Як організувати навчання у франшизах, філіях і клієнтських організаціях

Франчайзингова група, компанія з десятками майданчиків, галузева асоціація та провайдер навчання з багатьма клієнтськими організаціями стикаються з тією самою проблемою: єдиний набір стандартів навчання і багато місць, де їх виконують. Головний офіс хоче послідовності й єдиного погляду на те, хто пройшов навчання. Кожен майданчик хоче керувати своїми людьми, не чекаючи на головний офіс. У цьому посібнику розповідається, як налаштувати навчання для кількох майданчиків і франшиз, щоб було можливо і те, і те, та як із цим справляється дерево організацій Acadenix.

Чому навчання на кількох майданчиках складніше, ніж здається

• Єдність проти місцевого контролю. Стандарти бренду та курси з обов’язкового навчання мають бути однаковими скрізь, але в кожного майданчика є власне вступне навчання, обладнання та процедури.
• Місцеві адміністратори. Керівникам майданчиків потрібно записувати на курси й підтримувати свій персонал, не бачачи людей з інших майданчиків і не змінюючи налаштувань групи.
• Брендинг. Франшиза зазвичай хоче єдиний бренд усюди, тоді як клієнти провайдера навчання хочуть кожен свій логотип, кольори й вебадресу.
• Звітність. Головному офісу потрібен зведений огляд по регіонах; кожному керівнику майданчика — власний список тих, у кого прострочено навчання.
• Люди переміщуються. Працівники переходять між майданчиками, і їхні результати проходження та сертифікати мають іти за ними.
• Зростання. Нові майданчики та клієнти потребують правильних курсів і налаштувань із першого дня.

Спершу продумайте структуру організацій

Визначте форму, перш ніж завантажувати бодай один курс. Корисний тест: рівень має право на існування, якщо його хтось адмініструє, йому потрібні інші налаштування або ви хочете звітувати по ньому окремо. Якщо нічого з цього не стосується, це фільтр звіту чи посада, а не організація.

Франшиза або група з кількома майданчиками може виглядати так:

• Головний офіс групи: володіє курсами з бренду й обов’язкового навчання та задає налаштування за замовчуванням для всієї групи
  • Регіон Квінсленд: регіональний менеджер бачить звіти по всіх своїх майданчиках
    • Магазин у центрі Брисбена
    • Магазин у Голд-Кості
  • Регіон Новий Південний Уельс
    • Магазин у Парраматті
    • Магазин у Ньюкаслі
  • Офіс підтримки: власні працівники головного офісу

Провайдер навчання, що продає бізнесу, часто має один рівень на клієнта, а під ним — майданчики чи відділи клієнта:

• Провайдер навчання
  • Клієнт А
    • Склад
    • Головний офіс
  • Клієнт Б

Тримайте дерево якомога пласкішим, наскільки дозволяє ваша структура управління. Кожен додатковий рівень — це ще одне місце, де налаштування можна перевизначити, і ще один фільтр у кожному звіті. Очікуйте й змін: регіони об’єднуються, а франчайзі купують нові магазини, тож переміщення філії не повинно означати її перебудову.

Вирішіть, що централізоване, а що місцеве

Гарна стратегія за замовчуванням — задавати налаштування один раз угорі, давати їм передаватися вниз і перевизначати лише з причини: окрема юридична особа, окремий бренд чи окремий провайдер ідентифікації. Домовтеся, хто що може перевизначати, і запишіть це.

Діліться курсами, а не копіюйте їх

Копії розходяться. Коли один і той самий курс існує в п’ятдесяти місцях, кожне оновлення доводиться робити п’ятдесят разів, а звіти порівнюють п’ятдесят трохи різних курсів. Створюйте кожен спільний курс один раз, на рівні, який ним володіє, і розповсюджуйте його вниз:

• Діліться з усіма за замовчуванням і виключайте філії, яким він не потрібен, наприклад майданчики, що не пропонують певної послуги.
• Стежте, щоб нові майданчики, додані під включеним регіоном, отримували курс автоматично.
• Дозвольте майданчикам-отримувачам додавати власні курси поряд, але не редагувати спільний.
• Коли майданчик перестає отримувати курс, вирішіть, чи можуть ті, хто вже в процесі, його завершити.

