Если ваше обязательное обучение живёт в таблице, вы знаете этот ритуал: отсортировать список по дате истечения, написать тем, у кого срок близится к концу, потормошить тех, кто проигнорировал прошлое письмо, и надеяться, что никто не проскользнул мимо, пока вы были в отпуске. Вот как убрать ручную работу из контроля обязательного обучения и переаттестации — с разобранным примером, который можно адаптировать под себя.
Почему учёт в таблице даёт сбои
Таблица — это запись, а не система: она знает только то, что в неё кто-то внёс, и сама ничего не делает. Проблемы предсказуемы:
- Она всегда чуть-чуть устарела. Результаты приходят в виде сертификатов по почте или листов регистрации, и кто-то должен вносить их вручную.
- Даты истечения считаются вручную. Одна затёртая формула или дата в другом формате — и просроченный допуск выглядит действующим.
- Напоминания зависят от человека. Если владелец таблицы в отпуске или уволился, напоминания прекращаются.
- История затирается. Когда человек проходит переаттестацию, прошлогодняя дата заменяется нынешней, и показать, что было раньше, невозможно.
- Новички и переведённые сотрудники выпадают из поля зрения. Никто не добавляет обучение, которое требуется для новой должности.
- Подтверждения разбросаны. В таблице написано «пройдено», а доказательство лежит в почтовом ящике или в шкафу с документами.
Дело не в недостатке усилий. Просто автоматизация берёт действия на себя: она записывает на курс, напоминает, отмечает истечение срока и снова записывает по расписанию — и по ходу дела ведёт учёт.
Из чего состоит автоматизация обязательного обучения
Большинство программ переаттестации можно собрать из пяти элементов; каждый из них — правило, которое вы задаёте для курса один раз.
Периоды записи
Период записи определяет, когда люди могут приступить к обучению. Ежегодному повторному курсу обычно не нужна дата закрытия; разовая кампания, например обучение новой процедуре, может прекращать приём записей в назначенный день.
Сроки прохождения
Срок прохождения даёт каждому человеку определённое число дней с момента записи, чтобы закончить курс. Отсчёт от момента записи, а не от фиксированной календарной даты, даёт новичкам столько же времени, сколько и всем остальным.
Сроки действия
Срок действия определяет, как долго результат прохождения считается действительным, прежде чем его нужно обновить. Дата истечения должна автоматически вычисляться от даты прохождения, а не появляться в результате чьих-то подсчётов.
Напоминания
Напоминания отправляются до истечения срока прохождения и до истечения срока действия результата. Цель — дать достаточно времени, чтобы успеть, а не завалить людей письмами, которые они научатся игнорировать.
Автоматическая повторная запись
Когда срок действия результата истекает, человека снова записывают на курс и уведомляют об этом. Так разовый курс превращается в цикл, и никому не нужно следить за столбцом с датами истечения.
Как спроектировать цикл переаттестации
Начните с требования, а не с программы. Как часто обучение нужно обновлять и что считается подтверждением? Это может определяться законодательством, отраслевым стандартом, условием лицензии, договором с клиентом или вашей собственной политикой, поэтому изучите требования, которые действуют в вашей отрасли и для ваших должностей.
Затем пройдите весь цикл по шагам:
- Задайте срок действия в соответствии с требованием. Если в нём сказано «ежегодно», естественный выбор — 12 месяцев.
- Решите, когда люди могут обновить знания. Если повторный курс открывается только после истечения старого результата, то пока люди его проходят, их допуск уже недействителен. Если открыть повторную запись за несколько недель до этого, разрыва не будет.
- Выберите, за сколько предупреждать. Дайте людям достаточно времени, чтобы вписать курс в рабочий график.
- Задайте повторному курсу собственный срок прохождения, чтобы повторная запись не лежала нетронутой месяцами.
- Решите, что происходит при истечении срока. Автоматическая повторная запись поддерживает цикл в движении. Простое повторное открытие курса подходит для обучения, которое обязательно не для всех.
- Сохраняйте запись о каждом цикле. Каждая переаттестация должна создавать новую запись об обучении рядом со старой, а не заменять её. См. что аудиторы хотят видеть в ваших записях об обучении.
Что решить по каждому курсу
Используйте этот чек-лист, когда настраиваете или пересматриваете курс обязательного обучения:
- Кто должен его пройти: какие должности, площадки или команды, а также подрядчики?
- Сколько дней есть у людей на прохождение?
- Есть ли оценка, с каким проходным баллом и сколькими попытками?
- Как долго действителен результат прохождения?
- За сколько дней предупреждать до срока прохождения и до истечения срока действия результата?
- Могут ли люди начать повторное обучение заранее и через сколько дней после прохождения?
- Нужно ли автоматически записывать людей на курс повторно, когда срок действия результата истекает?
- Есть ли последняя дата для новых записей?
