फ़्रैंचाइज़ी, शाखाओं और क्लाइंट संगठनों में ट्रेनिंग चलाना

फ़्रैंचाइज़ी ग्रुप, दर्जनों साइटों वाला कोई व्यवसाय, कोई उद्योग संघ और कई क्लाइंट संगठनों वाला कोई ट्रेनिंग प्रोवाइडर, सभी एक ही समस्या से जूझते हैं: ट्रेनिंग के मानक एक, उन्हें डिलीवर करने की जगहें कई। हेड ऑफ़िस को एकरूपता चाहिए और यह देखने का एक ही नज़रिया कि कौन प्रशिक्षित है। हर साइट हेड ऑफ़िस का इंतज़ार किए बिना अपने लोगों को चलाना चाहती है। यह गाइड बताती है कि मल्टी-साइट और फ़्रैंचाइज़ी ट्रेनिंग कैसे सेट करें कि दोनों हो सकें, और Acadenix का संगठन ट्री इसे कैसे संभालता है।

मल्टी-साइट ट्रेनिंग दिखने से ज़्यादा कठिन क्यों है

• एकरूपता बनाम स्थानीय नियंत्रण। ब्रांड मानक और कंप्लायंस कोर्स हर जगह एक जैसे होने चाहिए, लेकिन हर साइट के अपने इंडक्शन, उपकरण और प्रक्रियाएँ होती हैं।
• स्थानीय एडमिनिस्ट्रेटर। साइट मैनेजरों को अपने स्टाफ़ को नामांकित करने और सहायता देने की ज़रूरत होती है, बिना दूसरी साइटों के लोगों को देखे या ग्रुप की सेटिंग्स बदले।
• ब्रांडिंग। फ़्रैंचाइज़ी आम तौर पर हर जगह एक ही ब्रांड चाहती है, जबकि ट्रेनिंग प्रोवाइडर के क्लाइंट में से हर एक अपना लोगो, रंग और वेब एड्रेस चाहता है।
• रिपोर्टिंग। हेड ऑफ़िस को क्षेत्रों में एक रोल-अप चाहिए; हर साइट मैनेजर को अपनी सूची चाहिए कि कौन ओवरड्यू है।
• लोग एक जगह से दूसरी जगह जाते हैं। स्टाफ़ साइटों के बीच ट्रांसफ़र होते हैं, और उनके कम्प्लीशन व प्रमाणपत्र उनके साथ जाने चाहिए।
• विकास। नई साइटों और क्लाइंट को पहले ही दिन से सही कोर्स और सेटिंग्स चाहिए।

पहले अपने संगठन की संरचना डिज़ाइन करें

एक भी कोर्स लोड करने से पहले ढाँचा तय करें। एक उपयोगी कसौटी: कोई स्तर अपनी जगह तब कमाता है जब कोई उसे एडमिनिस्टर करता हो, उसे अलग सेटिंग्स चाहिए हों, या आप उस पर अलग से रिपोर्ट करना चाहते हों। अगर इनमें से कुछ भी लागू न हो, तो वह रिपोर्ट फ़िल्टर या पदनाम है, संगठन नहीं।

फ़्रैंचाइज़ी या मल्टी-साइट ग्रुप कुछ ऐसा दिख सकता है:

• ग्रुप हेड ऑफ़िस: ब्रांड और कंप्लायंस कोर्स का मालिक है और ग्रुप-व्यापी डिफ़ॉल्ट तय करता है
  • Queensland क्षेत्र: क्षेत्रीय मैनेजर अपनी साइटों पर रिपोर्ट देखता है
    • Brisbane CBD स्टोर
    • Gold Coast स्टोर
  • New South Wales क्षेत्र
    • Parramatta स्टोर
    • Newcastle स्टोर
  • सपोर्ट ऑफ़िस: हेड ऑफ़िस का अपना स्टाफ़

व्यवसायों को बेचने वाले ट्रेनिंग प्रोवाइडर के पास अक्सर हर क्लाइंट के लिए एक स्तर होता है, और उसके नीचे क्लाइंट की साइटें या विभाग:

• ट्रेनिंग प्रोवाइडर
  • क्लाइंट A
    • वेयरहाउस
    • हेड ऑफ़िस
  • क्लाइंट B

पेड़ को उतना उथला रखें जितना आपकी प्रबंधन संरचना अनुमति दे। हर अतिरिक्त स्तर एक और जगह है जहाँ कोई सेटिंग ओवरराइड हो सकती है और हर रिपोर्ट पर एक और फ़िल्टर। बदलाव की भी उम्मीद रखें: क्षेत्र आपस में मिलते हैं और फ़्रैंचाइज़ी और स्टोर ख़रीदते हैं, इसलिए किसी शाखा को हिलाने का मतलब उसे फिर से बनाना नहीं होना चाहिए।

