Franchise ağları, şubeler ve müşteri kuruluşları genelinde eğitim yürütmek

Bir franchise grubu, düzinelerce lokasyonu olan bir işletme, bir sektör derneği ve çok sayıda müşteri kuruluşu olan bir eğitim sağlayıcı aynı sorunla karşılaşır: tek bir eğitim standardı ve onu uygulayan çok sayıda yer. Genel merkez tutarlılık ve kimin eğitim aldığına dair tek bir görünüm ister. Her lokasyon ise genel merkezi beklemeden kendi çalışanlarını yönetmek ister. Bu rehber, çok lokasyonlu ve franchise eğitimini her iki tarafın da istediğini elde edecek şekilde nasıl kuracağınızı ve Acadenix’in kuruluş ağacının bunu nasıl yönettiğini anlatıyor.

Çok lokasyonlu eğitim göründüğünden neden daha zordur

• Tutarlılık ve yerel kontrol. Marka standartları ve uyum kursları her yerde aynı olmalıdır, ancak her lokasyonun kendi oryantasyonları, ekipmanları ve prosedürleri vardır.
• Yerel yöneticiler. Lokasyon yöneticilerinin diğer lokasyonların çalışanlarını görmeden ve grup ayarlarını değiştirmeden kendi çalışanlarını kaydedip desteklemesi gerekir.
• Marka. Bir franchise genellikle her yerde tek bir marka ister; bir eğitim sağlayıcının müşterileri ise kendi logosunu, renklerini ve web adresini ister.
• Raporlama. Genel merkezin bölgeler genelinde toplu bir görünüme ihtiyacı vardır; her lokasyon yöneticisinin ise kimin geciktiğini gösteren kendi listesine.
• İnsanlar yer değiştirir. Çalışanlar lokasyonlar arasında geçiş yapar ve tamamlamalarının ile sertifikalarının onları izlemesi gerekir.
• Büyüme. Yeni lokasyonların ve müşterilerin ilk günden doğru kurslara ve ayarlara sahip olması gerekir.

Önce kuruluş yapınızı tasarlayın

Tek bir kurs yüklemeden önce yapının şeklini belirleyin. Yararlı bir sınama: Bir seviye, birileri onu yönetiyorsa, farklı ayarlara ihtiyaç duyuyorsa ya da ayrı raporlamak istiyorsanız yerini hak eder. Bunların hiçbiri geçerli değilse o bir kuruluş değil; bir rapor filtresi veya bir unvandır.

Bir franchise veya çok lokasyonlu grup şöyle görünebilir:

• Grup genel merkezi: marka ve uyum kurslarına sahiptir ve grup genelindeki varsayılanları belirler
  • Queensland bölgesi: bölge müdürü, kendi lokasyonları genelinde rapor görür
    • Brisbane CBD mağazası
    • Gold Coast mağazası
  • New South Wales bölgesi
    • Parramatta mağazası
    • Newcastle mağazası
  • Destek ofisi: genel merkezin kendi çalışanları

İşletmelere satış yapan bir eğitim sağlayıcısında genellikle her müşteri için bir seviye bulunur; müşterinin lokasyonları veya departmanları onun altında yer alır:

• Eğitim sağlayıcı
  • Müşteri A
    • Depo
    • Genel merkez
  • Müşteri B

Ağacı yönetim yapınızın izin verdiği kadar sığ tutun. Her ek seviye, bir ayarın geçersiz kılınabileceği bir yer daha ve her rapora bir filtre daha demektir. Değişimi de bekleyin: bölgeler birleşir, franchise alan işletmeler daha fazla mağaza satın alır; bu nedenle bir şubeyi taşımak onu yeniden kurmak anlamına gelmemelidir.

Neyin merkezi, neyin yerel olacağına karar verin

İyi bir varsayılan, her şeyi en üstte bir kez ayarlamak, aşağıya akmasını sağlamak ve yalnızca bir nedenle geçersiz kılmaktır: ayrı bir tüzel kişilik, ayrı bir marka veya ayrı bir kimlik sağlayıcı. Kimin neyi geçersiz kılabileceği konusunda anlaşın ve bunu yazıya dökün.

Kursları kopyalamayın, paylaşın

Kopyalar birbirinden uzaklaşır. Aynı kurs elli yerde durduğunda her güncellemeyi elli kez yapmanız gerekir ve raporlar elli birbirinden biraz farklı kursu karşılaştırır. Her paylaşılan kursu, ona sahip olan seviyede bir kez oluşturun ve aşağıya dağıtın:

• Varsayılan olarak herkesle paylaşın, olmaması gereken şubeleri (örneğin belirli bir hizmeti sunmayan lokasyonları) hariç tutun.
• Dahil edilen bir bölgenin altına sonradan eklenen yeni lokasyonların kursu otomatik olarak almasını sağlayın.
• Kursu alan lokasyonların kendi kurslarını yanına eklemesine izin verin, ancak paylaşılan kursu düzenlemesine izin vermeyin.
• Bir lokasyon bir kursu almayı bıraktığında, yarıda olan öğrenenlerin bitirip bitiremeyeceğine karar verin.

Yönetimi devredin

Her lokasyona en az bir yerel yönetici verin; eğitimi yürüten ancak ayarlara veya faturalandırmaya dokunmaması gereken kişilere ise daha dar bir rol tanımlayın. Genel merkez, yardım etmek için herhangi bir lokasyona geçebilmeli ve her işlem, onu yapan kişi adına kaydedilmelidir. Lokasyon yöneticileri için ortak hesaplardan kaçının: denetim izini anlamsız hâle getirirler.

