Διαχείριση εκπαίδευσης σε franchise, υποκαταστήματα και οργανισμούς-πελάτες

Ένας όμιλος franchise, μια επιχείρηση με δεκάδες εγκαταστάσεις, ένας κλαδικός σύλλογος και ένας πάροχος εκπαίδευσης με πολλούς οργανισμούς-πελάτες αντιμετωπίζουν όλοι το ίδιο πρόβλημα: ένα σύνολο προτύπων εκπαίδευσης και πολλά σημεία που το εφαρμόζουν. Τα κεντρικά γραφεία θέλουν συνέπεια και μία ενιαία εικόνα για το ποιος έχει εκπαιδευτεί. Κάθε εγκατάσταση θέλει να διαχειρίζεται τους δικούς της ανθρώπους χωρίς να περιμένει τα κεντρικά. Αυτός ο οδηγός καλύπτει πώς να ρυθμίσετε την εκπαίδευση πολλών εγκαταστάσεων και franchise ώστε να γίνονται και τα δύο, και πώς το χειρίζεται το δέντρο οργανισμών του Acadenix.

Γιατί η εκπαίδευση σε πολλές εγκαταστάσεις είναι δυσκολότερη απ’ όσο φαίνεται

• Συνέπεια έναντι τοπικού ελέγχου. Τα πρότυπα της μάρκας και τα μαθήματα συμμόρφωσης πρέπει να είναι ίδια παντού, αλλά κάθε εγκατάσταση έχει τις δικές της εισαγωγικές εκπαιδεύσεις, τον δικό της εξοπλισμό και τις δικές της διαδικασίες.
• Τοπικοί διαχειριστές. Οι υπεύθυνοι εγκαταστάσεων πρέπει να εγγράφουν και να υποστηρίζουν το προσωπικό τους χωρίς να βλέπουν τους ανθρώπους άλλων εγκαταστάσεων ή να αλλάζουν τις ρυθμίσεις του ομίλου.
• Εταιρική ταυτότητα. Ένα franchise συνήθως θέλει μία μάρκα παντού, ενώ οι πελάτες ενός παρόχου εκπαίδευσης θέλουν ο καθένας το δικό του λογότυπο, τα δικά του χρώματα και τη δική του διεύθυνση web.
• Αναφορές. Τα κεντρικά γραφεία χρειάζονται συνολική εικόνα ανά περιοχή· κάθε υπεύθυνος εγκατάστασης χρειάζεται τη δική του λίστα με όσους καθυστερούν.
• Οι άνθρωποι μετακινούνται. Το προσωπικό μετατίθεται μεταξύ εγκαταστάσεων και οι ολοκληρώσεις και τα πιστοποιητικά του πρέπει να το ακολουθούν.
• Ανάπτυξη. Οι νέες εγκαταστάσεις και οι νέοι πελάτες χρειάζονται τα σωστά μαθήματα και τις σωστές ρυθμίσεις από την πρώτη τους ημέρα.

Σχεδιάστε πρώτα τη δομή του οργανισμού σας

Αποφασίστε το σχήμα προτού φορτώσετε ένα μόνο μάθημα. Ένα χρήσιμο τεστ: ένα επίπεδο δικαιολογεί την ύπαρξή του αν κάποιος το διαχειρίζεται, χρειάζεται διαφορετικές ρυθμίσεις ή θέλετε να κάνετε ξεχωριστές αναφορές γι’ αυτό. Αν δεν ισχύει τίποτα από αυτά, είναι φίλτρο αναφοράς ή τίτλος θέσης, όχι οργανισμός.

Ένας όμιλος franchise ή πολλών εγκαταστάσεων μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• Κεντρικά γραφεία ομίλου: κατέχουν τα μαθήματα της μάρκας και της συμμόρφωσης και ορίζουν τις προεπιλογές για όλο τον όμιλο
  • Περιοχή Queensland: ο περιφερειακός διευθυντής βλέπει αναφορές για όλες τις εγκαταστάσεις της
    • Κατάστημα Brisbane CBD
    • Κατάστημα Gold Coast
  • Περιοχή New South Wales
    • Κατάστημα Parramatta
    • Κατάστημα Newcastle
  • Γραφείο υποστήριξης: το ίδιο το προσωπικό των κεντρικών γραφείων

Ένας πάροχος εκπαίδευσης που πουλά σε επιχειρήσεις έχει συχνά ένα επίπεδο ανά πελάτη, με τις εγκαταστάσεις ή τα τμήματα του πελάτη από κάτω:

• Πάροχος εκπαίδευσης
  • Πελάτης A
    • Αποθήκη
    • Κεντρικά γραφεία
  • Πελάτης B

Κρατήστε το δέντρο όσο πιο ρηχό επιτρέπει η διοικητική σας δομή. Κάθε επιπλέον επίπεδο είναι ένα ακόμη σημείο όπου μια ρύθμιση μπορεί να παρακαμφθεί και ένα ακόμη φίλτρο σε κάθε αναφορά. Περιμένετε και αλλαγές: οι περιοχές συγχωνεύονται και οι franchisees αγοράζουν περισσότερα καταστήματα, οπότε η μετακίνηση ενός υποκαταστήματος δεν πρέπει να σημαίνει ανοικοδόμησή του.

