Gestire la formazione tra franchising, filiali e organizzazioni clienti

Un gruppo in franchising, un’azienda con decine di sedi, un’associazione di categoria e un ente di formazione con molte organizzazioni clienti affrontano tutti lo stesso problema: un unico insieme di standard formativi, tanti luoghi che li erogano. La sede centrale vuole coerenza e una visione unica di chi è formato. Ogni sede vuole gestire le proprie persone senza aspettare la sede centrale. Questa guida spiega come impostare la formazione multi-sede e in franchising in modo che entrambe le cose siano possibili, e come le gestisce l’albero delle organizzazioni di Acadenix.

Perché la formazione multi-sede è più difficile di quanto sembri

• Coerenza e controllo locale. Gli standard di brand e i corsi di formazione obbligatoria devono essere uguali ovunque, ma ogni sede ha i propri inserimenti, le proprie attrezzature e le proprie procedure.
• Amministratori locali. I responsabili di sede devono iscrivere e supportare il proprio personale senza vedere le persone delle altre sedi né modificare le impostazioni del gruppo.
• Branding. Un franchising di solito vuole un unico brand ovunque, mentre i clienti di un ente di formazione vogliono ciascuno il proprio logo, i propri colori e il proprio indirizzo web.
• Reportistica. La sede centrale ha bisogno di una visione aggregata tra le regioni; ogni responsabile di sede ha bisogno del proprio elenco di chi è in ritardo.
• Le persone si spostano. Il personale si trasferisce tra le sedi e i suoi completamenti e certificati devono seguirlo.
• Crescita. Le nuove sedi e i nuovi clienti hanno bisogno dei corsi e delle impostazioni giusti fin dal primo giorno.

Progetta prima la struttura delle organizzazioni

Decidi la forma prima di caricare anche un solo corso. Un test utile: un livello si giustifica se qualcuno lo amministra, se richiede impostazioni diverse o se vuoi produrre report separati su di esso. Se nessuna di queste condizioni si applica, è un filtro di report o una qualifica professionale, non un’organizzazione.

Un franchising o un gruppo multi-sede potrebbe essere strutturato così:

• Sede centrale del gruppo: gestisce i corsi di brand e di formazione obbligatoria e imposta i valori predefiniti per tutto il gruppo
  • Regione Queensland: il responsabile regionale fa report su tutte le sue sedi
    • Punto vendita Brisbane CBD
    • Punto vendita Gold Coast
  • Regione New South Wales
    • Punto vendita Parramatta
    • Punto vendita Newcastle
  • Ufficio di supporto: il personale della sede centrale

Un ente di formazione che vende alle aziende ha spesso un livello per ogni cliente, con le sedi o i reparti del cliente sotto di esso:

• Ente di formazione
  • Cliente A
    • Magazzino
    • Sede centrale
  • Cliente B

Mantieni l’albero il più piatto possibile compatibilmente con la tua struttura di gestione. Ogni livello in più è un altro punto in cui un’impostazione può essere sovrascritta e un altro filtro su ogni report. Metti in conto anche i cambiamenti: le regioni si fondono e gli affiliati rilevano altri punti vendita, quindi spostare una filiale non dovrebbe significare ricostruirla.

Decidi che cosa è centrale e che cosa è locale

Un buon criterio di partenza è impostare le cose una volta al vertice, lasciare che scendano verso il basso e sovrascrivere solo per un motivo: un’entità giuridica distinta, un brand distinto o un identity provider distinto. Stabilisci chi può sovrascrivere che cosa e mettilo per iscritto.

Condividi i corsi, non copiarli

Le copie divergono. Quando lo stesso corso vive in cinquanta posti, ogni aggiornamento va fatto cinquanta volte e i report confrontano cinquanta corsi leggermente diversi. Realizza ogni corso condiviso una sola volta, al livello che ne è titolare, e distribuiscilo verso il basso:

• Condividi con tutti per impostazione predefinita ed escludi le filiali che non dovrebbero riceverlo, come le sedi che non offrono un determinato servizio.
• Assicurati che le nuove sedi aggiunte sotto una regione inclusa ricevano il corso automaticamente.
• Lascia che le sedi riceventi aggiungano i propri corsi accanto a quello condiviso, ma non lo modifichino.
• Quando una sede smette di ricevere un corso, decidi se i discenti a metà percorso possono terminarlo.

