Schulungen über Franchises, Filialen und Kundenorganisationen hinweg steuern

Eine Franchise-Gruppe, ein Unternehmen mit Dutzenden Standorten, ein Branchenverband und ein Schulungsanbieter mit vielen Kundenorganisationen haben dasselbe Problem: ein einheitlicher Schulungsstandard, aber viele Orte, an denen er umgesetzt wird. Die Zentrale will Einheitlichkeit und einen zentralen Überblick darüber, wer geschult ist. Jeder Standort will seine Leute selbst führen, ohne auf die Zentrale zu warten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Schulungen für mehrere Standorte und Franchise-Systeme so aufsetzen, dass beides gelingt – und wie der Organisationsbaum von Acadenix das abbildet.

Warum Schulung an mehreren Standorten schwieriger ist, als sie aussieht

• Einheitlichkeit versus lokale Kontrolle. Markenstandards und Compliance-Kurse müssen überall gleich sein, aber jeder Standort hat eigene Einweisungen, Ausrüstung und Abläufe.
• Lokale Administratoren. Standortleitungen müssen ihre Mitarbeitenden einschreiben und betreuen können, ohne die Personen anderer Standorte zu sehen oder Gruppeneinstellungen zu ändern.
• Branding. Ein Franchise-System will meist überall eine Marke, während die Kunden eines Schulungsanbieters jeweils ihr eigenes Logo, ihre eigenen Farben und ihre eigene Webadresse wünschen.
• Berichte. Die Zentrale braucht eine Übersicht über alle Regionen; jede Standortleitung braucht ihre eigene Liste der Überfälligen.
• Menschen wechseln. Mitarbeitende wechseln zwischen Standorten, und ihre Abschlüsse und Zertifikate müssen ihnen folgen.
• Wachstum. Neue Standorte und Kunden brauchen vom ersten Tag an die richtigen Kurse und Einstellungen.

Entwerfen Sie zuerst Ihre Organisationsstruktur

Legen Sie die Form fest, bevor Sie einen einzigen Kurs laden. Ein nützlicher Test: Eine Ebene ist berechtigt, wenn jemand sie verwaltet, sie andere Einstellungen braucht oder Sie separat darüber berichten wollen. Trifft nichts davon zu, ist es ein Berichtsfilter oder eine Stellenbezeichnung, keine Organisation.

Eine Franchise- oder Multi-Standort-Gruppe könnte so aussehen:

• Zentrale der Gruppe: besitzt Marken- und Compliance-Kurse und legt gruppenweite Standardwerte fest
  • Region Queensland: die Regionalleitung wertet ihre Standorte aus
    • Filiale Brisbane CBD
    • Filiale Gold Coast
  • Region New South Wales
    • Filiale Parramatta
    • Filiale Newcastle
  • Verwaltung: die eigenen Mitarbeitenden der Zentrale

Ein Schulungsanbieter, der an Unternehmen verkauft, hat oft eine Ebene pro Kunde, darunter die Standorte oder Abteilungen des Kunden:

• Schulungsanbieter
  • Kunde A
    • Lager
    • Zentrale
  • Kunde B

Halten Sie den Baum so flach, wie Ihre Führungsstruktur es zulässt. Jede zusätzliche Ebene ist ein weiterer Ort, an dem eine Einstellung überschrieben werden kann, und ein weiterer Filter in jedem Bericht. Rechnen Sie auch mit Veränderungen: Regionen werden zusammengelegt, und Franchisenehmer kaufen weitere Filialen – eine Filiale zu verschieben sollte deshalb nicht bedeuten, sie neu aufzubauen.

Legen Sie fest, was zentral und was lokal ist

Eine gute Grundregel: Einstellungen einmal an der Spitze festlegen, nach unten fließen lassen und nur mit Grund überschreiben – bei einer eigenen Rechtsperson, einer eigenen Marke oder einem eigenen Identity Provider. Legen Sie fest, wer was überschreiben darf, und halten Sie es schriftlich fest.

Kurse teilen, nicht kopieren

Kopien driften auseinander. Lebt derselbe Kurs an fünfzig Orten, muss jede Aktualisierung fünfzigmal vorgenommen werden, und Berichte vergleichen fünfzig leicht unterschiedliche Kurse. Erstellen Sie jeden geteilten Kurs einmal auf der Ebene, der er gehört, und verteilen Sie ihn nach unten:

• Teilen Sie standardmäßig mit allen und schließen Sie die Filialen aus, die ihn nicht haben sollen, etwa Standorte, die eine bestimmte Leistung nicht anbieten.
• Stellen Sie sicher, dass neue Standorte unter einer eingeschlossenen Region den Kurs automatisch erhalten.
• Lassen Sie empfangende Standorte eigene Kurse ergänzen, aber nicht den geteilten bearbeiten.
• Wenn ein Standort einen Kurs nicht mehr erhält, entscheiden Sie, ob Lernende, die mittendrin sind, ihn noch abschließen dürfen.

