Képzés szervezése franchise-hálózatokban, fiókokban és ügyfélszervezeteknél

Egy franchise-hálózat, egy több tucat telephelyes vállalkozás, egy iparági egyesület és egy sok ügyfélszervezettel dolgozó képzési szolgáltató ugyanazzal a problémával néz szembe: egyetlen képzési szabványrendszer, sok hely, ahol megvalósítják. A központ egységességet és egyetlen áttekintést szeretne arról, ki van kiképezve. Minden telephely a központra várakozás nélkül szeretné irányítani a saját embereit. Ez az útmutató bemutatja, hogyan állíthatja be a több telephelyes és franchise képzést úgy, hogy mindkettő megvalósulhasson, és hogyan kezeli ezt az Acadenix szervezeti fája.

Miért nehezebb a több telephelyes képzés, mint amilyennek látszik

• Egységesség és helyi irányítás. A márkastandardoknak és a megfelelőségi kurzusoknak mindenhol azonosnak kell lenniük, de minden telephelynek megvannak a maga bevezető képzései, eszközei és eljárásai.
• Helyi adminisztrátorok. A telephelyvezetőknek be kell tudniuk iratkoztatni és támogatni a munkatársaikat anélkül, hogy más telephelyek embereit látnák, vagy a csoportszintű beállításokat módosítanák.
• Arculat. Egy franchise általában mindenhol egyetlen arculatot szeretne, míg egy képzési szolgáltató ügyfelei mind a saját logójukat, színeiket és webcímüket kérik.
• Jelentések. A központnak régiókon átívelő összesítésre van szüksége; minden telephelyvezetőnek saját listára arról, ki késik.
• Az emberek mozognak. A munkatársak telephelyek között költöznek, és a teljesítéseiknek és tanúsítványaiknak követniük kell őket.
• Növekedés. Az új telephelyeknek és ügyfeleknek az első naptól a megfelelő kurzusokra és beállításokra van szükségük.

Először tervezze meg a szervezeti struktúrát

A szerkezet alakját döntse el, mielőtt egyetlen kurzust feltölt. Egy hasznos próba: egy szint akkor indokolt, ha valaki adminisztrálja, eltérő beállításokra van szüksége, vagy külön szeretne róla jelentést készíteni. Ha ezek egyike sem áll fenn, akkor az jelentésszűrő vagy beosztás, nem szervezet.

Egy franchise- vagy több telephelyes csoport így nézhet ki:

• Csoportközpont: kezeli a márka- és megfelelőségi kurzusokat, és megadja a csoportszintű alapértelmezéseket
  • Queenslandi régió: a regionális vezető a régió telephelyein átívelő jelentéseket lát
    • Brisbane belvárosi üzlet
    • Gold Coast üzlet
  • Új-Dél-Wales régió
    • Parramatta üzlet
    • Newcastle üzlet
  • Támogató iroda: a központ saját munkatársai

A vállalkozásoknak értékesítő képzési szolgáltatónál gyakran egy szint jut egy ügyfélre, alatta az ügyfél telephelyeivel vagy részlegeivel:

• Képzési szolgáltató
  • „A” ügyfél
    • Raktár
    • Központi iroda
  • „B” ügyfél

Tartsa a fát olyan laposnak, amennyire a vezetési struktúra megengedi. Minden további szint egy újabb hely, ahol egy beállítás felülírható, és egy újabb szűrő minden jelentésben. Számítson változásra is: a régiók összeolvadnak, a franchise-partnerek újabb üzleteket vásárolnak, ezért egy fiók áthelyezése nem jelentheti az újraépítését.

Döntse el, mi legyen központi és mi helyi

Jó alapelv, hogy a dolgokat egyszer állítsa be a csúcson, hagyja lefelé áramolni, és csak indokkal írja felül: önálló jogi személy, önálló arculat vagy önálló identitásszolgáltató esetén. Állapodjanak meg abban, ki mit írhat felül, és jegyezzék le.

Osszon meg kurzusokat, ne másolja őket

A másolatok eltérnek egymástól. Ha ugyanaz a kurzus ötven helyen él, minden frissítést ötvenszer kell elvégezni, a jelentések pedig ötven kissé eltérő kurzust hasonlítanak össze. Minden megosztott kurzust egyszer építsen fel, azon a szinten, amelyik a tulajdonosa, és onnan osszon lefelé:

• Alapértelmezés szerint mindenkivel ossza meg, és zárja ki azokat a fiókokat, amelyeknek nem kell megkapniuk, például azokat a telephelyeket, amelyek egy adott szolgáltatást nem kínálnak.
• Gondoskodjon róla, hogy a bevont régió alá később felvett új telephelyek automatikusan megkapják a kurzust.
• Engedje, hogy a fogadó telephelyek a megosztott mellé saját kurzusokat adjanak hozzá, de a megosztottat ne szerkeszthessék.
• Amikor egy telephely nem kapja meg tovább a kurzust, döntse el, hogy a félúton lévő tanulók befejezhetik-e.

Ruházza át az adminisztrációt

Minden telephelynek adjon legalább egy helyi adminisztrátort, azoknak pedig, akik a képzést vezetik, de a beállításokhoz és a számlázáshoz nem nyúlhatnak, szűkebb szerepkört. A központnak képesnek kell lennie belépni bármelyik telephelyre segíteni, és minden műveletet annak a személynek a nevéhez kell rögzíteni, aki elvégezte. Kerülje a telephelyvezetők közös bejelentkezését: ettől az ellenőrzési nyomvonal értelmét veszti.