- Какие подтверждения вам нужны: сертификат, срок действия, результат теста?
- Кто связывается с теми, кто пропустил срок, и как часто вы это проверяете?
Запишите ответы: они станут настройками курса и вашим объяснением для аудитора.
Пример: ежегодное повторное обучение ручному перемещению грузов
Допустим, компании с тремя площадками нужно, чтобы каждый работник склада раз в год проходил повторное обучение ручному перемещению грузов с коротким тестом. Один из способов настроить это:
| Настройка | Значение | Почему |
|---|---|---|
| Enrolment closes (закрытие записи) | Не задано | Это постоянный курс |
| Complete within (пройти в течение) | 30 дней с момента записи | Достаточно времени, чтобы уложиться между сменами |
| Предупреждение до срока прохождения | 7 дней | Одно напоминание для тех, кто ещё не закончил |
| Итоговый тест | Проходной балл 80%, 3 попытки | Прохождение означает, что человек сдал тест, а не просто пролистал курс |
| Completion valid for (срок действия результата) | 12 месяцев | Соответствует ежегодному требованию |
| Предупреждение до истечения срока действия результата | 30 дней | Время, чтобы запланировать повторное обучение |
| Повторная запись, пока результат действителен | Через 330 дней | Обновить знания можно в течение последнего месяца или около того |
| Автоматическая повторная запись при истечении срока | Да | Тот, кто не обновил знания заранее, сразу записывается на курс снова |
Новая сотрудница записывается на курс, когда выходит на работу, и за неделю до истечения 30-дневного срока получает напоминание. Она сдаёт тест, и в её сертификате указана дата «Действителен до» — через 12 месяцев после прохождения. Примерно через 11 месяцев ей приходит предупреждение о скором истечении срока действия результата, и, поскольку повторная запись уже открыта, она может пройти повторное обучение сразу. Если она этого не сделает, то при истечении срока её автоматически запишут на курс снова, с новым 30-дневным сроком прохождения. В любом случае прошлогодний результат и сертификат остаются в её истории.
Чего автоматизация не сделает — так это не решит, что происходит, когда человек вообще пропустил срок. В Acadenix незавершённая запись на курс истекает в конце последнего дня, и человек может записаться снова, но никто за ним не следит. Заложите регулярную проверку, например ежемесячный просмотр отчёта по курсу, и договоритесь, кто связывается с такими людьми.
Как это автоматизирует Acadenix
В Acadenix каждое из этих правил — настройка на вкладке Timers (Таймеры) курса (см. сертификаты и обязательное обучение):
- Enrolment closes (закрытие записи): последний день, когда можно записаться на курс. В конце этого дня курс архивируется сам; те, кто уже записан, всё равно могут его завершить.
- Complete within (пройти в течение): заданное число дней с момента записи, с необязательным письмом-предупреждением перед сроком.
- Completion valid for (срок действия результата): заданное число месяцев; указывается в сертификате как «Действителен до», с необязательным предупреждением до истечения срока.
- Автоматическая повторная запись при истечении срока действия результата: человека записывают на курс заново, если курс всё ещё ему доступен, и уведомляют по почте. Если снять флажок, курс просто снова откроется для него.
- Re-enrolment while a completion is valid (повторная запись, пока результат действителен): никогда, сразу или через заданное число дней.
При планировании важны три детали. Прохождение окончательно: сбросить пройденный курс не может никто, а повторное прохождение — это новая запись на курс, поэтому прежние результаты и сертификаты остаются в истории. Срок прохождения и срок действия фиксируются в каждой записи на курс и каждом результате в момент их появления, поэтому изменение настроек влияет только на последующие — определитесь с ними до запуска. И таймеры принадлежат курсу, поэтому, когда вы делитесь им с несколькими площадками или дочерними организациями, везде действуют одни и те же правила.
В отчёте по сертификатам виден статус каждого сертификата («Действителен», «Истёк», «Заменён» или «Отозван»), фильтры, которыми вы пользуетесь каждый месяц, можно сохранить, а в тарифах Silver и Gold любой отчёт можно экспортировать в CSV. О том, как это вписывается в более широкую систему обучения персонала, читайте в разделе обучение сотрудников.
Главное
- Таблицы фиксируют обучение, но не могут действовать; автоматизация может.
- Стройте переаттестацию из пяти элементов: периоды записи, сроки прохождения, сроки действия, напоминания и автоматическая повторная запись.
- Отталкивайтесь от требования, которое относится к вам, и открывайте повторную запись заранее, чтобы между циклами не было разрывов.
- Сохраняйте запись о каждом цикле, а не перезаписывайте предыдущую.
- Автоматизация берёт на себя рутину, но для пропущенных сроков запланируйте регулярную проверку.
Хотите увидеть, как будут работать ваши курсы обязательного обучения? Запросите пробный доступ и настройте курс со своими сроками прохождения, сроком действия и правилами повторной записи.
