Hvis den obligatoriske opplæringen din bor i et regneark, kjenner du rutinen: sorter etter utløpsdato, send e-post til dem som nærmer seg, mas på dem som ignorerte forrige e-post, og håp at ingen falt mellom to stoler mens du hadde ferie. Slik fjerner du det manuelle arbeidet fra oppfølgingen av compliance-opplæring og resertifisering, med et gjennomarbeidet eksempel du kan tilpasse.
Hvorfor oppfølging i regneark ikke holder
Et regneark er et register, ikke et system: det vet bare det noen har tastet inn, og det kan ikke handle. Problemene er forutsigbare:
- Det er alltid litt utdatert. Fullføringer kommer som sertifikater på e-post eller signerte oppmøtelister, og noen må taste dem inn.
- Utløpsdatoer regnes ut for hånd. Én overskrevet formel eller en dato i feil format, og et utløpt kompetansebevis ser gyldig ut.
- Påminnelsene avhenger av en person. Hvis eieren av regnearket er borte eller slutter, stopper påminnelsene.
- Historikken overskrives. Når noen resertifiseres, byttes fjorårets dato ut med årets, og du kan ikke vise hva som var før.
- Nyansatte og de som bytter rolle faller mellom to stoler. Ingen legger inn opplæringen en ny rolle krever.
- Dokumentasjonen er spredt. Regnearket sier «fullført», men beviset ligger i en innboks eller en arkivskuff.
Ingenting av dette skyldes manglende innsats. Automatisering tar rett og slett seg av selve handlingen: den melder på, sender påminnelser, lar opplæringen utløpe og melder på igjen etter en fast plan, og fører registreringen underveis.
Byggeklossene i automatisert compliance-opplæring
De fleste resertifiseringsprogrammer kan bygges av fem deler, og hver av dem er en regel du setter én gang per kurs.
Påmeldingsvinduer
Et påmeldingsvindu styrer når folk kan begynne. En årlig oppfriskning trenger vanligvis ingen sluttdato; en engangskampanje, for eksempel opplæring i en ny prosedyre, kan slutte å ta imot påmeldinger på en bestemt dato.
Frister for fullføring
En fullføringsfrist gir hver enkelt et bestemt antall dager fra påmeldingen til å bli ferdig. Når fristen regnes fra påmeldingen og ikke fra en fast kalenderdato, får nyansatte like lang tid som alle andre.
Gyldighetsperioder
En gyldighetsperiode sier hvor lenge en fullføring teller før den må friskes opp. Utløpsdatoen bør beregnes automatisk fra fullføringsdatoen, ikke fra noens hoderegning.
Påminnelser
Påminnelser sendes før fullføringsfristen og før en fullføring utløper. Målet er nok varsel til å rekke å handle, ikke en strøm av e-poster folk lærer seg å ignorere.
Automatisk ny påmelding
Når en fullføring utløper, meldes personen på kurset igjen og får beskjed. Dermed blir et engangskurs til en syklus, og ingen trenger å følge med på utløpskolonnen.
Slik utformer du en resertifiseringssyklus
Start med kravet, ikke programvaren. Hvor ofte må opplæringen friskes opp, og hva regnes som dokumentasjon? Det kan følge av lovgivning, en bransjestandard, et vilkår i en godkjenning, en kundekontrakt eller din egen policy, så sjekk kravene som gjelder for din bransje og dine roller.
Gå deretter gjennom syklusen:
- Sett gyldighetsperioden i samsvar med kravet. Står det «årlig», er 12 måneder det naturlige valget.
- Bestem når folk kan friske opp. Hvis oppfriskningen først åpner når den gamle fullføringen utløper, er folk ikke à jour mens de tar den på nytt. Å åpne for ny påmelding noen uker tidligere unngår dette gapet.
- Velg hvor tidlig varselet skal sendes. Gi folk nok tid til å få kurset inn i arbeidsdagen.
- Gi oppfriskningen en egen frist, så en ny påmelding ikke blir liggende urørt i månedsvis.
- Bestem hva som skjer når opplæringen utløper. Automatisk ny påmelding holder syklusen i gang. Å bare åpne kurset på nytt passer for opplæring som ikke er obligatorisk for alle.
- Ta vare på registreringen fra hver syklus. Hver resertifisering bør være en ny registrering ved siden av den gamle, ikke en erstatning. Se hva revisorer vil se i opplæringsregistrene dine.
Hva du må avgjøre for hvert kurs
Bruk denne sjekklisten når du setter opp eller gjennomgår et compliance-kurs:
- Hvem må fullføre det: hvilke roller, lokasjoner eller team, og hva med innleide?
- Hvor mange dager får folk på å bli ferdige?
- Er det en vurdering, med hvilken beståttgrense og hvor mange forsøk?
- Hvor lenge er en fullføring gyldig?
- Hvor mange dagers varsel før fullføringsfristen, og før en fullføring utløper?
- Kan folk starte oppfriskningen tidlig, og hvor lenge etter fullføringen?
- Skal folk meldes på igjen automatisk når fullføringen utløper?
- Er det en siste dato for nye påmeldinger?
- Hvilken dokumentasjon trenger du: et sertifikat, en gyldighetsdato, et testresultat?