Jelentés telephelyeken át

A jelentések elkészítése előtt egyezzenek meg a kérdésekben: ki késik az egyes telephelyeken, mely régiók maradtak le egy kötelező kurzussal, és mely tanúsítványok járnak le a következő hónapban. Utána ellenőrizze, hogy a struktúra megválaszolja-e ezeket. A régiószintű szervezetek megkönnyítik a régiószintű jelentéseket. Minden vezető a saját fiókját és az alatta lévő mindent lásson, a mellette lévőket pedig ne.

Így működik az Acadenix szervezeti fája

Az Acadenix a szervezetek fájára épül, amelyek tetszőleges mélységig egymásba ágyazhatók.

Felépítés

• Nézze meg szervezeteit listaként vagy faként. Hozzon létre egyet a sajátja alatt, vagy hívjon meg egy kapcsolattartót, hogy az első adminisztrátorként hozza létre saját szervezetét az Öné alatt.
• Helyezzen át egy szervezetet új szülő alá úgy, hogy előnézetben látja, mi változik a bejelentkezésben, a kurzusokban és a licencekben. Minden, ami alatta van, vele együtt mozog.
• Archiváljon egy fiókot mindennel együtt, ami alatta van. Az emberei addig nem tudnak bejelentkezni, amíg vissza nem állítja, és semmi nem törlődik.

Lefelé áramló beállítások

Az arculat, a levelezőszerver, a jogi szövegek, az értesítő e-mailek, a beépített bejelentkezési módszerek, az AI-alapú súgó és a lokalizáció öröklődik. Minden beállításnál látszik, mi van érvényben és honnan származik (helyi, örökölt vagy az Acadenix alapértelmezése), és a változtatás előtt megjelenik a „Changing this affects” üzenet az érintett, alatta lévő szervezetek számával. Minden felülírás bekerül a tevékenységnaplóba. Az e-mailes regisztrációs domainek, az egyéni domainek (a Gold-csomagban szervezetenként legfeljebb öt) és a SAML-kapcsolatok szervezetenként külön-külön érvényesek; lásd a SAML egyszeri bejelentkezési útmutatónkat.

Kurzusok, szerepkörök és jelentések

• Ossza meg a kurzust az összes alszervezettel vagy csak kijelöltekkel: bármely fiókot beállíthat úgy, hogy ez és minden alatta lévő (This and everything under it), csak ez a szervezet (This organisation only), kizárva (Excluded) vagy öröklés (Inherit) legyen. A legközelebbi szabály érvényesül, a bevont fiók alá később felvett szervezetek automatikusan megkapják a kurzust, mentés előtt pedig előnézetben látja, mi kerül hozzá és mi kerül le róla. Ha a tanulók elvesztenék a kurzust, Ön dönti el, befejezhetik-e. A fogadó szervezetek nem szerkeszthetik, de kikapcsolhatják maguk számára az új beiratkozásokat.
• A szerepkörök: Admin, Instructor és Learner (adminisztrátor, oktató és tanuló). Az adminisztrátorok csak a saját szervezetüket és az alatta lévőket látják, az oktatók pedig a beállítások, a számlázás és a struktúra nélkül vezetik a képzést. Minden aktív szervezetnek marad legalább egy saját adminisztrátora. Az adminisztrátorok átléphetnek bármelyik alattuk lévő szervezetbe, és a „Currently roaming” sáv mutatja, hol járnak éppen.
• A jelentések a saját szervezetére és az alatta lévő mindenre kiterjednek, szükség esetén egyetlen fiókra szűrve, mentett szűrőkkel, a Silver- és a Gold-csomagban pedig CSV-exporttal.
• Egy adminisztrátor áthelyezhet egy személyt az alatta lévő másik szervezetbe, és a tanulási előzményei megmaradnak. A tanulók kérhetik azt is, hogy előzményeiket átmásolják a csoport egy másik szervezetéből; a kérést az adott szervezet adminisztrátorai hagyják jóvá.

A Silver- és a Gold-csomagban a képzési szolgáltatók és a partnerek ugyanezen a fán keresztül értékesíthetnek kurzusokat, vagy magát az Acadenixet; lásd: az Acadenix továbbértékesítése.

A legfontosabb tudnivalók

• Először a hierarchiát tervezze meg: egy szint azért létezik, mert valaki adminisztrálja, eltérő beállításokra van szüksége, vagy jelentést készítenek róla.
• Az alapértelmezéseket egyszer állítsa be a csúcson, és csak egyértelmű okkal írja felül, például önálló arculat, jogi személy vagy identitásszolgáltató miatt.
• Minden kurzusból egyetlen verziót ossza meg a fán lefelé, ne másolja.
• Minden telephelynek adjon helyi adminisztrátort, és mindenki számára szűkítse a látottakat a saját fiókjára.
• Gondoskodjon róla, hogy a nyilvántartások kövessék az embereket, amikor telephelyet váltanak.

Több telephelyen vagy ügyfélnél tervez képzést? Igényeljen próbahozzáférést, és próbálja ki néhány fiókkal, vagy beszéljen velünk a struktúrájáról.