フランチャイズ・支店・クライアント組織にまたがる研修の運営

フランチャイズグループ、数十の拠点を持つ企業、業界団体、多数のクライアント組織を抱える研修事業者。いずれも同じ課題に直面しています。研修の基準は 1 つなのに、それを実施する場所が多数ある、という課題です。本部は一貫性と、誰が研修を受けたかをひと目で把握できる画面を求めます。各拠点は、本部の対応を待たずに、自分たちのメンバーを運営したいと考えます。このガイドでは、その両方を実現するマルチサイトおよびフランチャイズ研修の設定方法と、Acadenix の組織ツリーでの扱い方を説明します。

マルチサイト研修が見た目以上に難しい理由

• 一貫性とローカルな裁量。 ブランド基準とコンプライアンスコースはどこでも同じでなければなりませんが、各拠点には独自の入社研修、設備、手順があります。
• ローカルの管理者。 拠点マネージャーは、他の拠点のメンバーを見たり、グループ全体の設定を変更したりせずに、自分のスタッフを受講登録しサポートできる必要があります。
• ブランディング。 フランチャイズでは通常、どこでも 1 つのブランドを求めますが、研修事業者のクライアントは、それぞれ独自のロゴ、カラー、Web アドレスを望みます。
• レポート。 本部にはリージョンをまたいだ集計が必要で、各拠点マネージャーには期限を過ぎている人の一覧が必要です。
• 人は移動する。 スタッフは拠点間で異動し、その修了や修了証も一緒に移る必要があります。
• 成長。 新しい拠点やクライアントには、初日から適切なコースと設定が必要です。

まず組織構造を設計する

コースを 1 つ読み込む前に、構造を決めます。判断の目安として、階層が存在する価値があるのは、誰かがその階層を管理している、異なる設定が必要、または個別にレポートしたい、のいずれかの場合です。どれにも当てはまらなければ、それは組織ではなく、レポートのフィルターや役職名です。

フランチャイズやマルチサイトのグループは、たとえば次のような構成になります。

• グループ本部：ブランドとコンプライアンスのコースを所有し、グループ全体のデフォルトを設定
  • クイーンズランド地域：地域マネージャーが配下の拠点を横断してレポートを確認
    • ブリスベン CBD 店
    • ゴールドコースト店
  • ニューサウスウェールズ地域
    • パラマタ店
    • ニューカッスル店
  • サポートオフィス：本部自身のスタッフ

企業向けに販売する研修事業者では、多くの場合、クライアントごとに 1 階層あり、その下にクライアントの拠点や部門が続きます。

• 研修事業者
  • クライアント A
    • 倉庫
    • 本社
  • クライアント B

ツリーは、管理体制が許す範囲でできるだけ浅く保ちます。階層が 1 つ増えるごとに、設定が上書きされうる場所と、すべてのレポートのフィルターが 1 つずつ増えます。変化も見込んでください。地域は統合され、フランチャイジーは店舗を買い増します。支店を移動するたびに、作り直しが必要になってはいけません。

何を本部で決め、何を現場で決めるか

良い基本方針は、設定を最上位で一度行って下位へ流し、上書きは理由がある場合だけにすることです。理由とは、別の法人であること、別のブランドであること、別の ID プロバイダーであることなどです。誰が何を上書きできるかを合意し、書き残しておきます。

コースはコピーせず共有する

コピーは、時間とともにずれていきます。同じコースが 50 か所にあれば、更新も 50 回必要になり、レポートは微妙に異なる 50 のコースを比べることになります。共有するコースは、それを所有する階層で 1 回だけ作成し、下位へ配布します。

• デフォルトでは全員に共有し、特定のサービスを提供しない拠点など、対象外にすべき支店は除外します。
• 対象に含めた地域の下に新しく追加された拠点が、自動的にコースを受け取るようにします。
• 受け取る側の拠点が、共有されたコースの隣に自分のコースを追加できるようにしますが、共有されたコースは編集できないようにします。
• ある拠点へのコース配布を止めるときは、途中まで進めている受講者に最後まで受講させるかどうかを決めます。