- Hvem følger opp dem som går glipp av en frist, og hvor ofte sjekker dere?
Skriv ned svarene: de blir kursets innstillinger, og din forklaring til en revisor.
Eksempel: en årlig oppfriskning i manuell håndtering
Anta at en virksomhet med tre lokasjoner trenger at alle lagerarbeidere tar en oppfriskning i manuell håndtering hvert år, med en kort test. Slik kan det settes opp:
| Innstilling | Verdi | Hvorfor |
|---|---|---|
| Enrolment closes (påmeldingen stenger) | Ikke satt | Det er et løpende kurs |
| Complete within (fullfør innen) | 30 dager fra påmelding | Nok tid til å få det inn mellom vaktene |
| Varsel før fristen | 7 dager | Én påminnelse til dem som fortsatt holder på |
| Avsluttende test | 80 % beståttgrense, 3 forsøk | Fullføring betyr at de har bestått, ikke bare klikket seg gjennom |
| Completion valid for (fullføringen er gyldig i) | 12 måneder | Samsvarer med det årlige kravet |
| Varsel før fullføringen utløper | 30 dager | Tid til å planlegge oppfriskningen |
| Re-enrolment while a completion is valid (ny påmelding mens fullføringen er gyldig) | Etter 330 dager | Folk kan friske opp i løpet av den siste måneden eller så |
| Automatisk ny påmelding ved utløp | Ja | Alle som ikke frisket opp tidlig, meldes rett på igjen |
En ny arbeider meldes på når hun begynner, og får en påminnelse en uke før 30-dagersfristen. Hun består testen, og sertifikatet hennes viser en «Gyldig til»-dato 12 måneder etter fullføringen. Omtrent 11 måneder senere får hun varsel om at fullføringen snart utløper, og fordi ny påmelding allerede er åpen, kan hun ta oppfriskningen med en gang. Gjør hun ikke det, meldes hun automatisk på igjen når fullføringen utløper, med en ny frist på 30 dager. Uansett blir fjorårets fullføring og sertifikat liggende i registreringen hennes.
Det automatisering ikke gjør, er å avgjøre hva som skjer når noen helt går glipp av en frist. I Acadenix utløper en uferdig påmelding ved slutten av siste dag, og personen kan melde seg på igjen, men ingen jager vedkommende. Legg inn en fast kontroll, for eksempel en månedlig gjennomgang av kursrapporten, og avtal hvem som følger opp.
Slik automatiserer Acadenix dette
I Acadenix er hver av disse reglene en innstilling på fanen Timers (tidsinnstillinger) i kurset (se sertifikater og compliance):
- Enrolment closes (påmeldingen stenger): siste dag noen kan melde seg på. Kurset arkiveres av seg selv ved slutten av dagen; de som allerede er påmeldt, kan fortsatt fullføre.
- Complete within (fullfør innen) et antall dager fra påmeldingen, med en valgfri varsel-e-post før fristen.
- Completion valid for (fullføringen er gyldig i) et antall måneder, som skrives på sertifikatet som «Gyldig til», med et valgfritt varsel før den utløper.
- Automatisk ny påmelding når en fullføring utløper: personen meldes på igjen, hvis kurset fortsatt tar imot vedkommende, og får en e-post. Fjern haken, så åpnes kurset bare på nytt for vedkommende.
- Re-enrolment while a completion is valid (ny påmelding mens en fullføring er gyldig): aldri, umiddelbart eller etter et bestemt antall dager.
Tre detaljer er viktige når du planlegger. Fullføringer er endelige: ingen kan tilbakestille et fullført kurs, og å ta det på nytt er en ny påmelding, så tidligere fullføringer og sertifikater blir liggende i registreringen. Fristen og gyldighetsperioden låses på hver enkelt påmelding eller fullføring i det den skjer, så endringer påvirker bare senere påmeldinger og fullføringer – bestem dem før utrullingen. Og tidsinnstillingene hører til kurset, så når du deler det med flere lokasjoner eller underorganisasjoner, gjelder de samme reglene overalt.
Sertifikatrapporten viser status for hvert sertifikat (Valid, Lapsed, Superseded eller Revoked, altså gyldig, utløpt, erstattet eller trukket tilbake), du kan lagre filtrene du kjører hver måned, og med Silver og Gold kan du eksportere hvilken som helst rapport til CSV. Se lær opp dine ansatte for hvordan dette passer inn i et bredere oppsett for opplæring av ansatte.
Hovedpunkter
- Regneark registrerer opplæring, men kan ikke handle på den; automatisering kan.
- Bygg resertifisering av fem deler: påmeldingsvinduer, fullføringsfrister, gyldighetsperioder, påminnelser og automatisk ny påmelding.
- Ta utgangspunkt i kravet som gjelder for deg, og åpne for ny påmelding tidlig for å unngå gap mellom syklusene.
- Ta vare på registreringen fra hver syklus i stedet for å overskrive den forrige.
- Automatiseringen tar rutinene, men sett opp en fast kontroll av oversittede frister.
Vil du se hvordan compliance-kursene dine ville fungert? Be om en evaluering og sett opp et kurs med dine egne frister, din egen gyldighetsperiode og dine egne regler for ny påmelding.
