Как да провеждате обучение във франчайзи, клонове и клиентски организации

Франчайзингова група, бизнес с десетки обекти, браншова асоциация и доставчик на обучения с много клиентски организации се сблъскват с един и същ проблем: един набор от стандарти за обучение и много места, които ги прилагат. Централата иска последователност и единен поглед върху това кой е обучен. Всеки обект иска да управлява хората си сам, без да чака централата. Това ръководство описва как да настроите обучение за много обекти и франчайзи, така че и двете да са възможни, и как се справя с това дървото от организации в Acadenix.

Защо обучението на много обекти е по-трудно, отколкото изглежда

• Последователност срещу местен контрол. Стандартите на бранда и курсовете за задължителни обучения трябва да са еднакви навсякъде, но всеки обект има свои въвеждащи обучения, оборудване и процедури.
• Местни администратори. Управителите на обекти трябва да записват и подпомагат своите служители, без да виждат хората от други обекти и без да променят груповите настройки.
• Брандиране. Франчайзът обикновено иска един бранд навсякъде, докато клиентите на доставчик на обучения искат всеки свое лого, цветове и уеб адрес.
• Отчети. Централата се нуждае от обобщен изглед по региони; всеки управител на обект се нуждае от свой списък с просрочилите.
• Хората се местят. Служителите се прехвърлят между обекти и завършванията и сертификатите им трябва да ги следват.
• Растеж. Новите обекти и клиенти се нуждаят от правилните курсове и настройки от първия си ден.

Първо проектирайте организационната си структура

Решете формата, преди да заредите и един курс. Полезна проверка: едно ниво заслужава мястото си, ако някой го администрира, ако се нуждае от различни настройки или ако искате да правите отделни отчети за него. Ако нито едно от тези не важи, то е филтър в отчетите или длъжност, а не организация.

Франчайз или група с много обекти може да изглежда така:

• Централа на групата: притежава курсовете за бранда и за задължителните обучения и задава груповите настройки по подразбиране
  • Регион Куинсланд: регионалният мениджър прави отчети за всичките си обекти
    • Магазин в центъра на Бризбейн
    • Магазин в Голд Коуст
  • Регион Нов Южен Уелс
    • Магазин в Парамата
    • Магазин в Нюкасъл
  • Офис за поддръжка: собствените служители на централата

Доставчик на обучения, който продава на бизнеси, често има по едно ниво за клиент, с обектите или отделите на клиента под него:

• Доставчик на обучения
  • Клиент А
    • Склад
    • Централа
  • Клиент Б

Поддържайте дървото толкова плитко, колкото позволява управленската ви структура. Всяко допълнително ниво е още едно място, където настройка може да бъде заменена, и още един филтър във всеки отчет. Очаквайте и промени: регионите се сливат, а франчайзополучателите купуват още магазини, затова преместването на клон не трябва да означава изграждането му отново.

Решете кое е централно и кое е местно

Добра практика по подразбиране е да задавате нещата веднъж на върха, да ги оставяте да се наследяват надолу и да заменяте само по причина: отделно юридическо лице, отделен бранд или отделен доставчик на идентичност. Разберете се кой какво може да заменя и го запишете.

Споделяйте курсовете, не ги копирайте

Копията се разминават. Когато един и същ курс живее на петдесет места, всяко обновяване трябва да се прави петдесет пъти, а отчетите сравняват петдесет леко различни курса. Изграждайте всеки споделен курс веднъж, на нивото, което го притежава, и го разпространявайте надолу:

• Споделяйте с всички по подразбиране и изключвайте клоновете, които не бива да го имат, например обекти, които не предлагат дадена услуга.
• Уверете се, че новите обекти, добавени под включен регион, получават курса автоматично.
• Позволявайте на получаващите обекти да добавят собствени курсове наред със споделения, но не и да го редактират.
• Когато даден обект спре да получава курс, решете дали обучаемите по средата на курса могат да го довършат.

