Un grup de francize, o firmă cu zeci de locații, o asociație profesională și un furnizor de instruire cu multe organizații-client se confruntă cu aceeași problemă: un singur set de standarde de instruire, multe locuri care le livrează. Sediul central vrea coerență și o imagine unică asupra celor instruiți. Fiecare locație vrea să își conducă oamenii fără să aștepte după sediul central. Acest ghid arată cum configurați instruirea multi-locație și în francize, astfel încât ambele să fie posibile, și cum o gestionează arborele de organizații din Acadenix.
De ce este instruirea multi-locație mai dificilă decât pare
- Coerență versus control local. Standardele de brand și cursurile de conformitate trebuie să fie aceleași peste tot, dar fiecare locație are propriile instruiri introductive, echipamente și proceduri.
- Administratori locali. Managerii de locații trebuie să își poată înscrie și susține angajații fără să vadă oamenii altor locații și fără să modifice setările grupului.
- Brandul. O franciză vrea de obicei un singur brand peste tot, în timp ce clienții unui furnizor de instruire își doresc fiecare propriul logo, propriile culori și propria adresă web.
- Raportarea. Sediul central are nevoie de o consolidare pe regiuni; fiecare manager de locație are nevoie de propria listă cu cei aflați în întârziere.
- Oamenii se mută. Angajații se transferă între locații, iar finalizările și certificatele lor trebuie să îi urmeze.
- Creșterea. Locațiile și clienții noi au nevoie de cursurile și setările potrivite din prima zi.
Proiectați mai întâi structura organizației
Stabiliți forma înainte de a încărca vreun curs. Un test util: un nivel își merită locul dacă cineva îl administrează, dacă are nevoie de setări diferite sau dacă vreți să raportați separat pentru el. Dacă nu se aplică niciuna dintre acestea, este un filtru de raport sau o denumire de funcție, nu o organizație.
O franciză sau un grup cu mai multe locații ar putea arăta astfel:
- Sediul central al grupului: deține cursurile de brand și de conformitate și stabilește valorile implicite la nivel de grup
- Regiunea Queensland: managerul regional raportează pentru toate locațiile sale
- Magazinul Brisbane CBD
- Magazinul Gold Coast
- Regiunea New South Wales
- Magazinul Parramatta
- Magazinul Newcastle
- Biroul de suport: angajații proprii ai sediului central
- Regiunea Queensland: managerul regional raportează pentru toate locațiile sale
Un furnizor de instruire care vinde către companii are adesea câte un nivel pentru fiecare client, cu locațiile sau departamentele clientului dedesubt:
- Furnizorul de instruire
- Clientul A
- Depozit
- Sediul central
- Clientul B
- Clientul A
Păstrați arborele cât mai puțin adânc permite structura dumneavoastră de management. Fiecare nivel suplimentar este încă un loc în care o setare poate fi suprascrisă și încă un filtru pe fiecare raport. Așteptați-vă și la schimbări: regiunile fuzionează, iar francizații cumpără mai multe magazine, așa că mutarea unei filiale nu ar trebui să însemne reconstruirea ei.
Decideți ce este central și ce este local
| Domeniu | De obicei central | De obicei local |
|---|---|---|
| Cursuri de conformitate și de brand | Create o singură dată în vârf și partajate în jos | Atribuite și urmărite, nu editate |
| Instruiri introductive locale | Îndrumări sau un șablon, dacă există | Create de locație sau de client |
| Brand | Un singur brand în toată franciza | Brandul propriu al unei organizații-client |
| Conectare | Metode implicite la nivel de grup | Furnizorul propriu de identitate al unui client |
| E-mailuri de notificare | Formulările și setările grupului | Modificări doar acolo unde este nevoie |
| Texte legale | Termenii și politica de confidențialitate ale grupului | Texte proprii acolo unde un francizat sau un client este o afacere separată |
| Înscrieri și urmărire | Cursuri obligatorii și termene | Înscrierea și urmărirea de zi cu zi |
O bună regulă implicită este să setați lucrurile o singură dată în vârf, să le lăsați să curgă în jos și să suprascrieți doar dintr-un motiv: o entitate juridică separată, un brand separat sau un furnizor de identitate separat. Stabiliți cine poate suprascrie ce și notați acest lucru.
Partajați cursurile, nu le copiați
Copiile se depărtează una de alta. Când același curs există în cincizeci de locuri, fiecare actualizare trebuie făcută de cincizeci de ori, iar rapoartele compară cincizeci de cursuri ușor diferite. Construiți fiecare curs partajat o singură dată, la nivelul care îl deține, și distribuiți-l în jos:
- Partajați către toți în mod implicit și excludeți filialele care nu ar trebui să îl aibă, precum locațiile care nu oferă un anumit serviciu.
- Asigurați-vă că locațiile noi adăugate sub o regiune inclusă primesc cursul automat.
- Lăsați locațiile care îl primesc să își adauge propriile cursuri alături, dar nu să îl editeze pe cel partajat.
