Sådan driver du træning på tværs af franchises, afdelinger og kundeorganisationer

En franchisekæde, en virksomhed med snesevis af lokationer, en brancheforening og en kursusudbyder med mange kundeorganisationer står alle over for det samme problem: ét sæt træningsstandarder og mange steder, der skal levere dem. Hovedkontoret vil have ensartethed og ét samlet overblik over, hvem der er uddannet. Hver lokation vil styre sine egne folk uden at vente på hovedkontoret. Denne guide gennemgår, hvordan du sætter træning på flere lokationer og i franchises op, så begge dele kan lade sig gøre, og hvordan Acadenix’ organisationstræ håndterer det.

Derfor er træning på flere lokationer sværere, end det ser ud til

• Ensartethed versus lokal styring. Brandstandarder og compliancekurser skal være ens overalt, men hver lokation har sine egne introduktioner, sit eget udstyr og sine egne procedurer.
• Lokale administratorer. Lokationsledere skal kunne tilmelde og støtte deres medarbejdere uden at se andre lokationers folk eller ændre koncernens indstillinger.
• Branding. En franchise vil som regel have ét brand overalt, mens en kursusudbyders kunder hver især vil have deres eget logo, deres egne farver og deres egen webadresse.
• Rapportering. Hovedkontoret har brug for en samlet oversigt på tværs af regioner; hver lokationsleder har brug for sin egen liste over, hvem der er bagud.
• Folk flytter. Medarbejdere overføres mellem lokationer, og deres gennemførelser og certifikater skal følge med.
• Vækst. Nye lokationer og kunder skal have de rigtige kurser og indstillinger fra deres første dag.

Design først din organisationsstruktur

Beslut formen, før du lægger et eneste kursus ind. En nyttig test: Et niveau har sin berettigelse, hvis nogen administrerer det, hvis det har brug for andre indstillinger, eller hvis du vil rapportere på det separat. Hvis intet af det gælder, er det et rapportfilter eller en jobtitel, ikke en organisation.

En franchise eller koncern med flere lokationer kunne se sådan ud:

• Koncernens hovedkontor: ejer brand- og compliancekurser og fastsætter standardindstillinger for hele koncernen
  • Region Queensland: regionschefen rapporterer på tværs af sine lokationer
    • Butikken i Brisbane CBD
    • Butikken på Gold Coast
  • Region New South Wales
    • Butikken i Parramatta
    • Butikken i Newcastle
  • Supportkontoret: hovedkontorets egne medarbejdere

En kursusudbyder, der sælger til virksomheder, har ofte ét niveau pr. kunde med kundens lokationer eller afdelinger nedenunder:

• Kursusudbyder
  • Kunde A
    • Lager
    • Hovedkontor
  • Kunde B

Hold træet så fladt, som din ledelsesstruktur tillader. Hvert ekstra niveau er endnu et sted, hvor en indstilling kan tilsidesættes, og endnu et filter på hver rapport. Forvent også forandring: Regioner slås sammen, og franchisetagere køber flere butikker, så det at flytte en gren ikke bør betyde, at den skal bygges op forfra.

Beslut, hvad der er centralt, og hvad der er lokalt

En god standard er at sætte tingene op én gang øverst, lade dem flyde nedad og kun tilsidesætte med en grund: en selvstændig juridisk enhed, et selvstændigt brand eller en selvstændig identitetsudbyder. Aftal, hvem der må tilsidesætte hvad, og skriv det ned.

Del kurser – kopiér dem ikke

Kopier glider fra hinanden. Når det samme kursus findes på halvtreds steder, skal hver opdatering laves halvtreds gange, og rapporter sammenligner halvtreds lidt forskellige kurser. Byg hvert delt kursus én gang på det niveau, der ejer det, og distribuér det nedad:

• Del med alle som standard, og udeluk de afdelinger, der ikke bør have det, for eksempel lokationer, der ikke tilbyder en bestemt ydelse.
• Sørg for, at nye lokationer, der tilføjes under en medtaget region, automatisk får kurset.
• Lad modtagende lokationer tilføje deres egne kurser ved siden af, men ikke redigere det delte.
• Når en lokation holder op med at modtage et kursus, så beslut, om kursister, der er midt i det, må blive færdige.