Αποφασίστε τι είναι κεντρικό και τι τοπικό

Μια καλή προεπιλογή είναι να ορίζετε τα πράγματα μία φορά στην κορυφή, να τα αφήνετε να κατεβαίνουν και να παρακάμπτετε μόνο για κάποιον λόγο: μια ξεχωριστή νομική οντότητα, μια ξεχωριστή μάρκα ή έναν ξεχωριστό πάροχο ταυτότητας. Συμφωνήστε ποιος μπορεί να παρακάμπτει τι και καταγράψτε το.

Κοινοποιήστε τα μαθήματα, μην τα αντιγράφετε

Τα αντίγραφα αποκλίνουν. Όταν το ίδιο μάθημα υπάρχει σε πενήντα σημεία, κάθε ενημέρωση πρέπει να γίνει πενήντα φορές και οι αναφορές συγκρίνουν πενήντα ελαφρώς διαφορετικά μαθήματα. Δημιουργήστε κάθε κοινόχρηστο μάθημα μία φορά, στο επίπεδο που το κατέχει, και διανείμετέ το προς τα κάτω:

• Κοινοποιήστε το σε όλους από προεπιλογή και εξαιρέστε τα υποκαταστήματα που δεν πρέπει να το έχουν, όπως εγκαταστάσεις που δεν προσφέρουν μια συγκεκριμένη υπηρεσία.
• Βεβαιωθείτε ότι οι νέες εγκαταστάσεις που προστίθενται κάτω από μια περιοχή που περιλαμβάνεται λαμβάνουν το μάθημα αυτόματα.
• Αφήστε τις εγκαταστάσεις που το λαμβάνουν να προσθέτουν δικά τους μαθήματα παράλληλα, αλλά όχι να επεξεργάζονται το κοινόχρηστο.
• Όταν μια εγκατάσταση παύει να λαμβάνει ένα μάθημα, αποφασίστε αν οι εκπαιδευόμενοι που βρίσκονται στη μέση μπορούν να το ολοκληρώσουν.

Αναθέστε τη διαχείριση

Δώστε σε κάθε εγκατάσταση τουλάχιστον έναν τοπικό διαχειριστή και δώστε έναν πιο περιορισμένο ρόλο σε όσους διευθύνουν την εκπαίδευση αλλά δεν πρέπει να αγγίζουν ρυθμίσεις ή χρεώσεις. Τα κεντρικά γραφεία πρέπει να μπορούν να μπουν σε οποιαδήποτε εγκατάσταση για να βοηθήσουν και κάθε ενέργεια πρέπει να καταγράφεται στο πρόσωπο που την έκανε. Αποφύγετε τις κοινές συνδέσεις για τους υπεύθυνους εγκαταστάσεων: κάνουν το ίχνος ελέγχου να στερείται νοήματος.

Αναφορές σε όλες τις εγκαταστάσεις

Συμφωνήστε τα ερωτήματα προτού χτίσετε αναφορές: ποιος καθυστερεί σε κάθε εγκατάσταση, ποιες περιοχές υστερούν σε ένα υποχρεωτικό μάθημα και ποια πιστοποιητικά λήγουν τον επόμενο μήνα. Στη συνέχεια, ελέγξτε ότι η δομή τα απαντά. Οι οργανισμοί σε επίπεδο περιοχής κάνουν εύκολες τις αναφορές ανά περιοχή. Κάθε διευθυντής πρέπει να βλέπει το δικό του υποκατάστημα και ό,τι βρίσκεται από κάτω του, και τίποτα δίπλα του.

Πώς λειτουργεί το δέντρο οργανισμών του Acadenix

Το Acadenix είναι χτισμένο γύρω από ένα δέντρο οργανισμών που εμφωλεύουν σε οποιοδήποτε βάθος.

Δομή

• Δείτε τους οργανισμούς σας ως λίστα ή ως δέντρο. Δημιουργήστε έναν κάτω από τον δικό σας ή προσκαλέστε μια επαφή να δημιουργήσει τον δικό της οργανισμό κάτω από τον δικό σας ως πρώτος διαχειριστής του.
• Μετακινήστε έναν οργανισμό σε νέο γονέα, με προεπισκόπηση του τι αλλάζει για τη σύνδεση, τα μαθήματα και τις άδειες. Όλα όσα βρίσκονται από κάτω του μετακινούνται μαζί του.
• Αρχειοθετήστε ένα υποκατάστημα με ό,τι βρίσκεται από κάτω του. Οι άνθρωποί του δεν μπορούν να συνδεθούν μέχρι να το επαναφέρετε και τίποτα δεν διαγράφεται.

