Organiser la formation dans des franchises, des agences et des organisations clientes

Un réseau de franchise, une entreprise de plusieurs dizaines de sites, une association professionnelle et un organisme de formation qui compte de nombreuses organisations clientes se heurtent au même problème : un seul référentiel de formation, de nombreux lieux pour le mettre en œuvre. Le siège veut de la cohérence et une vue unique de qui est formé. Chaque site veut gérer ses propres collaborateurs sans attendre le siège. Ce guide explique comment organiser une formation multisite et en franchise pour que les deux soient possibles, et comment l’arborescence des organisations d’Acadenix s’en charge.

Pourquoi la formation multisite est plus difficile qu’il n’y paraît

• Cohérence contre contrôle local. Les standards de marque et les cours de conformité doivent être identiques partout, mais chaque site a ses propres formations d’intégration, son matériel et ses procédures.
• Administrateurs locaux. Les responsables de site doivent pouvoir inscrire et accompagner leurs équipes sans voir les personnes des autres sites ni modifier les paramètres du groupe.
• Image de marque. Une franchise veut généralement une seule marque partout, alors que les clients d’un organisme de formation veulent chacun leur logo, leurs couleurs et leur adresse web.
• Rapports. Le siège a besoin d’une consolidation par région ; chaque responsable de site a besoin de sa propre liste des personnes en retard.
• Les personnes bougent. Les collaborateurs changent de site, et leurs achèvements et leurs certificats doivent les suivre.
• Croissance. Les nouveaux sites et les nouveaux clients ont besoin des bons cours et des bons paramètres dès leur premier jour.

Concevez d’abord la structure de vos organisations

Décidez de la forme avant de charger le moindre cours. Un test utile : un niveau mérite d’exister si quelqu’un l’administre, s’il nécessite des paramètres différents, ou si vous voulez en faire un rapport distinct. Si aucun de ces critères ne s’applique, c’est un filtre de rapport ou un intitulé de poste, pas une organisation.

Un réseau de franchise ou un groupe multisite pourrait ressembler à ceci :

• Siège du groupe : détient les cours de marque et de conformité et définit les paramètres par défaut de tout le groupe
  • Région Queensland : le responsable régional produit des rapports sur l’ensemble de ses sites
    • Magasin de Brisbane CBD
    • Magasin de Gold Coast
  • Région New South Wales
    • Magasin de Parramatta
    • Magasin de Newcastle
  • Services de support : les collaborateurs propres du siège

Un organisme de formation qui vend à des entreprises a souvent un niveau par client, avec les sites ou services du client en dessous :

• Organisme de formation
  • Client A
    • Entrepôt
    • Siège
  • Client B

Gardez l’arborescence aussi peu profonde que votre organisation de gestion le permet. Chaque niveau supplémentaire est un endroit de plus où un paramètre peut être remplacé et un filtre de plus sur chaque rapport. Attendez-vous aussi à des changements : des régions fusionnent et des franchisés rachètent d’autres magasins, si bien que déplacer une agence ne devrait pas obliger à la reconstruire.

Décider de ce qui est central et de ce qui est local

Un bon principe consiste à définir les choses une seule fois au sommet, à les laisser se transmettre vers le bas, et à ne les remplacer que pour une raison précise : une entité juridique distincte, une marque distincte ou un fournisseur d’identité distinct. Convenez de qui peut remplacer quoi, et mettez-le par écrit.

Partagez les cours, ne les copiez pas

Les copies dérivent. Quand le même cours existe à cinquante endroits, chaque mise à jour doit être faite cinquante fois, et les rapports comparent cinquante cours légèrement différents. Construisez chaque cours partagé une seule fois, au niveau qui en est propriétaire, et diffusez-le vers le bas :

• Partagez-le avec tout le monde par défaut, et excluez les agences qui ne devraient pas l’avoir, comme les sites qui ne proposent pas un service particulier.
• Assurez-vous que les nouveaux sites ajoutés sous une région incluse reçoivent automatiquement le cours.
• Laissez les sites destinataires ajouter leurs propres cours à côté, mais pas modifier le cours partagé.
• Quand un site cesse de recevoir un cours, décidez si les apprenants en cours de route peuvent le terminer.

Déléguez l’administration

Donnez à chaque site au moins un administrateur local, et donnez un rôle plus restreint aux personnes qui pilotent la formation mais ne devraient toucher ni aux paramètres ni à la facturation. Le siège doit pouvoir intervenir dans n’importe quel site pour aider, et chaque action doit être enregistrée au nom de la personne qui l’a effectuée. Évitez les identifiants partagés pour les responsables de site : ils rendent une piste d’audit dénuée de sens.