तय करें कि क्या केंद्रीय है और क्या स्थानीय

एक अच्छा डिफ़ॉल्ट यह है कि चीज़ें ऊपर एक बार सेट करें, उन्हें नीचे बहने दें, और सिर्फ़ किसी कारण से ओवरराइड करें: अलग कानूनी इकाई, अलग ब्रांड या अलग आइडेंटिटी प्रोवाइडर। तय करें कि कौन क्या ओवरराइड कर सकता है, और उसे लिख लें।

कोर्स शेयर करें, कॉपी न करें

कॉपियाँ भटक जाती हैं। जब वही कोर्स पचास जगह हो, तो हर अपडेट पचास बार करना पड़ता है, और रिपोर्टें पचास थोड़े अलग कोर्स की तुलना करती हैं। हर शेयर किया जाने वाला कोर्स एक बार, उस स्तर पर बनाएँ जो उसका मालिक है, और उसे नीचे वितरित करें:

• डिफ़ॉल्ट रूप से सबको शेयर करें, और उन शाखाओं को बाहर रखें जिन्हें वह नहीं मिलना चाहिए, जैसे वे साइटें जो कोई ख़ास सेवा नहीं देतीं।
• पक्का करें कि किसी शामिल क्षेत्र के नीचे जोड़ी गई नई साइटों को कोर्स अपने-आप मिल जाए।
• प्राप्त करने वाली साइटों को साथ में अपने कोर्स जोड़ने दें, लेकिन शेयर किए गए कोर्स को एडिट न करने दें।
• जब कोई साइट कोई कोर्स पाना बंद कर दे, तो तय करें कि बीच में मौजूद शिक्षार्थी उसे पूरा कर सकते हैं या नहीं।

एडमिनिस्ट्रेशन सौंपें

हर साइट को कम से कम एक स्थानीय एडमिनिस्ट्रेटर दें, और जो लोग ट्रेनिंग चलाते हैं पर जिन्हें सेटिंग्स या बिलिंग नहीं छूनी चाहिए, उन्हें एक संकरी भूमिका दें। हेड ऑफ़िस को किसी भी साइट में जाकर मदद करने की सुविधा होनी चाहिए, और हर कार्रवाई उस व्यक्ति के नाम दर्ज होनी चाहिए जिसने वह की। साइट मैनेजरों के लिए साझा लॉगिन से बचें: वे ऑडिट ट्रेल को अर्थहीन बना देते हैं।

साइटों में रिपोर्ट करें

रिपोर्ट बनाने से पहले सवाल तय करें: हर साइट पर कौन ओवरड्यू है, किस क्षेत्र में कोई अनिवार्य कोर्स पिछड़ा हुआ है, और कौन-से प्रमाणपत्र अगले महीने लैप्स होंगे। फिर जाँचें कि संरचना उनका जवाब देती है। क्षेत्र-स्तर के संगठन क्षेत्र-स्तर की रिपोर्ट आसान बना देते हैं। हर मैनेजर को अपनी शाखा और उसके नीचे की हर चीज़ दिखनी चाहिए, और बग़ल की कोई चीज़ नहीं।

Acadenix का संगठन ट्री कैसे काम करता है

Acadenix संगठनों के एक ट्री के इर्द-गिर्द बना है, जो किसी भी गहराई तक नेस्ट होते हैं।

संरचना

• अपने संगठनों को सूची या ट्री के रूप में देखें। अपने नीचे एक बनाएँ, या किसी संपर्क को आमंत्रित करें कि वह अपना संगठन आपके नीचे बनाए और उसका पहला एडमिनिस्ट्रेटर बने।
• किसी संगठन को नए पैरेंट के नीचे ले जाएँ, इसके प्रीव्यू के साथ कि साइन-इन, कोर्स और लाइसेंस के लिए क्या बदलता है। उसके नीचे की हर चीज़ भी साथ जाती है।
• किसी शाखा को उसके नीचे की हर चीज़ के साथ आर्काइव करें। जब तक आप उसे बहाल नहीं करते, उसके लोग साइन इन नहीं कर सकते, और कुछ भी डिलीट नहीं होता।