Делегирайте администрирането

Дайте на всеки обект поне един местен администратор, а на хората, които провеждат обучение, но не бива да пипат настройките и фактурирането, дайте по-тясна роля. Централата трябва да може да влезе във всеки обект, за да помогне, а всяко действие трябва да се записва към човека, който го е извършил. Избягвайте споделени входове за управителите на обекти: те правят одитната следа безсмислена.

Правете отчети между обектите

Уточнете въпросите, преди да изградите отчетите: кой е просрочил във всеки обект, кои региони изостават по задължителен курс и кои сертификати изтичат през следващия месец. След това проверете дали структурата отговаря на тях. Организациите на ниво регион правят отчетите по региони лесни. Всеки мениджър трябва да вижда своя клон и всичко под него, но нищо до него.

Как работи дървото от организации на Acadenix

Acadenix е изградена около дърво от организации, които се влагат на произволна дълбочина.

Структура

• Разглеждайте организациите си като списък или като дърво. Създайте организация под вашата или поканете контакт да настрои собствената си организация под вашата като неин първи администратор.
• Преместете организация към нов родител с преглед на това какво се променя за вход, курсове и лицензи. Всичко под нея се премества също.
• Архивирайте клон заедно с всичко под него. Хората му не могат да влизат, докато не го възстановите, и нищо не се изтрива.

Настройки, които се наследяват надолу

Брандът, пощенският сървър, правните текстове, имейлите с известия, вградените методи за вход, AI помощта и локализацията се наследяват. Всяка настройка показва какво е в сила и откъде идва (локална, наследена или по подразбиране в Acadenix) и предупреждава „Changing this affects“ (тази промяна засяга) с брой, преди промяната да достигне организациите под нея. Всяка замяна се записва в дневника на активността. Домейните за регистрация по имейл, собствените домейни (в Gold, до пет на организация) и SAML връзките принадлежат на всяка организация поотделно; вижте нашето ръководство за SAML единен вход.

Курсове, роли и отчети

• Споделете курс с всички подорганизации или с избрани, като зададете за всеки клон „This and everything under it“ (този и всичко под него), „This organisation only“ (само тази организация), „Excluded“ (изключен) или „Inherit“ (наследяване). Най-близкото правило има предимство, организациите, добавени по-късно под включен клон, получават курса автоматично, а преди запазване виждате какво се добавя и какво се премахва. Ако обучаемите биха загубили курса, вие избирате дали могат да го довършат. Получаващите организации не могат да го редактират, но могат да изключат новите записвания за себе си.
• Ролите са Admin (администратор), Instructor (инструктор) и Learner (обучаем). Администраторите виждат само собствената си организация и тези под нея, а инструкторите провеждат обучение без достъп до настройки, фактуриране или структура. Всяка активна организация запазва поне един свой администратор. Администраторите могат да превключат към всяка организация под тяхната, като лентата „Currently roaming“ (в момента в друга организация) показва къде се намират.
• Отчетите обхващат вашата организация и всичко под нея, филтрирани до един клон, когато е нужно, със запазени филтри и CSV експорт в Silver и Gold.
• Администратор може да премести човек към друга организация под своята и да запази учебната му история. Обучаемите могат също да поискат да копират историята си от друга организация в групата, което администраторите на тази организация одобряват.

В Silver и Gold доставчиците на обучения и партньорите могат да продават курсове или самата Acadenix по същото дърво; вижте препродажба на Acadenix.

Основни изводи

• Проектирайте йерархията първо: едно ниво съществува, защото някой го администрира, то се нуждае от различни настройки или правите отчети за него.
• Задавайте настройките по подразбиране веднъж на върха и ги заменяйте само с ясна причина, например отделен бранд, юридическо лице или доставчик на идентичност.
• Споделяйте по дървото една версия на всеки курс, вместо да го копирате.
• Дайте на всеки обект местен администратор и ограничете това, което вижда всеки човек, до неговия клон.
• Уверете се, че записите следват хората, когато те се местят между обекти.

Планирате обучение в много обекти или клиенти? Заявете пробен период и го изпробвайте с няколко клона или говорете с нас за вашата структура.