บริหารการฝึกอบรมข้ามแฟรนไชส์ สาขา และองค์กรลูกค้า

กลุ่มแฟรนไชส์ ธุรกิจที่มีสาขาหลายสิบแห่ง สมาคมอุตสาหกรรม และผู้ให้บริการฝึกอบรมที่มีองค์กรลูกค้าจำนวนมาก ล้วนเผชิญปัญหาเดียวกัน คือมีมาตรฐานการฝึกอบรมชุดเดียว แต่มีหลายที่ที่ต้องส่งมอบ สำนักงานใหญ่ต้องการความสอดคล้องและภาพรวมเดียวว่าใครผ่านการอบรมแล้ว ส่วนแต่ละไซต์ต้องการบริหารบุคลากรของตนเองโดยไม่ต้องรอสำนักงานใหญ่ คู่มือนี้อธิบายวิธีตั้งค่าการอบรมหลายไซต์และแฟรนไชส์ให้ทั้งสองอย่างเกิดขึ้นได้ และโครงสร้างแบบต้นไม้ขององค์กรใน Acadenix จัดการเรื่องนี้อย่างไร

ทำไมการอบรมหลายไซต์จึงยากกว่าที่คิด

• ความสอดคล้องเทียบกับการควบคุมในท้องถิ่น. มาตรฐานแบรนด์และหลักสูตรตามข้อกำหนดต้องเหมือนกันทุกที่ แต่แต่ละไซต์มีการปฐมนิเทศ อุปกรณ์ และขั้นตอนของตนเอง
• ผู้ดูแลระบบในท้องถิ่น. ผู้จัดการไซต์ต้องลงทะเบียนเรียนและสนับสนุนพนักงานของตนได้ โดยไม่เห็นบุคลากรของไซต์อื่นหรือเปลี่ยนการตั้งค่าของกลุ่ม
• แบรนด์. แฟรนไชส์มักต้องการแบรนด์เดียวทุกที่ ในขณะที่ลูกค้าแต่ละรายของผู้ให้บริการฝึกอบรมต้องการโลโก้ สี และที่อยู่เว็บของตัวเอง
• การรายงาน. สำนักงานใหญ่ต้องการภาพรวมข้ามภูมิภาค ส่วนผู้จัดการแต่ละไซต์ต้องการรายชื่อผู้ที่เลยกำหนดของตน
• ผู้คนย้ายที่ทำงาน. พนักงานโอนย้ายระหว่างไซต์ และการเรียนจบกับใบประกาศนียบัตรต้องตามไปกับพวกเขา
• การเติบโต. ไซต์และลูกค้าใหม่ต้องได้รับหลักสูตรและการตั้งค่าที่ถูกต้องตั้งแต่วันแรก

ออกแบบโครงสร้างองค์กรก่อน

ตัดสินใจรูปแบบก่อนจะโหลดหลักสูตรแม้แต่หลักสูตรเดียว ข้อทดสอบที่ใช้ได้ผลคือ ระดับหนึ่งสมควรมีอยู่ ถ้ามีคนดูแลระดับนั้น ต้องใช้การตั้งค่าที่ต่างออกไป หรือคุณต้องการรายงานแยก หากไม่เข้าข้อใดเลย สิ่งนั้นคือตัวกรองรายงานหรือตำแหน่งงาน ไม่ใช่องค์กร

กลุ่มแฟรนไชส์หรือกลุ่มหลายไซต์อาจมีหน้าตาดังนี้

• สำนักงานใหญ่ของกลุ่ม: เป็นเจ้าของหลักสูตรด้านแบรนด์และการอบรมตามข้อกำหนด และกำหนดค่าเริ่มต้นทั้งกลุ่ม
  • ภูมิภาคควีนส์แลนด์: ผู้จัดการภูมิภาครายงานข้ามไซต์ของตน
    • สาขาบริสเบน CBD
    • สาขาโกลด์โคสต์
  • ภูมิภาคนิวเซาท์เวลส์
    • สาขาพารามัตตา
    • สาขานิวคาสเซิล
  • สำนักงานสนับสนุน: พนักงานของสำนักงานใหญ่เอง

ผู้ให้บริการฝึกอบรมที่ขายให้ธุรกิจมักมีหนึ่งระดับต่อลูกค้า โดยมีไซต์หรือแผนกของลูกค้าอยู่ข้างใต้

• ผู้ให้บริการฝึกอบรม
  • ลูกค้า A
    • คลังสินค้า
    • สำนักงานใหญ่
  • ลูกค้า B

ทำให้ต้นไม้ตื้นที่สุดเท่าที่โครงสร้างการบริหารของคุณอนุญาต ทุกระดับที่เพิ่มเข้ามาคือที่อีกแห่งที่การตั้งค่าอาจถูกแทนที่ และเป็นตัวกรองอีกตัวในทุกรายงาน และควรคาดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงด้วย: ภูมิภาคควบรวมกัน และแฟรนไชส์ซีซื้อสาขาเพิ่ม การย้ายสาขาจึงไม่ควรหมายถึงการสร้างใหม่ทั้งหมด