नीचे तक बहने वाली सेटिंग्स

ब्रांडिंग, मेल सर्वर, कानूनी टेक्स्ट, नोटिफ़िकेशन ईमेल, बिल्ट-इन साइन-इन तरीके, AI हेल्प और लोकलाइज़ेशन इनहेरिट होते हैं। हर सेटिंग दिखाती है कि क्या प्रभावी है और वह कहाँ से आ रहा है (स्थानीय, इनहेरिट किया हुआ या Acadenix का डिफ़ॉल्ट), और नीचे के संगठनों तक कोई बदलाव पहुँचने से पहले गिनती के साथ ‘Changing this affects’ (इससे प्रभावित होते हैं) चेतावनी देती है। हर ओवरराइड एक्टिविटी लॉग में दर्ज होता है। ईमेल रजिस्ट्रेशन डोमेन, कस्टम डोमेन (Gold पर, प्रति संगठन अधिकतम पाँच) और SAML कनेक्शन हर संगठन के अपने होते हैं; हमारी SAML सिंगल साइन-ऑन गाइड देखें।

कोर्स, भूमिकाएँ और रिपोर्ट

• कोर्स को सभी उप-संगठनों या चुने हुए संगठनों के साथ शेयर करें, किसी भी शाखा को This and everything under it (यह और इसके नीचे सब कुछ), This organisation only (सिर्फ़ यह संगठन), Excluded (बाहर) या Inherit (इनहेरिट) पर सेट करते हुए। सबसे नज़दीकी नियम जीतता है, किसी शामिल शाखा के नीचे बाद में जोड़े गए संगठनों को कोर्स अपने-आप मिल जाता है, और सेव करने से पहले आप प्रीव्यू देखते हैं कि क्या जुड़ेगा और क्या हटेगा। अगर शिक्षार्थी कोर्स खो देते, तो आप चुनते हैं कि वे उसे पूरा कर सकते हैं या नहीं। प्राप्त करने वाले संगठन उसे एडिट नहीं कर सकते, लेकिन अपने लिए नए नामांकन बंद कर सकते हैं।
• भूमिकाएँ हैं Admin (एडमिनिस्ट्रेटर), Instructor (इंस्ट्रक्टर) और Learner (शिक्षार्थी)। एडमिनिस्ट्रेटर केवल अपना संगठन और उसके नीचे के संगठन देखते हैं, और इंस्ट्रक्टर सेटिंग्स, बिलिंग या संरचना के बिना ट्रेनिंग चलाते हैं। हर सक्रिय संगठन का अपना कम से कम एक एडमिनिस्ट्रेटर बना रहता है। एडमिनिस्ट्रेटर अपने नीचे के किसी भी संगठन में स्विच कर सकते हैं, और ‘Currently roaming’ बार दिखाता है कि वे कहाँ हैं।
• रिपोर्ट आपके संगठन और उसके नीचे की हर चीज़ को कवर करती हैं, ज़रूरत पड़ने पर किसी एक शाखा तक फ़िल्टर की जा सकती हैं, सेव किए गए फ़िल्टर के साथ, और Silver व Gold पर CSV एक्सपोर्ट के साथ।
• एडमिनिस्ट्रेटर किसी व्यक्ति को अपने नीचे के दूसरे संगठन में ले जा सकता है और उसका लर्निंग इतिहास बनाए रख सकता है। शिक्षार्थी ग्रुप के किसी दूसरे संगठन से अपना इतिहास कॉपी करने का अनुरोध भी कर सकते हैं, जिसे उस संगठन के एडमिनिस्ट्रेटर मंज़ूर करते हैं।

Silver और Gold पर, ट्रेनिंग प्रोवाइडर और पार्टनर उसी ट्री में नीचे तक कोर्स, या ख़ुद Acadenix, बेच सकते हैं; देखें Acadenix रीसेल करना।

मुख्य बातें

• पदानुक्रम पहले डिज़ाइन करें: कोई स्तर इसलिए है क्योंकि कोई उसे एडमिनिस्टर करता है, उसे अलग सेटिंग्स चाहिए, या आप उस पर रिपोर्ट करते हैं।
• डिफ़ॉल्ट ऊपर एक बार सेट करें और ओवरराइड सिर्फ़ स्पष्ट कारण से करें, जैसे अलग ब्रांड, कानूनी इकाई या आइडेंटिटी प्रोवाइडर।
• हर कोर्स का एक वर्ज़न कॉपी करने की जगह ट्री में नीचे शेयर करें।
• हर साइट को एक स्थानीय एडमिनिस्ट्रेटर दें, और हर व्यक्ति जो देखता है उसे उसकी अपनी शाखा तक सीमित रखें।
• पक्का करें कि लोगों के साइटों के बीच जाने पर रिकॉर्ड उनके साथ जाएँ।

कई साइटों या क्लाइंट में ट्रेनिंग की योजना बना रहे हैं? मूल्यांकन का अनुरोध करें और कुछ शाखाओं के साथ आज़माएँ, या अपनी संरचना के बारे में हमसे बात करें।