Slik driver du opplæring på tvers av franchiser, avdelinger og kundeorganisasjoner

En franchisekjede, en virksomhet med dusinvis av lokasjoner, en bransjeforening og en kursleverandør med mange kundeorganisasjoner står overfor det samme problemet: ett sett med opplæringsstandarder og mange steder som skal levere dem. Hovedkontoret vil ha konsistens og én samlet oversikt over hvem som er opplært. Hver lokasjon vil styre sine egne folk uten å vente på hovedkontoret. Denne veiledningen viser hvordan du setter opp opplæring for flere lokasjoner og franchiser slik at begge deler er mulig, og hvordan organisasjonstreet i Acadenix håndterer det.

Hvorfor opplæring på flere lokasjoner er vanskeligere enn det ser ut

• Konsistens mot lokal styring. Merkevarestandarder og compliance-kurs må være like overalt, men hver lokasjon har sine egne innføringer, sitt eget utstyr og sine egne prosedyrer.
• Lokale administratorer. Lokasjonsledere må kunne melde på og støtte de ansatte sine uten å se andre lokasjoners folk eller endre konsernets innstillinger.
• Profilering. En franchise vil vanligvis ha én merkevare overalt, mens kundene til en kursleverandør hver vil ha sin egen logo, sine egne farger og sin egen nettadresse.
• Rapportering. Hovedkontoret trenger en samlet oversikt på tvers av regioner; hver lokasjonsleder trenger sin egen liste over hvem som har oversittet fristen.
• Folk flytter. Ansatte overføres mellom lokasjoner, og fullføringene og sertifikatene deres må følge dem.
• Vekst. Nye lokasjoner og kunder trenger riktige kurs og innstillinger fra første dag.

Utform organisasjonsstrukturen først

Bestem formen før du legger inn et eneste kurs. En nyttig test: et nivå fortjener sin plass hvis noen administrerer det, det trenger andre innstillinger, eller du vil rapportere på det separat. Hvis ingen av delene gjelder, er det et rapportfilter eller en stillingstittel, ikke en organisasjon.

En franchise eller et konsern med flere lokasjoner kan se slik ut:

• Konsernets hovedkontor: eier merkevare- og compliance-kursene og setter standardinnstillinger for hele konsernet
  • Queensland-regionen: regionlederen rapporterer på tvers av lokasjonene sine
    • Butikken i Brisbane sentrum
    • Butikken på Gold Coast
  • New South Wales-regionen
    • Butikken i Parramatta
    • Butikken i Newcastle
  • Støttekontoret: hovedkontorets egne ansatte

En kursleverandør som selger til bedrifter har ofte ett nivå per kunde, med kundens lokasjoner eller avdelinger under:

• Kursleverandør
  • Kunde A
    • Lager
    • Hovedkontor
  • Kunde B

Hold treet så flatt som ledelsesstrukturen din tillater. Hvert ekstra nivå er nok et sted en innstilling kan overstyres og nok et filter på hver rapport. Forvent endringer også: regioner slås sammen og franchisetakere kjøper flere butikker, så det å flytte en avdeling skal ikke bety at du må bygge den opp på nytt.

Bestem hva som er sentralt og hva som er lokalt

En god hovedregel er å sette ting én gang på toppen, la dem arves nedover, og bare overstyre når det er en grunn: en egen juridisk enhet, en egen merkevare eller en egen identitetsleverandør. Bli enige om hvem som kan overstyre hva, og skriv det ned.

Del kurs, ikke kopier dem

Kopier sklir fra hverandre. Når samme kurs finnes på femti steder, må hver oppdatering gjøres femti ganger, og rapportene sammenligner femti litt ulike kurs. Bygg hvert delte kurs én gang, på nivået som eier det, og distribuer det nedover:

• Del med alle som utgangspunkt, og utelat avdelingene som ikke skal ha det, for eksempel lokasjoner som ikke tilbyr en bestemt tjeneste.
• Sørg for at nye lokasjoner som legges til under en region som er med, får kurset automatisk.
• La mottakende lokasjoner legge til egne kurs ved siden av, men ikke redigere det delte.
• Når en lokasjon slutter å motta et kurs, bestem om deltakere som er midt i det, får fullføre.