ตัดสินใจว่าอะไรอยู่ส่วนกลางและอะไรอยู่ท้องถิ่น

ค่าเริ่มต้นที่ดีคือตั้งค่าครั้งเดียวที่ระดับบนสุด ปล่อยให้ส่งต่อลงไป และแทนที่เฉพาะเมื่อมีเหตุผล เช่น นิติบุคคลแยกต่างหาก แบรนด์แยกต่างหาก หรือ identity provider แยกต่างหาก ตกลงกันว่าใครแทนที่อะไรได้ และจดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

แชร์หลักสูตร ไม่ใช่ทำสำเนา

สำเนามักเบี่ยงเบนไปจากต้นฉบับ เมื่อหลักสูตรเดียวกันอยู่ในห้าสิบที่ การอัปเดตทุกครั้งต้องทำห้าสิบครั้ง และรายงานจะเปรียบเทียบห้าสิบหลักสูตรที่ต่างกันเล็กน้อย ให้สร้างแต่ละหลักสูตรที่แชร์เพียงครั้งเดียวที่ระดับที่เป็นเจ้าของ แล้วกระจายลงไป

• แชร์ให้ทุกคนโดยค่าเริ่มต้น และยกเว้นสาขาที่ไม่ควรได้รับ เช่น ไซต์ที่ไม่ได้ให้บริการบางอย่าง
• ทำให้แน่ใจว่าไซต์ใหม่ที่เพิ่มใต้ภูมิภาคที่รวมอยู่ได้รับหลักสูตรโดยอัตโนมัติ
• ให้ไซต์ผู้รับเพิ่มหลักสูตรของตัวเองควบคู่กันได้ แต่ไม่แก้ไขหลักสูตรที่แชร์
• เมื่อไซต์หยุดได้รับหลักสูตร ให้ตัดสินใจว่าผู้เรียนที่เรียนค้างอยู่ระหว่างทางจะเรียนให้จบได้หรือไม่

มอบหมายการดูแลระบบ

ให้ทุกไซต์มีผู้ดูแลระบบในท้องถิ่นอย่างน้อยหนึ่งคน และให้บทบาทที่จำกัดกว่าแก่ผู้ที่บริหารการอบรมแต่ไม่ควรแตะการตั้งค่าหรือการเรียกเก็บเงิน สำนักงานใหญ่ควรเข้าไปช่วยไซต์ใดก็ได้ และทุกการดำเนินการควรถูกบันทึกไว้กับผู้ที่ทำ หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีเข้าสู่ระบบร่วมกันสำหรับผู้จัดการไซต์ เพราะทำให้ร่องรอยการตรวจสอบไม่มีความหมาย

รายงานข้ามไซต์

ตกลงกันเรื่องคำถามก่อนสร้างรายงาน: ใครเลยกำหนดในแต่ละไซต์ ภูมิภาคใดล้าหลังในหลักสูตรภาคบังคับ และใบประกาศนียบัตรใดจะหมดอายุเดือนหน้า จากนั้นตรวจสอบว่าโครงสร้างตอบคำถามเหล่านี้ได้ องค์กรระดับภูมิภาคทำให้รายงานระดับภูมิภาคทำได้ง่าย ผู้จัดการแต่ละคนควรเห็นสาขาของตนและทุกอย่างที่อยู่ใต้สาขา และไม่เห็นสาขาที่อยู่ข้างเคียง

โครงสร้างแบบต้นไม้ขององค์กรใน Acadenix ทำงานอย่างไร

Acadenix สร้างขึ้นรอบต้นไม้ขององค์กรที่ซ้อนกันได้ทุกระดับความลึก

โครงสร้าง

• ดูองค์กรของคุณเป็นรายการหรือต้นไม้ สร้างองค์กรใหม่ใต้องค์กรของคุณ หรือเชิญผู้ติดต่อให้ตั้งค่าองค์กรของตนเองใต้องค์กรของคุณในฐานะผู้ดูแลระบบคนแรก
• ย้ายองค์กรไปยังองค์กรแม่ใหม่พร้อมตัวอย่างว่าอะไรจะเปลี่ยนสำหรับการเข้าสู่ระบบ หลักสูตร และไลเซนส์ ทุกอย่างที่อยู่ใต้องค์กรนั้นจะย้ายตามไปด้วย
• เก็บถาวรสาขาพร้อมทุกอย่างที่อยู่ใต้ ผู้คนของสาขานั้นจะเข้าสู่ระบบไม่ได้จนกว่าคุณจะกู้คืน และไม่มีสิ่งใดถูกลบ

