Training organiseren voor franchises, vestigingen en klantorganisaties

Een franchisegroep, een bedrijf met tientallen vestigingen, een brancheorganisatie en een trainingsaanbieder met veel klantorganisaties hebben allemaal hetzelfde probleem: één set trainingsnormen en veel plekken die ze uitvoeren. Het hoofdkantoor wil consistentie en één overzicht van wie is getraind. Elke locatie wil haar eigen mensen kunnen aansturen zonder op het hoofdkantoor te wachten. Deze gids behandelt hoe je training voor meerdere locaties en franchises zo inricht dat beide kan, en hoe de organisatieboom van Acadenix dat oplost.

Waarom training op meerdere locaties lastiger is dan het lijkt

• Consistentie tegenover lokale controle. Merknormen en compliancecursussen moeten overal hetzelfde zijn, maar elke locatie heeft eigen inwerkprogramma’s, apparatuur en procedures.
• Lokale beheerders. Locatiemanagers moeten hun personeel kunnen inschrijven en ondersteunen zonder de mensen van andere locaties te zien of groepsinstellingen te wijzigen.
• Huisstijl. Een franchise wil meestal overal één merk, terwijl de klanten van een trainingsaanbieder elk hun eigen logo, kleuren en webadres willen.
• Rapportage. Het hoofdkantoor heeft een overzicht per regio nodig; elke locatiemanager heeft een eigen lijst nodig van wie achterloopt.
• Mensen verhuizen. Medewerkers stappen over naar een andere locatie en hun afrondingen en certificaten moeten meegaan.
• Groei. Nieuwe locaties en klanten hebben vanaf hun eerste dag de juiste cursussen en instellingen nodig.

Ontwerp eerst je organisatiestructuur

Bepaal de vorm voordat je één cursus laadt. Een bruikbare toets: een niveau verdient zijn plek als iemand het beheert, als het andere instellingen nodig heeft of als je er apart over wilt rapporteren. Geldt dat niet, dan is het een rapportagefilter of een functietitel, geen organisatie.

Een franchise of groep met meerdere locaties kan er zo uitzien:

• Hoofdkantoor van de groep: beheert merk- en compliancecursussen en stelt groepsbrede standaarden in
  • Regio Queensland: de regiomanager rapporteert over de locaties in de regio
    • Vestiging Brisbane CBD
    • Vestiging Gold Coast
  • Regio New South Wales
    • Vestiging Parramatta
    • Vestiging Newcastle
  • Ondersteunend kantoor: de eigen medewerkers van het hoofdkantoor

Een trainingsaanbieder die aan bedrijven verkoopt, heeft vaak één niveau per klant, met daaronder de locaties of afdelingen van de klant:

• Trainingsaanbieder
  • Klant A
    • Magazijn
    • Hoofdkantoor
  • Klant B

Houd de boom zo ondiep als je managementstructuur toelaat. Elk extra niveau is een extra plek waar een instelling kan worden overschreven en een extra filter op elke rapportage. Reken ook op verandering: regio’s fuseren en franchisenemers kopen meer vestigingen, dus een vestiging verplaatsen mag niet betekenen dat je haar opnieuw opbouwt.

Bepaal wat centraal en wat lokaal is

Een goede standaard is om dingen één keer bovenaan in te stellen, ze naar beneden te laten doorstromen en alleen met reden te overschrijven: een aparte juridische entiteit, een apart merk of een aparte identiteitsprovider. Spreek af wie wat mag overschrijven en leg dat vast.

Deel cursussen, kopieer ze niet

Kopieën lopen uiteen. Als dezelfde cursus op vijftig plekken staat, moet elke update vijftig keer worden doorgevoerd en vergelijken rapportages vijftig net iets verschillende cursussen. Bouw elke gedeelde cursus één keer, op het niveau dat eigenaar is, en verspreid hem naar beneden:

• Deel standaard met iedereen en sluit de vestigingen uit die hem niet moeten hebben, zoals locaties die een bepaalde dienst niet aanbieden.
• Zorg dat nieuwe locaties die onder een opgenomen regio worden toegevoegd, de cursus automatisch krijgen.
• Laat ontvangende locaties hun eigen cursussen ernaast toevoegen, maar de gedeelde niet bewerken.
• Als een locatie een cursus niet meer ontvangt, beslis dan of cursisten die halverwege zijn, mogen afmaken.

Delegeer het beheer

Geef elke locatie minstens één lokale beheerder en geef mensen die training verzorgen maar niet aan instellingen of facturering mogen komen, een beperktere rol. Het hoofdkantoor moet in elke locatie kunnen instappen om te helpen en elke actie moet worden vastgelegd bij de persoon die haar uitvoerde. Vermijd gedeelde logins voor locatiemanagers: ze maken een auditspoor zinloos.