Lokasyonlar genelinde raporlayın

Raporları oluşturmadan önce soruları netleştirin: her lokasyonda kimin geciktiği, hangi bölgelerin zorunlu bir kursta geride kaldığı ve hangi sertifikaların gelecek ay süresinin dolacağı. Ardından yapının bunlara yanıt verdiğini kontrol edin. Bölge düzeyindeki kuruluşlar, bölge düzeyinde raporları kolaylaştırır. Her yönetici kendi şubesini ve altındaki her şeyi görmeli, yanındakini görmemelidir.

Acadenix’in kuruluş ağacı nasıl çalışır

Acadenix, istediğiniz derinlikte iç içe yerleşen bir kuruluşlar ağacı etrafında tasarlanmıştır.

Yapı

• Kuruluşlarınızı liste veya ağaç olarak görüntüleyin. Kendi kuruluşunuzun altında yeni bir kuruluş oluşturun ya da bir kişiyi, ilk yöneticisi olarak sizin altınızda kendi kuruluşunu kurmaya davet edin.
• Bir kuruluşu, oturum açma, kurslar ve lisanslar için nelerin değişeceğinin önizlemesiyle yeni bir üst kuruluşa taşıyın. Altındaki her şey de birlikte taşınır.
• Bir şubeyi altındaki her şeyle birlikte arşivleyin. Çalışanları siz geri yükleyene kadar giriş yapamaz ve hiçbir şey silinmez.

Aşağıya akan ayarlar

Marka, e-posta sunucusu, yasal metinler, bildirim e-postaları, yerleşik oturum açma yöntemleri, yapay zekâ yardımı ve yerelleştirme devralınır. Her ayar, neyin geçerli olduğunu ve nereden geldiğini (yerel, devralınan ya da Acadenix varsayılanı) gösterir; bir değişiklik altındaki kuruluşlara ulaşmadan önce bir sayıyla birlikte “Changing this affects” (bunu değiştirmek şunları etkiler) uyarısı verir. Her geçersiz kılma etkinlik günlüğüne kaydedilir. E-posta kayıt alan adları, özel alan adları (Gold’da kuruluş başına en fazla beş) ve SAML bağlantıları her kuruluşa özgüdür; bkz. SAML çoklu oturum açma rehberimiz.

Kurslar, roller ve raporlar

• Bir kursu tüm alt kuruluşlarla ya da seçtiklerinizle paylaşın; herhangi bir şubeyi This and everything under it (bu ve altındaki her şey), This organisation only (yalnızca bu kuruluş), Excluded (hariç) veya Inherit (devral) olarak ayarlayabilirsiniz. En yakın kural geçerli olur, dahil edilen bir şubenin altına sonradan eklenen kuruluşlar kursu otomatik olarak alır ve kaydetmeden önce nelerin eklenip çıkarıldığını önizlersiniz. Öğrenenler kursu kaybedecekse bitirip bitiremeyeceklerine siz karar verirsiniz. Kursu alan kuruluşlar onu düzenleyemez, ancak kendileri için yeni kayıtları kapatabilir.
• Roller Admin (yönetici), Instructor (eğitmen) ve Learner (öğrenen)’dir. Yöneticiler yalnızca kendi kuruluşlarını ve altındakileri görür; eğitmenler ise ayarlara, faturalandırmaya veya yapıya erişmeden eğitimi yürütür. Her aktif kuruluşun kendine ait en az bir yöneticisi bulunur. Yöneticiler, altlarındaki herhangi bir kuruluşa geçiş yapabilir; nerede olduklarını gösteren bir “Currently roaming” (şu anda gezinme) çubuğu görünür.
• Raporlar kuruluşunuzu ve altındaki her şeyi kapsar; gerektiğinde tek bir şubeye göre filtrelenir, kayıtlı filtreler içerir ve Silver ile Gold planlarında CSV dışa aktarımı sunar.
• Bir yönetici, bir kişiyi altındaki başka bir kuruluşa taşıyıp öğrenme geçmişini koruyabilir. Öğrenenler ayrıca gruptaki başka bir kuruluştan geçmişlerinin kopyalanmasını isteyebilir; bunu o kuruluşun yöneticileri onaylar.

Silver ve Gold planlarında eğitim sağlayıcılar ve iş ortakları, kursları ya da Acadenix’in kendisini aynı ağaç boyunca satabilir; bkz. Acadenix’i yeniden satma.

Önemli çıkarımlar

• Önce hiyerarşiyi tasarlayın: bir seviye, birileri onu yönettiği, farklı ayarlara ihtiyaç duyduğu ya da onu raporladığınız için vardır.
• Varsayılanları en üstte bir kez belirleyin ve yalnızca ayrı bir marka, tüzel kişilik veya kimlik sağlayıcı gibi açık bir nedenle geçersiz kılın.
• Her kursun tek bir sürümünü kopyalamak yerine ağaç boyunca aşağıya paylaşın.
• Her lokasyona yerel bir yönetici verin ve her kişinin göreceklerini kendi şubesiyle sınırlayın.
• Kişiler lokasyonlar arasında geçtiğinde kayıtlarının onlarla birlikte gitmesini sağlayın.

Birçok lokasyonda veya müşteride eğitim mi planlıyorsunuz? Değerlendirme talep edin ve birkaç şubeyle deneyin ya da yapınız hakkında bizimle konuşun.