng khóa học và thiết lập ngay từ ngày đầu tiên.
Thiết kế cấu trúc tổ chức trước tiên
Hãy quyết định hình dạng trước khi nạp bất kỳ khóa học nào. Một phép thử hữu ích: một cấp xứng đáng tồn tại nếu có người quản trị nó, nó cần thiết lập khác biệt, hoặc bạn muốn báo cáo riêng về nó. Nếu không có điều nào trong đó áp dụng, đó chỉ là một bộ lọc báo cáo hoặc một chức danh, không phải một tổ chức.
Một tập đoàn nhượng quyền hoặc đa địa điểm có thể trông như thế này:
- Trụ sở chính của tập đoàn: sở hữu các khóa học về thương hiệu và tuân thủ, đồng thời đặt các giá trị mặc định cho toàn tập đoàn
- Khu vực Queensland: quản lý khu vực xem báo cáo trên các địa điểm của mình
- Cửa hàng Brisbane CBD
- Cửa hàng Gold Coast
- Khu vực New South Wales
- Cửa hàng Parramatta
- Cửa hàng Newcastle
- Văn phòng hỗ trợ: nhân sự của chính trụ sở chính
- Khu vực Queensland: quản lý khu vực xem báo cáo trên các địa điểm của mình
Một đơn vị đào tạo bán cho doanh nghiệp thường có một cấp cho mỗi khách hàng, với các địa điểm hoặc phòng ban của khách hàng nằm bên dưới:
- Đơn vị đào tạo
- Khách hàng A
- Kho
- Trụ sở chính
- Khách hàng B
- Khách hàng A
Hãy giữ cây tổ chức nông hết mức mà cơ cấu quản lý của bạn cho phép. Mỗi cấp thêm vào là thêm một nơi có thể ghi đè thiết lập và thêm một bộ lọc trên mọi báo cáo. Cũng hãy chuẩn bị cho sự thay đổi: các khu vực sáp nhập, đơn vị nhượng quyền mua thêm cửa hàng, vì vậy việc chuyển một chi nhánh không nên đồng nghĩa với việc xây dựng lại nó.
Quyết định điều gì do trung tâm quản lý và điều gì do địa phương
| Lĩnh vực | Thường do trung tâm | Thường do địa phương |
|---|---|---|
| Khóa học tuân thủ và thương hiệu | Xây dựng một lần ở cấp cao nhất và chia sẻ xuống | Được giao và theo dõi, không chỉnh sửa |
| Buổi định hướng tại chỗ | Hướng dẫn hoặc mẫu, nếu có | Do địa điểm hoặc khách hàng xây dựng |
| Thương hiệu | Một thương hiệu chung cho cả hệ thống nhượng quyền | Thương hiệu riêng của tổ chức khách hàng |
| Đăng nhập | Các phương thức mặc định toàn tập đoàn | Nhà cung cấp danh tính riêng của khách hàng |
| Email thông báo | Nội dung và thiết lập của tập đoàn | Chỉ thay đổi khi cần thiết |
| Văn bản pháp lý | Điều khoản và chính sách quyền riêng tư của tập đoàn | Văn bản riêng khi đơn vị nhượng quyền hoặc khách hàng là một doanh nghiệp độc lập |
| Ghi danh và theo dõi | Các khóa học bắt buộc và hạn chót | Ghi danh hằng ngày và nhắc nhở |
Một mặc định tốt là đặt mọi thứ một lần ở cấp cao nhất, để chúng chảy xuống dưới, và chỉ ghi đè khi có lý do: một pháp nhân riêng, một thương hiệu riêng hoặc một nhà cung cấp danh tính riêng. Hãy thống nhất ai được ghi đè những gì, và ghi lại thành văn bản.
Chia sẻ khóa học, đừng sao chép
Các bản sao dần lệch nhau. Khi cùng một khóa học nằm ở năm mươi nơi, mỗi lần cập nhật phải làm năm mươi lần, và các báo cáo so sánh năm mươi khóa học hơi khác nhau. Hãy xây dựng mỗi khóa học dùng chung một lần, ở cấp sở hữu nó, rồi phân phối xuống dưới:
- Mặc định chia sẻ cho tất cả mọi người, và loại trừ những chi nhánh không nên có khóa học đó, chẳng hạn các địa điểm không cung cấp một dịch vụ nhất định.
- Đảm bảo các địa điểm mới được thêm vào dưới một khu vực đã được đưa vào sẽ tự động nhận khóa học.
- Để các địa điểm nhận được thêm khóa học của riêng họ bên cạnh, nhưng không chỉnh sửa khóa học dùng chung.
- Khi một địa điểm không còn nhận một khóa học, hãy quyết định xem học viên đang học dở có được hoàn thành hay không.
Ủy quyền quản trị
Hãy giao cho mỗi địa điểm ít nhất một quản trị viên tại chỗ, và giao vai trò hẹp hơn cho những người điều hành đào tạo nhưng không nên đụng đến thiết lập hay thanh toán. Trụ sở chính nên có thể bước vào bất kỳ địa điểm nào để hỗ trợ, và mọi thao tác nên được ghi lại theo tên người thực hiện. Hãy tránh dùng chung tài khoản đăng nhập cho các quản lý địa điểm: điều đó khiến nhật ký kiểm toán trở nên vô nghĩa.