Uddeleger administrationen

Giv hver lokation mindst én lokal administrator, og giv folk, der driver træning, men ikke bør røre ved indstillinger eller fakturering, en snævrere rolle. Hovedkontoret bør kunne gå ind på enhver lokation for at hjælpe, og hver handling bør registreres på den person, der udførte den. Undgå delte logins til lokationsledere: De gør et revisionsspor meningsløst.

Rapportér på tværs af lokationer

Aftal spørgsmålene, før du bygger rapporter: hvem der er bagud på hver lokation, hvilke regioner der ligger efter på et obligatorisk kursus, og hvilke certifikater der udløber i næste måned. Tjek derefter, at strukturen kan besvare dem. Organisationer på regionsniveau gør rapporter på regionsniveau nemme. Hver leder bør se sin egen gren og alt under den, men intet ved siden af.

Sådan fungerer Acadenix’ organisationstræ

Acadenix er bygget op omkring et træ af organisationer, der kan indlejres i et hvilket som helst antal niveauer.

Struktur

• Se dine organisationer som en liste eller et træ. Opret en under din egen, eller invitér en kontaktperson til at sætte sin egen organisation op under din som dens første administrator.
• Flyt en organisation til en ny overordnet organisation med en forhåndsvisning af, hvad der ændrer sig for login, kurser og licenser. Alt under den flyttes med.
• Arkivér en gren med alt under den. Dens folk kan ikke logge ind, før du gendanner den, og intet slettes.

Indstillinger, der flyder nedad

Branding, mailserveren, juridiske tekster, notifikationsmails, indbyggede loginmetoder, AI-hjælp og lokalisering nedarves. Hver indstilling viser, hvad der er gældende, og hvor det kommer fra (lokalt, nedarvet eller Acadenix-standard), og advarer med »Changing this affects« og et antal, før en ændring når ned til organisationer under. Hver tilsidesættelse registreres i aktivitetsloggen. Registreringsdomæner for e-mail, egne domæner (med Gold op til fem pr. organisation) og SAML-forbindelser tilhører hver enkelt organisation; se vores guide til SAML single sign-on.

Kurser, roller og rapporter

• Del et kursus med alle underorganisationer eller udvalgte, og sæt en hvilken som helst gren til This and everything under it (denne og alt under den), This organisation only (kun denne organisation), Excluded (udelukket) eller Inherit (nedarv). Den nærmeste regel vinder, organisationer, der senere tilføjes under en medtaget gren, får automatisk kurset, og du får en forhåndsvisning af, hvad der tilføjes og fjernes, før du gemmer. Hvis kursister ville miste kurset, vælger du, om de må blive færdige. Modtagende organisationer kan ikke redigere det, men kan slå nye tilmeldinger fra for sig selv.
• Rollerne er administrator (Admin), underviser (Instructor) og kursist (Learner). Administratorer ser kun deres egen organisation og dem under den, og undervisere driver træning uden adgang til indstillinger, fakturering eller struktur. Hver aktiv organisation beholder mindst én administrator af sin egen. Administratorer kan skifte ind i enhver organisation under deres egen, med en bjælke med teksten »Currently roaming«, der viser, hvor de befinder sig.
• Rapporter dækker din organisation og alt under den, filtreret til én gren, når du har brug for det, med gemte filtre og CSV-eksport med Silver og Gold.
• En administrator kan flytte en person til en anden organisation under sin egen og beholde personens læringshistorik. Kursister kan også bede om at kopiere deres historik fra en anden organisation i koncernen, hvilket den organisations administratorer godkender.

Med Silver og Gold kan kursusudbydere og partnere sælge kurser – eller Acadenix selv – nedad i det samme træ; se videresalg af Acadenix.

Nøglepunkter

• Design hierarkiet først: Et niveau findes, fordi nogen administrerer det, det har brug for andre indstillinger, eller du rapporterer på det.
• Sæt standarder op én gang øverst, og tilsidesæt kun med en klar grund, for eksempel et selvstændigt brand, en selvstændig juridisk enhed eller en selvstændig identitetsudbyder.
• Del én version af hvert kursus nedad i træet i stedet for at kopiere det.
• Giv hver lokation en lokal administrator, og afgræns, hvad hver person ser, til deres egen gren.
• Sørg for, at registreringer følger med folk, når de flytter mellem lokationer.

Planlægger du træning på tværs af mange lokationer eller kunder? Anmod om en evaluering, og prøv det med nogle få afdelinger, eller tal med os om din struktur.