Uyum eğitimini otomatikleştirme: son tarihler, geçerlilik süreleri ve yeniden sertifikalandırma

Zorunlu eğitimleriniz bir elektronik tabloda tutuluyorsa rutini bilirsiniz: son geçerlilik tarihine göre sıralamak, süresi yaklaşanlara e-posta göndermek, son e-postayı görmezden gelenlerin peşine düşmek ve siz izindeyken kimsenin gözden kaçmadığını ummak. Uyum eğitimi takibinden ve yeniden sertifikalandırmadan manuel işi nasıl çıkarabileceğinizi, kendi durumunuza uyarlayabileceğiniz uygulamalı bir örnekle anlatıyoruz.

Elektronik tablo ile takip neden aksar

Elektronik tablo bir sistem değil, bir kayıttır: yalnızca birinin girdiği bilgiyi bilir ve harekete geçemez. Sorunlar tahmin edilebilir:

• Her zaman biraz güncelliğini yitirmiştir. Tamamlamalar e-postayla gelen sertifikalar ya da imza föyleri olarak ulaşır ve birinin bunları elle girmesi gerekir.
• Son geçerlilik tarihleri elle hesaplanır. Üzerine yazılmış tek bir formül ya da yanlış biçimdeki tek bir tarih, süresi dolmuş bir belgenin geçerli görünmesine yol açar.
• Hatırlatmalar bir kişiye bağlıdır. Tablonun sahibi izinliyse ya da işten ayrılmışsa hatırlatmalar durur.
• Geçmiş silinir. Biri eğitimini yenilediğinde geçen yılın tarihinin yerine bu yılınki yazılır ve öncesinde ne olduğunu gösteremezsiniz.
• Yeni başlayanlar ve görev değiştirenler gözden kaçar. Yeni bir rolün gerektirdiği eğitimi kimse eklemez.
• Kanıtlar dağınıktır. Tabloda “tamamlandı” yazar, ancak kanıt bir e-posta kutusunda ya da dosya dolabındadır.

Bunların hiçbiri çaba eksikliğinden kaynaklanmaz. Otomasyon, harekete geçme işini kendisi üstlenir: bir takvime göre kaydeder, hatırlatır, süreyi doldurur ve yeniden kaydeder; kaydı da yol boyunca tutar.

Otomatik uyum eğitiminin yapı taşları

Yeniden sertifikalandırma programlarının çoğu beş parçayla kurulabilir; her biri, kurs başına bir kez belirlediğiniz bir kuraldır.

Kayıt pencereleri

Kayıt penceresi, kişilerin ne zaman başlayabileceğini belirler. Yıllık bir yenileme eğitiminin genellikle kapanış tarihine ihtiyacı yoktur; yeni bir prosedüre ilişkin eğitim gibi tek seferlik bir kampanya ise belirli bir tarihte kayıt almayı bırakabilir.

Tamamlama son tarihleri

Tamamlama son tarihi, her kişiye kayıttan itibaren eğitimi bitirmesi için belirli sayıda gün tanır. Sabit bir takvim tarihi yerine kayıt gününden saymak, yeni başlayanlara diğer herkesle aynı süreyi verir.

Geçerlilik süreleri

Geçerlilik süresi, bir tamamlamanın yenilenmesi gerekmeden önce ne kadar süreyle geçerli sayılacağını belirtir. Son geçerlilik tarihi, birinin yaptığı hesaba değil, tamamlama tarihine göre otomatik olarak belirlenmelidir.

Hatırlatmalar

Hatırlatmalar, tamamlama son tarihinden önce ve bir tamamlamanın süresi dolmadan önce gönderilir. Amaç, harekete geçmek için yeterli süre tanımaktır; insanların görmezden gelmeyi öğreneceği bir e-posta yağmuru değil.

Otomatik yeniden kayıt

Bir tamamlamanın süresi dolduğunda kişi kursa geri alınır ve bilgilendirilir. Bu, tek seferlik bir kursu bir döngüye dönüştürür ve kimsenin son geçerlilik sütununu izlemesi gerekmemesini sağlar.