Báo cáo trên các địa điểm
Hãy thống nhất các câu hỏi trước khi xây dựng báo cáo: ai đang quá hạn ở từng địa điểm, khu vực nào đang chậm trễ ở một khóa học bắt buộc, và chứng chỉ nào sẽ hết hạn vào tháng tới. Sau đó kiểm tra xem cấu trúc có trả lời được chúng không. Các tổ chức cấp khu vực giúp việc lập báo cáo cấp khu vực trở nên dễ dàng. Mỗi quản lý nên thấy chi nhánh của mình và mọi thứ bên dưới, không thấy gì ở bên cạnh.
Cây tổ chức của Acadenix hoạt động như thế nào
Acadenix được xây dựng xoay quanh một cây tổ chức lồng nhau ở bất kỳ cấp độ nào.
Cấu trúc
- Xem các tổ chức của bạn dưới dạng danh sách hoặc cây. Tạo một tổ chức bên dưới tổ chức của bạn, hoặc mời một người liên hệ tự thiết lập tổ chức của họ bên dưới tổ chức của bạn với tư cách quản trị viên đầu tiên.
- Chuyển một tổ chức sang tổ chức mẹ mới kèm bản xem trước những gì thay đổi về đăng nhập, khóa học và giấy phép. Mọi thứ bên dưới nó cũng di chuyển theo.
- Lưu trữ một chi nhánh cùng mọi thứ bên dưới. Nhân sự của chi nhánh không thể đăng nhập cho đến khi bạn khôi phục, và không có gì bị xóa.
Thiết lập kế thừa xuống dưới
Thương hiệu, máy chủ thư, văn bản pháp lý, email thông báo, các phương thức đăng nhập tích hợp, trợ giúp AI và bản địa hóa đều được kế thừa. Mỗi thiết lập hiển thị giá trị đang có hiệu lực và nguồn gốc của nó (cục bộ, kế thừa hoặc mặc định của Acadenix), và cảnh báo “Changing this affects” kèm số lượng trước khi một thay đổi lan đến các tổ chức bên dưới. Mọi lần ghi đè đều được ghi vào nhật ký hoạt động. Tên miền đăng ký email, tên miền tùy chỉnh (trên gói Gold, tối đa năm tên miền cho mỗi tổ chức) và các kết nối SAML là của riêng từng tổ chức; xem hướng dẫn về đăng nhập một lần SAML của chúng tôi.
Khóa học, vai trò và báo cáo
- Chia sẻ một khóa học với tất cả tổ chức con hoặc những tổ chức được chọn, đặt bất kỳ chi nhánh nào ở chế độ “This and everything under it” (chi nhánh này và mọi thứ bên dưới), “This organisation only” (chỉ tổ chức này), “Excluded” (loại trừ) hoặc “Inherit” (kế thừa). Quy tắc gần nhất được ưu tiên, các tổ chức được thêm sau bên dưới một chi nhánh đã được đưa vào sẽ tự động nhận khóa học, và bạn xem trước những gì được thêm và bị bớt trước khi lưu. Nếu học viên sẽ mất khóa học, bạn chọn xem họ có được hoàn thành hay không. Các tổ chức nhận không thể chỉnh sửa khóa học, nhưng có thể tắt ghi danh mới cho riêng mình.
- Các vai trò là Admin (quản trị viên), Instructor (giảng viên) và Learner (học viên). Quản trị viên chỉ thấy tổ chức của mình và các tổ chức bên dưới, còn giảng viên điều hành đào tạo mà không đụng đến thiết lập, thanh toán hay cấu trúc. Mọi tổ chức đang hoạt động luôn có ít nhất một quản trị viên của riêng mình. Quản trị viên có thể chuyển vào bất kỳ tổ chức nào bên dưới tổ chức của mình, với thanh “Currently roaming” cho biết họ đang ở đâu.
- Báo cáo bao quát tổ chức của bạn và mọi thứ bên dưới, có thể lọc theo một chi nhánh khi bạn cần, kèm bộ lọc đã lưu, và xuất CSV trên gói Silver và Gold.
- Quản trị viên có thể chuyển một người sang tổ chức khác bên dưới tổ chức của mình và giữ nguyên lịch sử học tập của họ. Học viên cũng có thể yêu cầu sao chép lịch sử của mình từ một tổ chức khác trong tập đoàn, do quản trị viên của tổ chức đó phê duyệt.
Trên gói Silver và Gold, các đơn vị đào tạo và đối tác có thể bán khóa học, hoặc bán chính Acadenix, xuống cùng cây tổ chức đó; xem bán lại Acadenix.
Những điểm chính cần nhớ
- Hãy thiết kế hệ thống phân cấp trước tiên: một cấp tồn tại vì có người quản trị nó, nó cần thiết lập khác biệt, hoặc bạn báo cáo riêng về nó.
- Đặt các giá trị mặc định một lần ở cấp cao nhất và chỉ ghi đè khi có lý do rõ ràng, chẳng hạn một thương hiệu, pháp nhân hoặc nhà cung cấp danh tính riêng.
- Chia sẻ một phiên bản của mỗi khóa học xuống cây tổ chức thay vì sao chép nó.
- Giao cho mỗi địa điểm một quản trị viên tại chỗ, và giới hạn những gì mỗi người thấy trong phạm vi chi nhánh của họ.
- Đảm bảo hồ sơ đi theo con người khi họ chuyển giữa các địa điểm.
Đang lập kế hoạch đào tạo trên nhiều địa điểm hoặc khách hàng? Đăng ký dùng thử và thử với một vài chi nhánh, hoặc trao đổi với chúng tôi về cấu trúc của bạn.