- Când o locație nu mai primește un curs, decideți dacă cursanții aflați la jumătatea drumului îl pot termina.
Delegați administrarea
Oferiți fiecărei locații cel puțin un administrator local, iar celor care conduc instruirea, dar nu ar trebui să atingă setările sau facturarea, oferiți-le un rol mai restrâns. Sediul central ar trebui să poată interveni în orice locație pentru a ajuta, iar fiecare acțiune ar trebui înregistrată pe numele persoanei care a făcut-o. Evitați conturile comune pentru managerii de locații: ele fac ca un jurnal de audit să nu mai aibă sens.
Raportați în toate locațiile
Stabiliți întrebările înainte de a construi rapoartele: cine este în întârziere în fiecare locație, ce regiuni sunt în urmă cu un curs obligatoriu și ce certificate expiră luna viitoare. Apoi verificați dacă structura le răspunde. Organizațiile la nivel de regiune fac ușoare rapoartele regionale. Fiecare manager ar trebui să își vadă propria filială și tot ce se află sub ea, și nimic din alături.
Cum funcționează arborele de organizații din Acadenix
Acadenix este construit în jurul unui arbore de organizații care se imbrică pe oricâte niveluri.
Structura
- Vizualizați organizațiile ca listă sau ca arbore. Creați una sub a dumneavoastră sau invitați un contact să își configureze propria organizație sub a dumneavoastră, ca prim administrator al ei.
- Mutați o organizație sub un nou părinte, cu o previzualizare a ceea ce se schimbă pentru conectare, cursuri și licențe. Tot ce se află sub ea se mută odată cu ea.
- Arhivați o filială împreună cu tot ce se află sub ea. Oamenii ei nu se pot conecta până când o restaurați, iar nimic nu se șterge.
Setări care curg în jos
Brandingul, serverul de e-mail, textele legale, e-mailurile de notificare, metodele de conectare integrate, ajutorul AI și localizarea sunt moștenite. Fiecare setare arată ce este în vigoare și de unde provine (locală, moștenită sau valoarea implicită Acadenix) și afișează avertismentul „Changing this affects” (această modificare afectează), cu un număr, înainte ca o modificare să ajungă la organizațiile de mai jos. Fiecare suprascriere este înregistrată în jurnalul de activitate. Domeniile de înregistrare prin e-mail, domeniile personalizate (în Gold, până la cinci pe organizație) și conexiunile SAML aparțin fiecare organizației respective; consultați ghidul nostru despre autentificarea unică SAML.
Cursuri, roluri și rapoarte
- Partajați un curs cu toate suborganizațiile sau cu cele selectate, setând orice filială la This and everything under it (aceasta și tot ce se află sub ea), This organisation only (doar această organizație), Excluded (exclusă) sau Inherit (moștenit). Se aplică regula cea mai apropiată, organizațiile adăugate ulterior sub o filială inclusă primesc cursul automat, iar înainte de salvare previzualizați ce se adaugă și ce se elimină. Dacă cursanții ar pierde cursul, alegeți dumneavoastră dacă îl pot termina. Organizațiile care îl primesc nu îl pot edita, dar pot dezactiva pentru ele înscrierile noi.
- Rolurile sunt Admin, Instructor și Learner (administrator, instructor și cursant). Administratorii văd doar propria organizație și pe cele aflate sub ea, iar instructorii conduc instruirea fără acces la setări, facturare sau structură. Fiecare organizație activă păstrează cel puțin un administrator propriu. Administratorii pot trece în orice organizație aflată sub a lor, cu o bară „Currently roaming” (în prezent în deplasare) care arată unde se află.
- Rapoartele acoperă organizația dumneavoastră și tot ce se află sub ea, filtrate pe o singură filială atunci când este nevoie, cu filtre salvate și export CSV în Silver și Gold.
- Un administrator poate muta o persoană într-o altă organizație aflată sub a lui, păstrându-i istoricul de instruire. Cursanții pot cere și copierea istoricului lor dintr-o altă organizație din grup, cerere pe care o aprobă administratorii acelei organizații.
În Silver și Gold, furnizorii de instruire și partenerii pot vinde cursuri, sau chiar Acadenix, în josul aceluiași arbore; consultați revânzarea Acadenix.
Concluzii principale
- Proiectați mai întâi ierarhia: un nivel există pentru că cineva îl administrează, are nevoie de setări diferite sau raportați pe el.
- Stabiliți valorile implicite o singură dată în vârf și suprascrieți doar dintr-un motiv clar, precum un brand, o entitate juridică sau un furnizor de identitate separat.
- Partajați în josul arborelui o singură versiune a fiecărui curs, în loc să o copiați.
- Oferiți fiecărei locații un administrator local și limitați ce vede fiecare persoană la propria filială.
- Asigurați-vă că evidențele îi urmează pe oameni când se mută între locații.
Planificați instruirea în mai multe locații sau pentru mai mulți clienți? Solicitați o evaluare și încercați cu câteva filiale sau discutați cu noi despre structura dumneavoastră.