Yeniden sertifikalandırma döngüsü tasarlamak

Yazılımla değil, gereksinimle başlayın. Eğitimin ne sıklıkla yenilenmesi gerekiyor ve kanıt olarak ne sayılıyor? Bu; mevzuattan, bir sektör standardından, bir lisans koşulundan, bir müşteri sözleşmesinden ya da kendi politikanızdan gelebilir; bu nedenle sektörünüz ve rolleriniz için geçerli gereksinimleri kontrol edin.

Ardından döngüyü adım adım ele alın:

1. Geçerlilik süresini gereksinime uygun belirleyin. Gereksinim “yıllık” diyorsa 12 ay doğal seçimdir.
2. Kişilerin ne zaman yenileme yapabileceğine karar verin. Yenileme eğitimi yalnızca eski tamamlamanın süresi dolduğunda açılıyorsa kişiler eğitimi yeniden alırken güncelliğini yitirmiş olur. Yeniden kaydı birkaç hafta erken açmak bu boşluğu önler.
3. Uyarı süresini seçin. Kişilere, kursu işlerinin arasına sığdırabilecekleri kadar önceden haber verin.
4. Yenileme eğitimine kendi son tarihini verin; böylece yeniden kayıt aylarca el sürülmeden beklemez.
5. Süre dolduğunda ne olacağına karar verin. Otomatik yeniden kayıt döngüyü işler tutar. Kursu yalnızca yeniden açmak ise herkes için zorunlu olmayan eğitimlere uygundur.
6. Her döngünün kaydını saklayın. Her yeniden sertifikalandırma, eskisinin yerini almak yerine yanında yeni bir kayıt olmalıdır. Ayrıntılar için denetçilerin eğitim kayıtlarınızdan ne görmek istediğine bakın.

Her kurs için nelere karar vermelisiniz

Bir uyum kursunu kurarken ya da gözden geçirirken bu kontrol listesini kullanın:

• Kursu kimler tamamlamalı: hangi roller, lokasyonlar veya ekipler ve taşeron çalışanlar?
• Kişilerin bitirmesi için kaç gün tanınıyor?
• Bir değerlendirme var mı; geçme notu ve deneme hakkı nedir?
• Bir tamamlama ne kadar süre geçerli?
• Tamamlama son tarihinden ve bir tamamlamanın süresi dolmasından kaç gün önce uyarı verilecek?
• Kişiler yenileme eğitimine erken başlayabilir mi ve tamamlamadan ne kadar sonra?
• Tamamlamanın süresi dolduğunda kişiler otomatik olarak yeniden kaydedilmeli mi?
• Yeni kayıtlar için son bir tarih var mı?
• Hangi kanıta ihtiyacınız var: sertifika, geçerlilik tarihi, test sonucu?
• Son tarihi kaçıranların takibini kim yapıyor ve ne sıklıkla kontrol ediyorsunuz?

Yanıtları yazıya dökün: bunlar kursun ayarlarına ve bir denetçiye yapacağınız açıklamaya dönüşür.

Uygulamalı örnek: yıllık manuel taşıma yenileme eğitimi

Üç lokasyonlu bir işletmenin, tüm depo çalışanlarından her yıl kısa bir testle manuel taşıma yenileme eğitimi almasını istediğini varsayalım. Bunu kurmanın bir yolu şöyle:

Yeni bir çalışan işe başladığında kursa kaydedilir ve 30 günlük son tarihinden bir hafta önce hatırlatma alır. Testi geçer ve sertifikasında, tamamlamadan 12 ay sonrasını gösteren bir “Valid until” (son geçerlilik) tarihi yer alır. Yaklaşık 11 ay sonra tamamlamasının süresinin dolmak üzere olduğu konusunda uyarılır ve yeniden kayıt zaten açık olduğu için yenileme eğitimini hemen alabilir. Almazsa, süre dolduğunda yeni bir 30 günlük son tarihle otomatik olarak yeniden kaydedilir. Hangi yolu izlerse izlesin, geçen yılın tamamlaması ve sertifikası kaydında kalır.