การตั้งค่าที่ส่งต่อลงไป

แบรนด์ เมลเซิร์ฟเวอร์ ข้อความทางกฎหมาย อีเมลแจ้งเตือน วิธีเข้าสู่ระบบในตัว ความช่วยเหลือจาก AI และการปรับให้เข้ากับท้องถิ่น (localisation) จะสืบทอดลงไป แต่ละการตั้งค่าจะแสดงว่าอะไรมีผลอยู่และมาจากที่ใด (ในท้องถิ่น สืบทอด หรือค่าเริ่มต้นของ Acadenix) และเตือนด้วยข้อความ “Changing this affects” พร้อมจำนวน ก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะไปถึงองค์กรที่อยู่ใต้ ทุกการแทนที่ถูกบันทึกในบันทึกกิจกรรม โดเมนอีเมลสำหรับลงทะเบียน โดเมนที่กำหนดเอง (ในแพ็กเกจ Gold สูงสุดห้าโดเมนต่อองค์กร) และการเชื่อมต่อ SAML เป็นของแต่ละองค์กรเอง ดูคู่มือ SAML Single Sign-Onของเรา

หลักสูตร บทบาท และรายงาน

• แชร์หลักสูตรให้ทุกองค์กรย่อยหรือเฉพาะบางองค์กร โดยตั้งสาขาใดก็ได้เป็น This and everything under it (องค์กรนี้และทุกอย่างใต้องค์กรนี้), This organisation only (เฉพาะองค์กรนี้), Excluded (ยกเว้น) หรือ Inherit (สืบทอด) กฎที่ใกล้ที่สุดมีผล องค์กรที่เพิ่มภายหลังใต้สาขาที่รวมอยู่จะได้รับหลักสูตรโดยอัตโนมัติ และคุณดูตัวอย่างสิ่งที่จะถูกเพิ่มและนำออกก่อนบันทึก หากผู้เรียนจะสูญเสียหลักสูตร คุณเลือกได้ว่าพวกเขาเรียนให้จบได้หรือไม่ องค์กรผู้รับแก้ไขหลักสูตรไม่ได้ แต่ปิดการลงทะเบียนเรียนใหม่สำหรับตัวเองได้
• บทบาทคือ Admin (ผู้ดูแลระบบ), Instructor (ผู้สอน) และ Learner (ผู้เรียน) ผู้ดูแลระบบเห็นเฉพาะองค์กรของตนและองค์กรที่อยู่ใต้ และผู้สอนดำเนินการฝึกอบรมโดยไม่มีสิทธิ์เข้าถึงการตั้งค่า การเรียกเก็บเงิน หรือโครงสร้าง ทุกองค์กรที่ยังใช้งานอยู่มีผู้ดูแลระบบของตัวเองอย่างน้อยหนึ่งคนเสมอ ผู้ดูแลระบบสลับเข้าไปยังองค์กรใดก็ได้ที่อยู่ใต้องค์กรของตนได้ โดยมีแถบ “Currently roaming” แสดงว่าตนอยู่ที่ใด
• รายงานครอบคลุมองค์กรของคุณและทุกอย่างที่อยู่ใต้ กรองให้เหลือเพียงสาขาเดียวเมื่อต้องการ พร้อมตัวกรองที่บันทึกไว้ และการส่งออก CSV ในแพ็กเกจ Silver และ Gold
• ผู้ดูแลระบบย้ายบุคคลไปยังองค์กรอื่นที่อยู่ใต้องค์กรของตนและเก็บประวัติการเรียนไว้ได้ ผู้เรียนยังขอคัดลอกประวัติของตนจากองค์กรอื่นในกลุ่มได้ด้วย โดยผู้ดูแลระบบขององค์กรนั้นเป็นผู้อนุมัติ

ในแพ็กเกจ Silver และ Gold ผู้ให้บริการฝึกอบรมและพันธมิตรสามารถขายหลักสูตร หรือขาย Acadenix เอง ลงไปตามต้นไม้เดียวกันได้ ดูการขายต่อ Acadenix

ประเด็นสำคัญ

• ออกแบบลำดับชั้นก่อน: ระดับหนึ่งมีอยู่เพราะมีคนดูแล ต้องใช้การตั้งค่าที่ต่างออกไป หรือคุณรายงานแยก
• ตั้งค่าเริ่มต้นครั้งเดียวที่ระดับบนสุด และแทนที่เฉพาะเมื่อมีเหตุผลชัดเจน เช่น แบรนด์ นิติบุคคล หรือ identity provider ที่แยกต่างหาก
• แชร์หลักสูตรแต่ละหลักสูตรเพียงเวอร์ชันเดียวลงไปตามต้นไม้ แทนการทำสำเนา
• ให้ทุกไซต์มีผู้ดูแลระบบในท้องถิ่น และจำกัดสิ่งที่แต่ละคนเห็นให้อยู่ในสาขาของตนเอง
• ทำให้แน่ใจว่าบันทึกตามผู้คนไปเมื่อพวกเขาย้ายระหว่างไซต์

กำลังวางแผนการอบรมข้ามหลายไซต์หรือหลายลูกค้า? ขอทดลองใช้งานแล้วลองกับสาขาสองสามแห่ง หรือพูดคุยกับเราเกี่ยวกับโครงสร้างของคุณ