Menjalankan pelatihan di berbagai waralaba, cabang, dan organisasi klien

Grup waralaba, bisnis dengan puluhan lokasi, asosiasi industri, dan penyedia pelatihan dengan banyak organisasi klien semuanya menghadapi masalah yang sama: satu set standar pelatihan, banyak tempat yang menyampaikannya. Kantor pusat menginginkan konsistensi dan satu gambaran tentang siapa yang sudah dilatih. Setiap lokasi ingin mengelola orang-orangnya sendiri tanpa menunggu kantor pusat. Panduan ini membahas cara menyiapkan pelatihan multi-lokasi dan waralaba agar keduanya dapat terwujud, serta bagaimana pohon organisasi Acadenix menanganinya.

Mengapa pelatihan multi-lokasi lebih sulit dari kelihatannya

• Konsistensi versus kendali lokal. Standar merek dan kursus kepatuhan harus sama di mana pun, tetapi setiap lokasi memiliki induksi, peralatan, dan prosedurnya sendiri.
• Administrator lokal. Manajer lokasi perlu mendaftarkan dan mendampingi staf mereka tanpa melihat orang dari lokasi lain atau mengubah pengaturan grup.
• Branding. Waralaba biasanya menginginkan satu merek di mana-mana, sedangkan klien penyedia pelatihan masing-masing menginginkan logo, warna, dan alamat web sendiri.
• Pelaporan. Kantor pusat memerlukan rangkuman lintas wilayah; setiap manajer lokasi memerlukan daftar sendiri tentang siapa yang terlambat.
• Orang berpindah. Staf dipindahkan antar lokasi, dan penyelesaian serta sertifikat mereka perlu ikut bersama mereka.
• Pertumbuhan. Lokasi dan klien baru memerlukan kursus dan pengaturan yang tepat sejak hari pertama.

Rancang struktur organisasi Anda lebih dulu

Tentukan bentuknya sebelum Anda memuat satu kursus pun. Ujian yang berguna: sebuah tingkat layak ada jika seseorang mengadministrasikannya, tingkat itu memerlukan pengaturan yang berbeda, atau Anda ingin melaporkannya secara terpisah. Jika tidak satu pun berlaku, itu adalah filter laporan atau jabatan, bukan organisasi.

Grup waralaba atau multi-lokasi dapat tampak seperti ini:

• Kantor pusat grup: memiliki kursus merek dan kepatuhan serta menetapkan default untuk seluruh grup
  • Wilayah Queensland: manajer wilayah membuat laporan di seluruh lokasinya
    • Toko Brisbane CBD
    • Toko Gold Coast
  • Wilayah New South Wales
    • Toko Parramatta
    • Toko Newcastle
  • Kantor pendukung: staf kantor pusat sendiri

Penyedia pelatihan yang menjual ke bisnis sering memiliki satu tingkat per klien, dengan lokasi atau departemen klien di bawahnya:

• Penyedia pelatihan
  • Klien A
    • Gudang
    • Kantor pusat
  • Klien B

Jaga agar pohon serendah mungkin sesuai struktur manajemen Anda. Setiap tingkat tambahan adalah satu tempat lagi tempat pengaturan bisa ditimpa dan satu filter lagi di setiap laporan. Bersiaplah untuk perubahan juga: wilayah bergabung dan terwaralaba membeli lebih banyak toko, jadi memindahkan cabang tidak seharusnya berarti membangunnya kembali.

Tentukan apa yang terpusat dan apa yang lokal

Default yang baik adalah menetapkan sesuatu sekali di tingkat teratas, membiarkannya mengalir ke bawah, dan menimpa hanya jika ada alasan: badan hukum terpisah, merek terpisah, atau penyedia identitas terpisah. Sepakati siapa yang boleh menimpa apa, dan tuliskan.

Bagikan kursus, jangan salin

Salinan akan menyimpang. Saat kursus yang sama ada di lima puluh tempat, setiap pembaruan harus dilakukan lima puluh kali, dan laporan membandingkan lima puluh kursus yang sedikit berbeda. Bangun setiap kursus bersama satu kali, di tingkat yang memilikinya, dan distribusikan ke bawah:

• Bagikan ke semua orang secara default, dan kecualikan cabang yang tidak seharusnya memilikinya, seperti lokasi yang tidak menawarkan layanan tertentu.
• Pastikan lokasi baru yang ditambahkan di bawah wilayah yang disertakan mendapat kursus secara otomatis.
• Biarkan lokasi penerima menambahkan kursus mereka sendiri di samping kursus bersama, tetapi tidak mengedit kursus bersama itu.
• Saat sebuah lokasi berhenti menerima kursus, putuskan apakah peserta yang sedang di tengah jalan boleh menyelesaikannya.

Delegasikan administrasi

Beri setiap lokasi setidaknya satu administrator lokal, dan beri orang yang menjalankan pelatihan tetapi tidak boleh menyentuh pengaturan atau penagihan peran yang lebih sempit. Kantor pusat harus dapat masuk ke lokasi mana pun untuk membantu, dan setiap tindakan harus dicatat atas nama orang yang melakukannya. Hindari login bersama untuk manajer lokasi: hal itu membuat jejak audit tidak bermakna.