Rapporteer over locaties heen

Spreek de vragen af voordat je rapportages bouwt: wie loopt achter bij elke locatie, welke regio’s lopen achter op een verplichte cursus en welke certificaten verlopen volgende maand. Controleer dan of de structuur ze beantwoordt. Organisaties op regioniveau maken rapportages op regioniveau eenvoudig. Elke manager moet zijn of haar eigen vestiging en alles daaronder zien, en niets ernaast.

Hoe de organisatieboom van Acadenix werkt

Acadenix is opgebouwd rond een boom van organisaties die tot elke diepte genest kunnen worden.

Structuur

• Bekijk je organisaties als lijst of als boom. Maak er een onder de jouwe aan of nodig een contactpersoon uit om onder de jouwe een eigen organisatie op te zetten, als eerste beheerder.
• Verplaats een organisatie naar een nieuwe bovenliggende organisatie, met een voorbeeld van wat er verandert voor inloggen, cursussen en licenties. Alles eronder verhuist mee.
• Archiveer een vestiging met alles eronder. De mensen daar kunnen niet inloggen tot je haar herstelt en er wordt niets verwijderd.

Instellingen die naar beneden doorstromen

Huisstijl, de mailserver, juridische teksten, notificatiemails, ingebouwde inlogmethoden, AI-hulp en lokalisatie worden overgenomen. Elke instelling toont wat van kracht is en waar het vandaan komt (lokaal, overgenomen of de standaard van Acadenix) en waarschuwt met ‘Changing this affects’ en een aantal voordat een wijziging organisaties eronder bereikt. Elke overschrijving wordt vastgelegd in het activiteitenlog. E-mailregistratiedomeinen, eigen domeinen (met Gold, maximaal vijf per organisatie) en SAML-koppelingen zijn per organisatie eigen; zie onze gids over SAML single sign-on.

Cursussen, rollen en rapportages

• Deel een cursus met alle suborganisaties of met een selectie en stel elke vestiging in op This and everything under it (deze en alles eronder), This organisation only (alleen deze organisatie), Excluded (uitgesloten) of Inherit (overnemen). De dichtstbijzijnde regel wint, organisaties die later onder een opgenomen vestiging worden toegevoegd krijgen de cursus automatisch en je bekijkt vóór het opslaan wat er wordt toegevoegd en verwijderd. Als cursisten de cursus zouden kwijtraken, kies je of ze mogen afmaken. Ontvangende organisaties kunnen hem niet bewerken, maar kunnen nieuwe inschrijvingen voor zichzelf uitschakelen.
• De rollen zijn beheerder (Admin), trainer (Instructor) en cursist (Learner). Beheerders zien alleen hun eigen organisatie en die eronder, en trainers verzorgen training zonder instellingen, facturering of structuur. Elke actieve organisatie houdt minstens één eigen beheerder. Beheerders kunnen overschakelen naar elke organisatie onder de hunne, met een balk ‘Currently roaming’ die laat zien waar ze zijn.
• Rapportages omvatten je organisatie en alles eronder, gefilterd op één vestiging als je dat nodig hebt, met opgeslagen filters en CSV-export met Silver en Gold.
• Een beheerder kan een persoon verplaatsen naar een andere organisatie onder de zijne en de leergeschiedenis behouden. Cursisten kunnen ook vragen hun geschiedenis uit een andere organisatie in de groep te kopiëren, wat de beheerders van die organisatie goedkeuren.

Met Silver en Gold kunnen trainingsaanbieders en partners cursussen, of Acadenix zelf, via dezelfde boom verkopen; zie Acadenix doorverkopen.

Belangrijkste punten

• Ontwerp eerst de hiërarchie: een niveau bestaat omdat iemand het beheert, het andere instellingen nodig heeft of je erover rapporteert.
• Stel standaarden één keer bovenaan in en overschrijf alleen met een duidelijke reden, zoals een apart merk, een aparte juridische entiteit of een aparte identiteitsprovider.
• Deel van elke cursus één versie naar beneden in de boom in plaats van hem te kopiëren.
• Geef elke locatie een lokale beheerder en beperk wat elke persoon ziet tot de eigen vestiging.
• Zorg dat dossiers met mensen meegaan als ze tussen locaties wisselen.

Plan je training voor veel locaties of klanten? Vraag een evaluatie aan en probeer het met een paar vestigingen, of neem contact met ons op over je structuur.