Administration delegieren

Geben Sie jedem Standort mindestens einen lokalen Administrator, und geben Sie Personen, die Schulungen durchführen, aber nicht an Einstellungen oder Abrechnung heranmüssen, eine engere Rolle. Die Zentrale sollte in jeden Standort wechseln können, um zu helfen, und jede Aktion sollte der Person zugeordnet protokolliert werden, die sie ausgeführt hat. Vermeiden Sie gemeinsame Logins für Standortleitungen: Sie machen einen Prüfpfad bedeutungslos.

Standortübergreifend berichten

Klären Sie die Fragen, bevor Sie Berichte aufbauen: Wer ist an welchem Standort überfällig, welche Regionen hängen bei einem Pflichtkurs hinterher, und welche Zertifikate laufen nächsten Monat ab? Prüfen Sie dann, ob die Struktur sie beantwortet. Organisationen auf Regionsebene machen Berichte auf Regionsebene einfach. Jede Führungskraft sollte ihre eigene Filiale und alles darunter sehen – und nichts daneben.

So funktioniert der Organisationsbaum von Acadenix

Acadenix ist um einen Baum aus Organisationen aufgebaut, die sich beliebig tief verschachteln lassen.

Struktur

• Zeigen Sie Ihre Organisationen als Liste oder Baum an. Legen Sie eine unter Ihrer an oder laden Sie einen Kontakt ein, unter Ihrer eine eigene Organisation als deren erster Administrator einzurichten.
• Verschieben Sie eine Organisation unter einen neuen übergeordneten Knoten, mit einer Vorschau darauf, was sich für Anmeldung, Kurse und Lizenzen ändert. Alles darunter wird mitverschoben.
• Archivieren Sie eine Filiale samt allem darunter. Ihre Personen können sich erst wieder anmelden, wenn Sie sie wiederherstellen, und nichts wird gelöscht.

Einstellungen, die nach unten fließen

Branding, Mailserver, Rechtstexte, Benachrichtigungs-E-Mails, integrierte Anmeldemethoden, KI-Hilfe und Lokalisierung werden vererbt. Jede Einstellung zeigt, was gilt und woher es stammt (lokal, vererbt oder Acadenix-Standard), und warnt mit „Diese Änderung betrifft“ und einer Anzahl, bevor eine Änderung Organisationen darunter erreicht. Jede Überschreibung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten. E-Mail-Registrierungsdomains, eigene Domains (mit Gold bis zu fünf pro Organisation) und SAML-Verbindungen gehören jeweils zur einzelnen Organisation; siehe unseren Leitfaden zu SAML-Single-Sign-on.

Kurse, Rollen und Berichte

• Teilen Sie einen Kurs mit allen Unterorganisationen oder ausgewählten, wobei Sie jede Filiale auf „Diese und alles darunter“, „Nur diese Organisation“, „Ausgeschlossen“ oder „Erben“ setzen können. Die nächstgelegene Regel gewinnt, später unter einer eingeschlossenen Filiale hinzugefügte Organisationen erhalten den Kurs automatisch, und vor dem Speichern sehen Sie in einer Vorschau, was hinzukommt und wegfällt. Würden Lernende den Kurs verlieren, entscheiden Sie, ob sie ihn noch beenden dürfen. Empfangende Organisationen können ihn nicht bearbeiten, aber neue Einschreibungen für sich abschalten.
• Die Rollen sind Administrator, Kursleiter und Lernender. Administratoren sehen nur ihre eigene Organisation und die darunterliegenden, und Kursleiter führen Schulungen durch, ohne Zugriff auf Einstellungen, Abrechnung oder Struktur. Jede aktive Organisation behält mindestens einen eigenen Administrator. Administratoren können in jede Organisation unterhalb ihrer eigenen wechseln, wobei eine Leiste „Derzeit unterwegs“ anzeigt, wo sie sich befinden.
• Berichte umfassen Ihre Organisation und alles darunter, bei Bedarf auf eine Filiale gefiltert, mit gespeicherten Filtern und CSV-Export mit Silver und Gold.
• Ein Administrator kann eine Person in eine andere Organisation unterhalb seiner eigenen verschieben und ihre Lernhistorie behalten. Lernende können auch beantragen, ihre Historie aus einer anderen Organisation der Gruppe zu kopieren, was die Administratoren dieser Organisation genehmigen.

Mit Silver und Gold können Schulungsanbieter und Partner Kurse – oder Acadenix selbst – über denselben Baum verkaufen; siehe Acadenix weiterverkaufen.

Das Wichtigste in Kürze

• Entwerfen Sie zuerst die Hierarchie: Eine Ebene existiert, weil jemand sie verwaltet, sie andere Einstellungen braucht oder Sie darüber berichten.
• Legen Sie Standardwerte einmal an der Spitze fest und überschreiben Sie nur aus klarem Grund, etwa bei eigener Marke, Rechtsperson oder eigenem Identity Provider.
• Teilen Sie eine Version jedes Kurses nach unten, statt ihn zu kopieren.
• Geben Sie jedem Standort einen lokalen Administrator und beschränken Sie, was jede Person sieht, auf die eigene Filiale.
• Stellen Sie sicher, dass die Nachweise den Personen folgen, wenn sie zwischen Standorten wechseln.

Planen Sie Schulungen für viele Standorte oder Kunden? Fordern Sie eine Evaluierung an und probieren Sie es mit ein paar Filialen aus oder sprechen Sie mit uns über Ihre Struktur.