Otomasyonun yapmayacağı şey, birinin son tarihi tamamen kaçırması durumunda ne olacağına karar vermektir. Acadenix’te tamamlanmamış bir kayıt son gününün sonunda sona erer ve kişi yeniden kayıt olabilir; ancak kimse onun peşine düşmez. Kurs raporuna aylık bir bakış gibi düzenli bir kontrol ekleyin ve takibi kimin yapacağı konusunda anlaşın.

Acadenix bunu nasıl otomatikleştirir

Acadenix’te bu kuralların her biri, kursun Timers (zamanlayıcılar) sekmesindeki bir ayardır (sertifikalar ve uyum bölümüne bakın):

• Enrolment closes (kayıt kapanışı): kişilerin kayıt olabileceği son gün. Kurs, o günün sonunda kendiliğinden arşivlenir; zaten kayıtlı olanlar yine de bitirebilir.
• Complete within (tamamlama süresi): kayıttan itibaren belirli sayıda gün; son tarihten önce isteğe bağlı bir uyarı e-postasıyla birlikte.
• Completion valid for (tamamlamanın geçerlilik süresi): belirli sayıda ay; sertifikaya “Valid until” (son geçerlilik) olarak yazdırılır ve süre dolmadan önce isteğe bağlı bir uyarı gönderilebilir.
• Otomatik yeniden kayıt: bir tamamlamanın süresi dolduğunda kişi, kurs onu hâlâ kabul ediyorsa yeniden kaydedilir ve kendisine e-posta gönderilir. İşareti kaldırırsanız kurs yalnızca yeniden erişime açılır.
• Re-enrolment while a completion is valid (tamamlama geçerliyken yeniden kayıt): hiçbir zaman, hemen ya da belirli sayıda gün sonra.

Planlama yaparken üç ayrıntı önemlidir. Tamamlamalar kesindir: hiç kimse tamamlanmış bir kursu sıfırlayamaz; kursu yeniden almak yeni bir kayıttır, dolayısıyla önceki tamamlamalar ve sertifikalar kayıtta kalır. Son tarih ve geçerlilik süresi, her kayıtta ya da tamamlamada o an sabitlenir; bu nedenle onları değiştirmek yalnızca sonraki kayıtları etkiler ve devreye almadan önce netleştirmeniz gerekir. Ayrıca zamanlayıcılar kursa aittir; kursu birkaç lokasyonla ya da alt kuruluşla paylaştığınızda aynı kurallar her yerde geçerli olur.

Sertifikalar raporu her sertifikanın durumunu gösterir (Valid: geçerli, Lapsed: süresi dolmuş, Superseded: yerine yenisi verilmiş veya Revoked: iptal edilmiş); her ay çalıştırdığınız filtreleri kaydedebilirsiniz ve Silver ile Gold planlarında herhangi bir raporu CSV olarak dışa aktarabilirsiniz. Bunun daha geniş bir personel eğitimi kurulumuna nasıl uyduğunu görmek için çalışanlarınızı eğitin sayfasına bakın.

Önemli çıkarımlar

• Elektronik tablolar eğitimi kaydeder ama harekete geçemez; otomasyon geçebilir.
• Yeniden sertifikalandırmayı beş parçadan kurun: kayıt pencereleri, tamamlama son tarihleri, geçerlilik süreleri, hatırlatmalar ve otomatik yeniden kayıt.
• Sizin için geçerli olan gereksinimden yola çıkın ve döngüler arasında boşluk kalmaması için yeniden kaydı erken açın.
• Bir öncekinin üzerine yazmak yerine her döngünün kaydını saklayın.
• Otomasyon rutini üstlenir, ancak kaçırılan son tarihler için düzenli bir kontrol planlayın.

Uyum kurslarınızın nasıl çalışacağını görmek ister misiniz? Değerlendirme talep edin ve kendi son tarihleriniz, geçerlilik süreniz ve yeniden kayıt kurallarınızla bir kurs oluşturun.