Školení napříč franšízami, pobočkami a klientskými organizacemi

Franšízová skupina, firma s desítkami provozoven, oborová asociace i poskytovatel školení s mnoha klientskými organizacemi čelí stejnému problému: jedna sada školicích standardů a mnoho míst, která je uvádějí do praxe. Ústředí chce jednotnost a jeden přehled o tom, kdo je proškolen. Každá provozovna chce spravovat své lidi, aniž by čekala na ústředí. Tento průvodce popisuje, jak nastavit školení více poboček a franšíz, aby se podařilo obojí, a jak to řeší strom organizací v Acadenix.

Proč je školení více poboček náročnější, než vypadá

• Jednotnost versus místní řízení. Standardy značky a povinná školení musí být všude stejné, ale každá provozovna má vlastní zaškolení, vybavení a postupy.
• Místní administrátoři. Vedoucí provozoven potřebují zapisovat a podporovat své zaměstnance, aniž by viděli lidi z jiných provozoven nebo měnili nastavení skupiny.
• Branding. Franšíza obvykle chce jednu značku všude, zatímco klienti poskytovatele školení chtějí každý své logo, barvy a webovou adresu.
• Reporty. Ústředí potřebuje souhrn napříč regiony; každý vedoucí provozovny potřebuje vlastní seznam těch, kdo jsou po termínu.
• Lidé se stěhují. Zaměstnanci přecházejí mezi provozovnami a jejich dokončení a certifikáty je musí následovat.
• Růst. Nové provozovny a klienti potřebují správné kurzy a nastavení hned od prvního dne.

Nejdřív navrhněte strukturu organizací

Tvar rozhodněte dřív, než nahrajete jediný kurz. Užitečný test: úroveň si své místo zaslouží, pokud ji někdo spravuje, potřebuje jiná nastavení nebo chcete její výsledky vykazovat samostatně. Pokud nic z toho neplatí, jde o filtr v reportu nebo o název pracovní pozice, ne o organizaci.

Franšíza nebo skupina s více provozovnami může vypadat takto:

• Ústředí skupiny: vlastní kurzy značky a povinná školení a nastavuje výchozí hodnoty pro celou skupinu
  • Region Queensland: regionální manažer vidí reporty napříč svými provozovnami
    • Prodejna Brisbane CBD
    • Prodejna Gold Coast
  • Region Nový Jižní Wales
    • Prodejna Parramatta
    • Prodejna Newcastle
  • Podpůrná kancelář: vlastní zaměstnanci ústředí

Poskytovatel školení, který prodává firmám, má často jednu úroveň na klienta a pod ní klientovy provozovny nebo oddělení:

• Poskytovatel školení
  • Klient A
    • Sklad
    • Ústředí
  • Klient B

Držte strom tak mělký, jak to vaše manažerská struktura dovolí. Každá další úroveň je další místo, kde lze nastavení přepsat, a další filtr v každém reportu. Počítejte také se změnami: regiony se slučují a franšízanti kupují další prodejny, takže přesun pobočky nesmí znamenat její znovuvytváření.

Rozhodněte, co je centrální a co místní

Dobrým výchozím pravidlem je nastavit věci jednou nahoře, nechat je stékat dolů a přepisovat jen z důvodu: samostatný právní subjekt, samostatná značka nebo samostatný poskytovatel identity. Dohodněte se, kdo co smí přepisovat, a zapište si to.

Kurzy sdílejte, nekopírujte

Kopie se rozcházejí. Když stejný kurz žije na padesáti místech, každou aktualizaci je třeba provést padesátkrát a reporty porovnávají padesát mírně odlišných kurzů. Každý sdílený kurz vytvořte jednou, na úrovni, která ho vlastní, a distribuujte ho směrem dolů:

• Sdílejte ho ve výchozím stavu se všemi a vyloučte větve, které ho mít nemají, například provozovny, které nenabízejí určitou službu.
• Zajistěte, aby nové provozovny přidané pod zahrnutý region dostaly kurz automaticky.
• Nechte přijímající provozovny přidávat vlastní kurzy vedle něj, ale ne upravovat ten sdílený.
• Když provozovna přestane kurz dostávat, rozhodněte, zda ho studenti, kteří jsou v polovině, smějí dokončit.

Delegujte administraci

Dejte každé provozovně alespoň jednoho místního administrátora a lidem, kteří vedou školení, ale neměli by sahat na nastavení ani fakturaci, užší roli. Ústředí by mělo mít možnost vstoupit do libovolné provozovny a pomoci a každá akce by se měla zaznamenat pod jménem osoby, která ji provedla. Vyhněte se sdíleným přihlašovacím údajům vedoucích provozoven: činí auditní stopu bezvýznamnou.