Ρυθμίσεις που κληρονομούνται προς τα κάτω

Η εταιρική ταυτότητα, ο διακομιστής αλληλογραφίας, τα νομικά κείμενα, τα email ειδοποιήσεων, οι ενσωματωμένες μέθοδοι σύνδεσης, η βοήθεια AI και η τοπική προσαρμογή κληρονομούνται. Κάθε ρύθμιση δείχνει τι ισχύει και από πού προέρχεται (τοπική, κληρονομημένη ή προεπιλογή του Acadenix) και προειδοποιεί με το μήνυμα «Changing this affects» (αυτή η αλλαγή επηρεάζει) μαζί με έναν αριθμό προτού μια αλλαγή φτάσει στους οργανισμούς από κάτω. Κάθε παράκαμψη καταγράφεται στο αρχείο δραστηριότητας. Τα domain εγγραφής email, τα προσαρμοσμένα domain (στο Gold, έως πέντε ανά οργανισμό) και οι συνδέσεις SAML ανήκουν στον κάθε οργανισμό ξεχωριστά· δείτε τον οδηγό μας για την ενιαία σύνδεση SAML.

Μαθήματα, ρόλοι και αναφορές

• Κοινοποιήστε ένα μάθημα σε όλους τους υποοργανισμούς ή σε επιλεγμένους, ορίζοντας οποιοδήποτε υποκατάστημα σε «This and everything under it» (αυτός και ό,τι βρίσκεται από κάτω του), «This organisation only» (μόνο αυτός ο οργανισμός), «Excluded» (εξαιρείται) ή «Inherit» (κληρονομεί). Κερδίζει ο πλησιέστερος κανόνας, οι οργανισμοί που προστίθενται αργότερα κάτω από ένα υποκατάστημα που περιλαμβάνεται λαμβάνουν το μάθημα αυτόματα και βλέπετε προεπισκόπηση του τι προστίθεται και τι αφαιρείται πριν αποθηκεύσετε. Αν οι εκπαιδευόμενοι θα έχαναν το μάθημα, επιλέγετε αν μπορούν να το ολοκληρώσουν. Οι οργανισμοί που το λαμβάνουν δεν μπορούν να το επεξεργαστούν, αλλά μπορούν να απενεργοποιήσουν τις νέες εγγραφές για τον εαυτό τους.
• Οι ρόλοι είναι Admin, Instructor και Learner (διαχειριστής, εκπαιδευτής και εκπαιδευόμενος). Οι διαχειριστές βλέπουν μόνο τον δικό τους οργανισμό και όσους βρίσκονται από κάτω του και οι εκπαιδευτές διευθύνουν την εκπαίδευση χωρίς ρυθμίσεις, χρεώσεις ή δομή. Κάθε ενεργός οργανισμός διατηρεί τουλάχιστον έναν δικό του διαχειριστή. Οι διαχειριστές μπορούν να μεταβούν σε οποιονδήποτε οργανισμό κάτω από τον δικό τους, με μια γραμμή «Currently roaming» (προσωρινά σε άλλον οργανισμό) που δείχνει πού βρίσκονται.
• Οι αναφορές καλύπτουν τον οργανισμό σας και όλα όσα βρίσκονται από κάτω του, με φιλτράρισμα σε ένα υποκατάστημα όταν το χρειάζεστε, με αποθηκευμένα φίλτρα και εξαγωγή CSV στα πακέτα Silver και Gold.
• Ένας διαχειριστής μπορεί να μετακινήσει ένα άτομο σε άλλον οργανισμό κάτω από τον δικό του και να κρατήσει το ιστορικό μάθησής του. Οι εκπαιδευόμενοι μπορούν επίσης να ζητήσουν να αντιγραφεί το ιστορικό τους από άλλον οργανισμό του ομίλου, κάτι που εγκρίνουν οι διαχειριστές εκείνου του οργανισμού.

Στα πακέτα Silver και Gold, οι πάροχοι εκπαίδευσης και οι συνεργάτες μπορούν να πουλούν μαθήματα, ή το ίδιο το Acadenix, μέσα από το ίδιο δέντρο· δείτε μεταπώληση του Acadenix.

Βασικά συμπεράσματα

• Σχεδιάστε πρώτα την ιεραρχία: ένα επίπεδο υπάρχει επειδή κάποιος το διαχειρίζεται, χρειάζεται διαφορετικές ρυθμίσεις ή κάνετε αναφορές γι’ αυτό.
• Ορίστε προεπιλογές μία φορά στην κορυφή και παρακάμψτε μόνο για σαφή λόγο, όπως μια ξεχωριστή μάρκα, νομική οντότητα ή πάροχο ταυτότητας.
• Κοινοποιήστε μία έκδοση κάθε μαθήματος προς τα κάτω στο δέντρο αντί να την αντιγράφετε.
• Δώστε σε κάθε εγκατάσταση έναν τοπικό διαχειριστή και περιορίστε όσα βλέπει κάθε άτομο στο δικό του υποκατάστημα.
• Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία ακολουθούν τους ανθρώπους όταν μετακινούνται μεταξύ εγκαταστάσεων.

Σχεδιάζετε εκπαίδευση σε πολλές εγκαταστάσεις ή πελάτες; Ζητήστε δοκιμαστική περίοδο και δοκιμάστε την με μερικά υποκαταστήματα ή μιλήστε μαζί μας για τη δική σας δομή.