管理を委譲する

すべての拠点に少なくとも 1 人のローカル管理者を置き、研修を運営するものの設定や請求には触れるべきでない人には、より限定されたロールを与えます。本部はどの拠点にも入ってサポートできる必要があり、すべての操作は、それを行った人の名前とともに記録されるべきです。拠点マネージャーのログインを共有することは避けてください。監査記録が意味をなさなくなります。

拠点をまたいでレポートする

レポートを作る前に、知りたい質問を合意しておきます。各拠点で期限を過ぎているのは誰か、必須コースが遅れている地域はどこか、来月失効する修了証はどれか。そのうえで、構造がそれに答えられるかを確認します。地域レベルの組織があれば、地域別のレポートは簡単です。各マネージャーには、自分の支店とその配下すべてが見え、横並びの支店は見えないようにします。

Acadenix の組織ツリーの仕組み

Acadenix は、何階層でも入れ子にできる組織のツリーを中心に作られています。

構造

• 組織を一覧またはツリーで表示できます。自組織の下に組織を作成するか、連絡先の相手を招待して、その人を最初の管理者として、自組織の下に独自の組織を設定してもらうこともできます。
• 組織を新しい親に移動できます。移動前に、ログイン、コース、ライセンスへの影響がプレビューされます。配下の組織もすべて一緒に移動します。
• 配下すべてを含めて支店をアーカイブできます。復元するまで所属する人はログインできませんが、何も削除されません。

下位へ引き継がれる設定

ブランディング、メールサーバー、法的文書、通知メール、標準搭載のログイン方法、AI ヘルプ、ローカライズは継承されます。各設定には、有効になっている内容とその出どころ（ローカル、継承、または Acadenix のデフォルト）が表示され、変更が下位の組織に及ぶ前には、件数とともに「Changing this affects」と警告されます。すべての上書きはアクティビティログに記録されます。メールの登録ドメイン、カスタムドメイン（Gold では 1 組織あたり最大 5 つ）、SAML 接続は、それぞれ組織ごとに固有です。詳しくは SAML シングルサインオンのガイドをご覧ください。

コース、ロール、レポート

• コースは、すべての下位組織または選んだ組織に共有できます。各支店は「This and everything under it」（この組織とその配下すべて）、「This organisation only」（この組織のみ）、「Excluded」（除外）、「Inherit」（継承）のいずれかに設定できます。最も近いルールが優先され、対象に含めた支店の下に後から追加された組織には自動的にコースが配られ、保存する前に、何が追加され何が削除されるかをプレビューできます。受講者がコースを失うことになる場合は、最後まで受講できるかどうかを選びます。受け取る側の組織はコースを編集できませんが、自組織については新規の受講登録をオフにできます。
• ロールは Admin（管理者）、Instructor（インストラクター）、Learner（受講者）の 3 つです。管理者には自組織とその下位の組織だけが見え、インストラクターは、設定、請求、構造には触れずに研修を運営します。有効な組織には、必ずその組織自身の管理者が少なくとも 1 人残ります。管理者は自組織の下にある任意の組織に切り替えることができ、「Currently roaming」バーで現在の切り替え先が表示されます。
• レポートは自組織とその配下すべてを対象とし、必要なときは 1 つの支店に絞り込めます。フィルターの保存に対応し、Silver と Gold では CSV エクスポートも利用できます。
• 管理者は、自組織の下にある別の組織へ人を移動しても、学習履歴を保持できます。また、受講者がグループ内の別の組織から学習履歴のコピーを申請することもでき、その組織の管理者が承認します。

Silver と Gold では、研修事業者やパートナーが、同じツリーを通じてコースや Acadenix そのものを販売できます。詳しくは Acadenix の再販をご覧ください。

重要なポイント

• 階層は最初に設計します。階層が存在するのは、誰かが管理している、異なる設定が必要、またはそこでレポートしたいから、という理由があるときです。
• デフォルトは最上位で一度設定し、別のブランド、法人、ID プロバイダーなど、明確な理由があるときだけ上書きします。
• コースはコピーせず、各コースの 1 つのバージョンをツリーの下位へ共有します。
• すべての拠点にローカル管理者を置き、各自が見られる範囲を自分の支店に限定します。
• 人が拠点間を移動しても、記録がついていくようにします。

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