Laporkan lintas lokasi

Sepakati pertanyaannya sebelum Anda membuat laporan: siapa yang terlambat di setiap lokasi, wilayah mana yang tertinggal pada kursus wajib, dan sertifikat mana yang kedaluwarsa bulan depan. Kemudian periksa apakah struktur Anda menjawabnya. Organisasi tingkat wilayah membuat laporan tingkat wilayah menjadi mudah. Setiap manajer harus melihat cabangnya sendiri dan semua yang ada di bawahnya, dan tidak lebih dari itu.

Cara kerja pohon organisasi Acadenix

Acadenix dibangun di sekitar pohon organisasi yang dapat bersarang sedalam apa pun.

Struktur

• Lihat organisasi Anda sebagai daftar atau pohon. Buat satu di bawah organisasi Anda, atau undang seorang kontak untuk menyiapkan organisasinya sendiri di bawah organisasi Anda sebagai administrator pertamanya.
• Pindahkan organisasi ke induk baru dengan pratinjau apa yang berubah untuk login, kursus, dan lisensi. Semua yang ada di bawahnya ikut berpindah.
• Arsipkan cabang beserta semua yang ada di bawahnya. Orang-orangnya tidak dapat masuk sampai Anda memulihkannya, dan tidak ada yang dihapus.

Pengaturan yang mengalir ke bawah

Branding, server email, teks hukum, email notifikasi, metode masuk bawaan, bantuan AI, dan lokalisasi diwariskan. Setiap pengaturan menunjukkan apa yang berlaku dan dari mana asalnya (lokal, diwariskan, atau default Acadenix), dan memperingatkan “Changing this affects” (perubahan ini memengaruhi) dengan jumlahnya sebelum perubahan sampai ke organisasi di bawahnya. Setiap penimpaan dicatat di log aktivitas. Domain pendaftaran email, domain kustom (di paket Gold, hingga lima per organisasi), dan koneksi SAML adalah milik masing-masing organisasi; lihat panduan single sign-on SAML kami.

Kursus, peran, dan laporan

• Bagikan kursus ke semua sub-organisasi atau yang dipilih, dengan mengatur cabang mana pun ke This and everything under it (ini dan semua di bawahnya), This organisation only (hanya organisasi ini), Excluded (dikecualikan), atau Inherit (mewarisi). Aturan terdekat yang berlaku, organisasi yang ditambahkan kemudian di bawah cabang yang disertakan mendapat kursus secara otomatis, dan Anda melihat pratinjau apa yang ditambahkan dan dihapus sebelum menyimpan. Jika peserta akan kehilangan kursus, Anda memilih apakah mereka boleh menyelesaikannya. Organisasi penerima tidak dapat mengeditnya, tetapi dapat menonaktifkan pendaftaran baru untuk diri mereka sendiri.
• Perannya adalah Admin, Instructor (instruktur), dan Learner (peserta). Administrator hanya melihat organisasinya sendiri dan yang ada di bawahnya, dan instruktur menjalankan pelatihan tanpa akses ke pengaturan, penagihan, atau struktur. Setiap organisasi aktif selalu memiliki setidaknya satu administrator sendiri. Administrator dapat beralih ke organisasi mana pun di bawah organisasinya, dengan bilah “Currently roaming” (sedang berkeliling) yang menunjukkan di mana mereka berada.
• Laporan mencakup organisasi Anda dan semua yang ada di bawahnya, difilter ke satu cabang bila diperlukan, dengan filter tersimpan, dan ekspor CSV di paket Silver dan Gold.
• Administrator dapat memindahkan seseorang ke organisasi lain di bawah organisasinya dan mempertahankan riwayat belajarnya. Peserta juga dapat meminta untuk menyalin riwayatnya dari organisasi lain dalam grup, yang disetujui oleh administrator organisasi tersebut.

Di paket Silver dan Gold, penyedia pelatihan dan mitra dapat menjual kursus, atau Acadenix itu sendiri, melalui pohon yang sama; lihat menjual kembali Acadenix.

Poin penting

• Rancang hierarkinya lebih dulu: sebuah tingkat ada karena seseorang mengadministrasikannya, tingkat itu memerlukan pengaturan berbeda, atau Anda membuat laporannya.
• Tetapkan default sekali di tingkat teratas dan timpa hanya dengan alasan yang jelas, seperti merek, badan hukum, atau penyedia identitas yang terpisah.
• Bagikan satu versi setiap kursus ke bawah pohon alih-alih menyalinnya.
• Beri setiap lokasi seorang administrator lokal, dan batasi apa yang dilihat setiap orang pada cabangnya sendiri.
• Pastikan catatan ikut berpindah bersama orang saat mereka berpindah antar lokasi.

Merencanakan pelatihan di banyak lokasi atau klien? Ajukan uji coba dan coba dengan beberapa cabang, atau hubungi kami tentang struktur Anda.