Deleger administrasjonen

Gi hver lokasjon minst én lokal administrator, og gi folk som driver opplæring, men ikke bør røre innstillinger eller fakturering, en snevrere rolle. Hovedkontoret bør kunne gå inn i en hvilken som helst lokasjon for å hjelpe, og hver handling bør registreres på personen som utførte den. Unngå delte innlogginger for lokasjonsledere: de gjør et revisjonsspor meningsløst.

Rapporter på tvers av lokasjoner

Bli enige om spørsmålene før du bygger rapporter: hvem som har oversittet fristen på hver lokasjon, hvilke regioner som ligger etter på et obligatorisk kurs, og hvilke sertifikater som utløper neste måned. Sjekk deretter at strukturen svarer på dem. Organisasjoner på regionnivå gjør rapporter på regionnivå enkle. Hver leder bør se sin egen avdeling og alt under den, men ingenting ved siden av.

Slik fungerer organisasjonstreet i Acadenix

Acadenix er bygd rundt et tre av organisasjoner som kan nestes i så mange nivåer du vil.

Struktur

• Se organisasjonene dine som en liste eller et tre. Opprett en under din egen, eller inviter en kontaktperson til å sette opp sin egen organisasjon under din som dens første administrator.
• Flytt en organisasjon til en ny overordnet med en forhåndsvisning av hva som endres for pålogging, kurs og lisenser. Alt under den flyttes også.
• Arkiver en avdeling med alt under den. Folkene der kan ikke logge inn før du gjenoppretter den, og ingenting slettes.

Innstillinger som arves nedover

Profilering, e-postserver, juridiske tekster, varsel-e-poster, innebygde påloggingsmetoder, AI-hjelp og lokalisering arves. Hver innstilling viser hva som gjelder og hvor det kommer fra (lokalt, arvet eller Acadenix-standard), og advarer med «Changing this affects» (endringen påvirker) og et antall før en endring når organisasjonene under. Hver overstyring registreres i aktivitetsloggen. Registreringsdomener for e-post, egne domener (med Gold, opptil fem per organisasjon) og SAML-tilkoblinger tilhører hver enkelt organisasjon; se veiledningen vår om enkel pålogging med SAML.

Kurs, roller og rapporter

• Del et kurs med alle underorganisasjoner eller utvalgte, og sett hver avdeling til «This and everything under it», «This organisation only», «Excluded» eller «Inherit» (den og alt under den, bare denne organisasjonen, utelatt eller arv). Den nærmeste regelen gjelder, organisasjoner som senere legges til under en avdeling som er med, får kurset automatisk, og du forhåndsviser hva som legges til og fjernes før du lagrer. Hvis deltakere ville miste kurset, velger du om de får fullføre. Mottakende organisasjoner kan ikke redigere det, men kan slå av nye påmeldinger for seg selv.
• Rollene er Admin, Instructor og Learner (administrator, instruktør og deltaker). Administratorer ser bare sin egen organisasjon og de under den, og instruktører driver opplæringen uten innstillinger, fakturering eller struktur. Hver aktive organisasjon beholder minst én egen administrator. Administratorer kan bytte til en hvilken som helst organisasjon under sin egen, med en linje merket «Currently roaming» som viser hvor de er.
• Rapporter dekker organisasjonen din og alt under den, filtrert til én avdeling når du trenger det, med lagrede filtre og CSV-eksport med Silver og Gold.
• En administrator kan flytte en person til en annen organisasjon under sin egen og beholde læringshistorikken. Deltakere kan også be om å kopiere historikken sin fra en annen organisasjon i konsernet, noe administratorene i den organisasjonen godkjenner.

Med Silver og Gold kan kursleverandører og partnere selge kurs, eller Acadenix selv, nedover det samme treet; se videresalg av Acadenix.

Hovedpunkter

• Utform hierarkiet først: et nivå finnes fordi noen administrerer det, det trenger andre innstillinger, eller du rapporterer på det.
• Sett standardinnstillinger én gang på toppen og overstyr bare av en tydelig grunn, for eksempel en egen merkevare, juridisk enhet eller identitetsleverandør.
• Del én versjon av hvert kurs nedover treet i stedet for å kopiere det.
• Gi hver lokasjon en lokal administrator, og avgrens det hver person ser, til sin egen avdeling.
• Sørg for at registreringene følger folk når de flytter mellom lokasjoner.

Planlegger du opplæring på tvers av mange lokasjoner eller kunder? Be om en evaluering og prøv det med noen få avdelinger, eller snakk med oss om strukturen din.