Делегуйте адміністрування

Надайте кожному майданчику принаймні одного місцевого адміністратора, а людям, які проводять навчання, але не повинні торкатися налаштувань чи оплати, — вужчу роль. Головний офіс має мати змогу зайти на будь-який майданчик, щоб допомогти, а кожну дію слід записувати на ім’я людини, яка її виконала. Уникайте спільних логінів для керівників майданчиків: вони позбавляють сенсу журнал аудиту.

Звітуйте по всіх майданчиках

Домовтеся про запитання, перш ніж будувати звіти: у кого на кожному майданчику прострочено навчання, які регіони відстають з обов’язковим курсом і чиї сертифікати спливають наступного місяця. Потім перевірте, чи структура дає на них відповіді. Організації на рівні регіонів полегшують звіти по регіонах. Кожен керівник має бачити свою філію та все під нею й нічого поруч із нею.

Як працює дерево організацій Acadenix

Acadenix побудована навколо дерева організацій, які вкладаються на будь-яку глибину.

Структура

• Переглядайте свої організації списком або деревом. Створіть організацію під своєю або запросіть контактну особу налаштувати власну організацію під вашою як її першого адміністратора.
• Перемістіть організацію під нову батьківську з попереднім переглядом того, що зміниться для входу, курсів і ліцензій. Усе під нею переміщується разом із нею.
• Архівуйте філію з усім, що під нею. Її люди не зможуть входити, доки ви її не відновите, і нічого не видаляється.

Налаштування, що передаються вниз

Успадковуються брендинг, поштовий сервер, юридичні тексти, листи-сповіщення, вбудовані способи входу, допомога ШІ-помічника та локалізація. Кожне налаштування показує, що діє і звідки воно береться (локальне, успадковане чи типове для Acadenix), а перед тим, як зміна дійде до організацій нижче, попереджає повідомленням «Changing this affects» (ця зміна вплине на) із кількістю. Кожне перевизначення записується в журнал дій. Домени реєстрації електронної пошти, власні домени (у тарифі Gold — до п’яти на організацію) і підключення SAML є власними для кожної організації; див. наш посібник із єдиного входу SAML.

Курси, ролі та звіти

• Діліться курсом з усіма дочірніми організаціями або з вибраними, задаючи для будь-якої філії значення «This and everything under it» (ця й усе під нею), «This organisation only» (лише ця організація), «Excluded» (виключено) або «Inherit» (успадкувати). Діє найближче правило, організації, додані пізніше під включеною філією, отримують курс автоматично, а перед збереженням ви переглядаєте, що додається й що вилучається. Якщо слухачі втратять курс, ви вирішуєте, чи можуть вони його завершити. Організації-отримувачі не можуть його редагувати, але можуть для себе вимкнути нові записи на курс.
• Ролі — Admin (адміністратор), Instructor (інструктор) і Learner (слухач). Адміністратори бачать лише свою організацію та ті, що під нею, а інструктори проводять навчання без доступу до налаштувань, оплати чи структури. Кожна активна організація завжди має принаймні одного власного адміністратора. Адміністратори можуть перемикатися на будь-яку організацію під своєю, а смуга «Currently roaming» (зараз в іншій організації) показує, де вони перебувають.
• Звіти охоплюють вашу організацію та все під нею, з фільтром за однією філією, коли це потрібно, зі збереженими фільтрами та експортом у CSV у тарифах Silver і Gold.
• Адміністратор може перемістити людину до іншої організації під своєю, зберігши її історію навчання. Слухачі також можуть попросити скопіювати свою історію з іншої організації групи, і це схвалюють адміністратори тієї організації.

У тарифах Silver і Gold провайдери навчання та партнери можуть продавати курси або саму Acadenix по тому самому дереву; див. перепродаж Acadenix.

Головне

• Спершу спроєктуйте ієрархію: рівень існує, бо його хтось адмініструє, йому потрібні інші налаштування або ви звітуєте по ньому.
• Задавайте налаштування за замовчуванням один раз угорі й перевизначайте лише з чіткої причини, наприклад окремий бренд, юридична особа чи провайдер ідентифікації.
• Передавайте вниз по дереву одну версію кожного курсу замість копіювання.
• Надайте кожному майданчику місцевого адміністратора й обмежуйте те, що бачить кожна людина, її власною філією.
• Стежте, щоб записи йшли за людьми, коли вони переходять між майданчиками.

Плануєте навчання на багатьох майданчиках чи для багатьох клієнтів? Запросіть пробний доступ і спробуйте на кількох філіях або поговоріть з нами про вашу структуру.