Reporty napříč provozovnami

Dohodněte se na otázkách dřív, než vytvoříte reporty: kdo je po termínu v které provozovně, které regiony zaostávají u povinného kurzu a kterým certifikátům příští měsíc končí platnost. Poté ověřte, že na ně struktura odpovídá. Organizace na úrovni regionů usnadňují reporty na úrovni regionů. Každý manažer by měl vidět svou pobočku a vše pod ní, a nic vedle ní.

Jak funguje strom organizací v Acadenix

Acadenix je postavený kolem stromu organizací, které se mohou vnořovat do libovolné hloubky.

Struktura

• Zobrazte si své organizace jako seznam nebo strom. Vytvořte organizaci pod svou, nebo pozvěte kontakt, aby si pod vaší založil vlastní organizaci jako její první administrátor.
• Přesuňte organizaci pod nového rodiče s náhledem toho, co se změní u přihlašování, kurzů a licencí. Přesune se i vše pod ní.
• Archivujte větev se vším, co je pod ní. Její lidé se nemohou přihlásit, dokud ji neobnovíte, a nic se nemaže.

Nastavení, která stékají dolů

Branding, poštovní server, právní texty, e-maily s oznámeními, vestavěné metody přihlášení, nápověda AI a lokalizace se dědí. Každé nastavení ukazuje, co platí a odkud to pochází (místní, zděděné nebo výchozí hodnota Acadenix), a před změnou, která zasáhne organizace pod ním, upozorní hláškou „Changing this affects“ (změna se týká) s uvedením počtu. Každé přepsání se zaznamenává v protokolu aktivit. Registrační e-mailové domény, vlastní domény (v tarifu Gold až pět na organizaci) a připojení SAML patří vždy dané organizaci; viz náš průvodce jednotným přihlašováním SAML.

Kurzy, role a reporty

• Sdílejte kurz se všemi podřízenými organizacemi nebo jen s vybranými tím, že libovolnou větev nastavíte na „This and everything under it“ (tato a vše pod ní), „This organisation only“ (jen tato organizace), „Excluded“ (vyloučena) nebo „Inherit“ (zdědit). Vyhrává nejbližší pravidlo, organizace přidané později pod zahrnutou větev kurz dostanou automaticky a před uložením si zobrazíte náhled toho, co se přidá a odebere. Pokud by studenti o kurz přišli, zvolíte, zda ho mohou dokončit. Přijímající organizace ho nemohou upravovat, ale mohou si pro sebe vypnout nové zápisy.
• Role jsou Admin, Instructor a Learner (administrátor, lektor a student). Administrátoři vidí jen svou organizaci a ty pod ní a lektoři vedou školení bez přístupu k nastavení, fakturaci nebo struktuře. Každá aktivní organizace si ponechává alespoň jednoho vlastního administrátora. Administrátoři se mohou přepnout do libovolné organizace pod svou a pruh „Currently roaming“ (právě působíte v jiné organizaci) ukazuje, kde se nacházejí.
• Reporty pokrývají vaši organizaci a vše pod ní, podle potřeby filtrované na jednu větev, s uloženými filtry a exportem do CSV v tarifech Silver a Gold.
• Administrátor může přesunout osobu do jiné organizace pod svou a zachovat její historii výuky. Studenti si také mohou vyžádat zkopírování své historie z jiné organizace ve skupině, což schvalují administrátoři této organizace.

V tarifech Silver a Gold mohou poskytovatelé školení a partneři prodávat kurzy, nebo samotný Acadenix, stejným stromem dolů; viz přeprodej Acadenix.

Hlavní poznatky

• Nejdřív navrhněte hierarchii: úroveň existuje proto, že ji někdo spravuje, potřebuje jiná nastavení, nebo o ní vykazujete výsledky.
• Výchozí hodnoty nastavte jednou nahoře a přepisujte je jen z jasného důvodu, například kvůli samostatné značce, právnímu subjektu nebo poskytovateli identity.
• Sdílejte jednu verzi každého kurzu směrem dolů stromem místo jeho kopírování.
• Dejte každé provozovně místního administrátora a to, co kdo vidí, omezte na jeho vlastní větev.
• Zajistěte, aby záznamy následovaly lidi, když přecházejí mezi provozovnami.

Plánujete školení napříč mnoha provozovnami nebo klienty? Požádejte o zkušební verzi a vyzkoušejte si to s několika pobočkami, nebo se nám ozvěte s dotazem ke své struktuře.