Produisez des rapports sur plusieurs sites

Convenez des questions avant de construire les rapports : qui est en retard sur chaque site, quelles régions ont du retard sur un cours obligatoire, et quels certificats expirent le mois prochain. Vérifiez ensuite que la structure y répond. Des organisations au niveau des régions facilitent les rapports par région. Chaque responsable doit voir son agence et tout ce qui se trouve en dessous, et rien de ce qui se trouve à côté.

Comment fonctionne l’arborescence des organisations d’Acadenix

Acadenix est conçu autour d’une arborescence d’organisations qui s’imbriquent sans limite de profondeur.

Structure

• Affichez vos organisations sous forme de liste ou d’arborescence. Créez-en une sous la vôtre, ou invitez un contact à créer sa propre organisation sous la vôtre, en tant que premier administrateur.
• Déplacez une organisation vers un nouveau parent avec un aperçu de ce qui change pour la connexion, les cours et les licences. Tout ce qui se trouve en dessous se déplace aussi.
• Archivez une agence avec tout ce qui se trouve en dessous. Ses membres ne peuvent plus se connecter tant que vous ne la restaurez pas, et rien n’est supprimé.

Des paramètres qui se transmettent vers le bas

L’image de marque, le serveur de messagerie, les textes juridiques, les e-mails de notification, les méthodes de connexion intégrées, l’aide IA et la localisation sont hérités. Chaque paramètre indique ce qui est en vigueur et d’où cela vient (local, hérité ou valeur par défaut d’Acadenix), et affiche l’avertissement « Changing this affects » (cette modification concerne) suivi d’un nombre avant qu’un changement n’atteigne les organisations situées en dessous. Chaque remplacement est consigné dans le journal d’activité. Les domaines d’inscription par e-mail, les domaines personnalisés (avec Gold, jusqu’à cinq par organisation) et les connexions SAML sont propres à chaque organisation ; voir notre guide de l’authentification unique SAML.

Cours, rôles et rapports

• Partagez un cours avec toutes les sous-organisations ou avec certaines d’entre elles, en réglant n’importe quelle agence sur « This and everything under it » (cette organisation et tout ce qui se trouve en dessous), « This organisation only » (cette organisation uniquement), « Excluded » (exclue) ou « Inherit » (hériter). La règle la plus proche l’emporte, les organisations ajoutées plus tard sous une agence incluse reçoivent automatiquement le cours, et vous prévisualisez ce qui est ajouté et retiré avant d’enregistrer. Si des apprenants perdaient le cours, vous choisissez s’ils peuvent le terminer. Les organisations destinataires ne peuvent pas le modifier, mais peuvent désactiver pour elles-mêmes les nouvelles inscriptions.
• Les rôles sont Admin, Instructor et Learner (administrateur, formateur et apprenant). Les administrateurs ne voient que leur propre organisation et celles situées en dessous, et les formateurs pilotent la formation sans accès aux paramètres, à la facturation ni à la structure. Chaque organisation active conserve au moins un administrateur qui lui est propre. Les administrateurs peuvent basculer dans n’importe quelle organisation située sous la leur, une barre « Currently roaming » (actuellement en itinérance) indiquant où ils se trouvent.
• Les rapports couvrent votre organisation et tout ce qui se trouve en dessous, filtrés sur une seule agence si besoin, avec des filtres enregistrés, et un export CSV avec Silver et Gold.
• Un administrateur peut déplacer une personne vers une autre organisation située sous la sienne en conservant son historique de formation. Les apprenants peuvent aussi demander à copier leur historique depuis une autre organisation du groupe, ce que les administrateurs de cette organisation approuvent.

Avec Silver et Gold, les organismes de formation et les partenaires peuvent vendre des cours, ou Acadenix lui-même, le long de la même arborescence ; voir revendre Acadenix.

À retenir

• Concevez d’abord la hiérarchie : un niveau existe parce que quelqu’un l’administre, qu’il nécessite des paramètres différents, ou que vous en faites un rapport.
• Définissez les valeurs par défaut une seule fois au sommet et ne les remplacez que pour une raison claire, comme une marque, une entité juridique ou un fournisseur d’identité distincts.
• Partagez une seule version de chaque cours le long de l’arborescence au lieu de la copier.
• Donnez à chaque site un administrateur local, et limitez ce que chaque personne voit à sa propre agence.
• Assurez-vous que les dossiers suivent les personnes lorsqu’elles changent de site.

Vous préparez la formation de nombreux sites ou clients ? Demandez un essai et testez avec quelques agences, ou parlez-nous de votre structure.