Delega l’amministrazione

Assegna a ogni sede almeno un amministratore locale e dai un ruolo più ristretto alle persone che gestiscono la formazione ma non dovrebbero toccare impostazioni o fatturazione. La sede centrale dovrebbe poter entrare in qualsiasi sede per dare una mano e ogni azione dovrebbe essere registrata a nome di chi l’ha compiuta. Evita gli accessi condivisi per i responsabili di sede: rendono privo di significato il registro delle attività.

Fai report tra le sedi

Concorda le domande prima di costruire i report: chi è in ritardo in ciascuna sede, quali regioni sono indietro su un corso obbligatorio e quali certificati scadono il mese prossimo. Poi verifica che la struttura vi risponda. Le organizzazioni a livello di regione rendono semplici i report regionali. Ogni responsabile dovrebbe vedere la propria filiale e tutto ciò che sta sotto, e nulla di ciò che le sta accanto.

Come funziona l’albero delle organizzazioni di Acadenix

Acadenix è costruito attorno a un albero di organizzazioni che si annidano a qualsiasi profondità.

Struttura

• Visualizza le tue organizzazioni come elenco o come albero. Creane una sotto la tua oppure invita un contatto a configurare la propria organizzazione sotto la tua, come suo primo amministratore.
• Sposta un’organizzazione sotto una nuova organizzazione madre, con un’anteprima di ciò che cambia per accesso, corsi e licenze. Tutto ciò che sta sotto si sposta con essa.
• Archivia una filiale con tutto ciò che sta sotto. Le sue persone non possono accedere finché non la ripristini e nulla viene eliminato.

Impostazioni che scendono verso il basso

Branding, server di posta, testi legali, email di notifica, metodi di accesso integrati, assistenza AI e localizzazione vengono ereditati. Ogni impostazione mostra cosa è in vigore e da dove proviene (locale, ereditata o predefinita di Acadenix) e, prima che una modifica raggiunga le organizzazioni sottostanti, avvisa con «Questa modifica interessa» seguito da un conteggio. Ogni sovrascrittura viene registrata nel registro attività. I domini di registrazione via email, i domini personalizzati (con Gold, fino a cinque per organizzazione) e le connessioni SAML sono propri di ciascuna organizzazione; consulta la nostra guida al single sign-on SAML.

Corsi, ruoli e report

• Condividi un corso con tutte le sotto-organizzazioni o con alcune selezionate, impostando ogni filiale su «Questa e tutto ciò che sta sotto», «Solo questa organizzazione», «Esclusa» o «Eredita». Vince la regola più vicina, le organizzazioni aggiunte in seguito sotto una filiale inclusa ricevono il corso automaticamente e prima di salvare vedi in anteprima che cosa viene aggiunto e che cosa rimosso. Se i discenti perderebbero il corso, scegli tu se possono terminarlo. Le organizzazioni riceventi non possono modificarlo, ma possono disattivare per sé le nuove iscrizioni.
• I ruoli sono amministratore, istruttore e discente. Gli amministratori vedono solo la propria organizzazione e quelle sotto di essa, mentre gli istruttori gestiscono la formazione senza accedere a impostazioni, fatturazione o struttura. Ogni organizzazione attiva mantiene almeno un amministratore proprio. Gli amministratori possono passare a qualsiasi organizzazione sotto la loro, con una barra «Attualmente in visita» che indica dove si trovano.
• I report coprono la tua organizzazione e tutto ciò che sta sotto, filtrati su una sola filiale quando serve, con filtri salvati ed esportazione CSV con Silver e Gold.
• Un amministratore può spostare una persona in un’altra organizzazione sotto la sua mantenendone lo storico di apprendimento. I discenti possono anche chiedere di copiare il proprio storico da un’altra organizzazione del gruppo, richiesta che approvano gli amministratori di quell’organizzazione.

Con Silver e Gold, gli enti di formazione e i partner possono vendere corsi, o Acadenix stesso, lungo lo stesso albero; vedi rivendere Acadenix.

Punti chiave

• Progetta prima la gerarchia: un livello esiste perché qualcuno lo amministra, richiede impostazioni diverse o vi si fanno report.
• Imposta i valori predefiniti una volta al vertice e sovrascrivi solo per un motivo chiaro, come un brand, un’entità giuridica o un identity provider distinti.
• Condividi verso il basso una sola versione di ogni corso invece di copiarlo.
• Assegna a ogni sede un amministratore locale e limita ciò che ciascuno vede alla propria filiale.
• Assicurati che i registri seguano le persone quando si spostano tra le sedi.

Stai pianificando la formazione per molte sedi o clienti? Richiedi una prova e provala con qualche filiale, oppure parlaci della tua struttura.