Jos pakollinen koulutuksesi elää taulukossa, tunnet rutiinin: lajittelet vanhenemispäivän mukaan, lähetät sähköpostia niille, joiden koulutus on vanhenemassa, jahtaat niitä, jotka ohittivat edellisen viestin, ja toivot, ettei kukaan livahtanut läpi sinun ollessasi lomalla. Tässä kerrotaan, miten poistat käsityön compliance-koulutuksen seurannasta ja uudelleensertifioinnista. Mukana on esimerkki, jota voit soveltaa omaan tilanteeseesi.
Miksi taulukkoseuranta pettää
Taulukko on kirjanpito, ei järjestelmä: se tietää vain sen, minkä joku on siihen kirjoittanut, eikä se voi toimia itse. Ongelmat ovat ennalta arvattavia:
- Se on aina hieman vanhentunut. Suoritukset saapuvat sähköpostitse lähetettyinä todistuksina tai osallistujalistoina, ja joku joutuu kirjaamaan ne käsin.
- Vanhenemispäivät lasketaan käsin. Yksi ylikirjoitettu kaava tai väärässä muodossa oleva päivämäärä, ja vanhentunut pätevyys näyttää voimassa olevalta.
- Muistutukset riippuvat ihmisestä. Jos taulukon omistaja on poissa tai lähtee yrityksestä, muistutukset loppuvat.
- Historia ylikirjoittuu. Kun joku uusii pätevyytensä, viime vuoden päivämäärä korvataan tämän vuoden päivämäärällä, eikä aiemmasta voi enää esittää näyttöä.
- Uudet työntekijät ja tehtävää vaihtavat putoavat välistä. Kukaan ei lisää koulutusta, jota uusi rooli vaatii.
- Todisteet ovat hajallaan. Taulukossa lukee ”suoritettu”, mutta todiste on jonkun sähköpostissa tai arkistokaapissa.
Mikään tästä ei johdu vaivannäön puutteesta. Automaatio vain hoitaa toimimisen: se ilmoittaa kurssille, muistuttaa, päättää voimassaolon ja ilmoittaa uudelleen aikataulun mukaan ja pitää samalla kirjaa.
Automatisoidun compliance-koulutuksen rakennuspalikat
Useimmat uudelleensertifiointiohjelmat voi rakentaa viidestä osasta, joista jokainen on sääntö, jonka asetat kerran kurssia kohden.
Ilmoittautumisajat
Ilmoittautumisaika määrää, milloin ihmiset voivat aloittaa. Vuosittainen kertauskoulutus ei yleensä tarvitse päättymispäivää; kertaluonteinen kampanja, kuten uuden toimintatavan koulutus, voi lopettaa ilmoittautumisten vastaanoton tiettynä päivänä.
Suorituksen määräajat
Suorituksen määräaika antaa jokaiselle tietyn määrän päiviä ilmoittautumisesta koulutuksen loppuun suorittamiseen. Kun laskenta alkaa ilmoittautumisesta eikä kiinteästä kalenteripäivästä, uudet työntekijät saavat yhtä paljon aikaa kuin kaikki muutkin.
Voimassaoloajat
Voimassaoloaika kertoo, kuinka kauan suoritus on voimassa, ennen kuin se on uusittava. Vanhenemispäivän pitäisi määräytyä suorituspäivästä automaattisesti, ei jonkun päässälaskun perusteella.
Muistutukset
Muistutukset lähtevät ennen suorituksen määräaikaa ja ennen kuin suoritus vanhenee. Tavoitteena on antaa riittävästi aikaa toimia, ei sähköpostivirtaa, jonka ihmiset oppivat ohittamaan.
Automaattinen uudelleenilmoittautuminen
Kun suoritus vanhenee, henkilö ilmoitetaan takaisin kurssille ja hänelle kerrotaan siitä. Näin kertaluonteisesta kurssista tulee kiertokulku, eikä kenenkään tarvitse vahtia vanhenemissaraketta.
Uudelleensertifiointikierron suunnittelu
Aloita vaatimuksesta, älä ohjelmistosta. Kuinka usein koulutus on uusittava, ja mikä kelpaa todisteeksi? Vaatimus voi tulla lainsäädännöstä, alan standardista, lupaehdosta, asiakassopimuksesta tai omasta käytännöstäsi, joten tarkista alaasi ja rooleihisi sovellettavat vaatimukset.
Käy sitten kierto läpi vaihe vaiheelta:
- Aseta voimassaoloaika vaatimuksen mukaiseksi. Jos vaatimus sanoo ”vuosittain”, luonteva valinta on 12 kuukautta.
- Päätä, milloin ihmiset voivat kerrata. Jos kertauskurssi aukeaa vasta, kun vanha suoritus vanhenee, ihmisten koulutus on vanhentunut sen ajan, kun he tekevät kurssia uudelleen. Kun uudelleenilmoittautuminen avataan muutamaa viikkoa aiemmin, aukkoa ei synny.
- Valitse varoitusaika. Anna ihmisille riittävästi aikaa sovittaa kurssi työnsä lomaan.
- Anna kertauskurssille oma määräaika, jotta uudelleenilmoittautuminen ei jää kuukausiksi koskemattomaksi.
- Päätä, mitä tapahtuu vanhenemisen hetkellä. Automaattinen uudelleenilmoittautuminen pitää kierron liikkeessä. Kurssin pelkkä uudelleenavaaminen sopii koulutukselle, joka ei ole pakollinen kaikille.
- Säilytä jokaisen kierroksen tiedot. Jokaisen uudelleensertifioinnin pitää olla uusi merkintä vanhan rinnalla, ei sen korvaaja. Katso mitä auditoijat haluavat nähdä koulutustiedoistasi.
Mitä päättää jokaisesta kurssista
Käytä tätä tarkistuslistaa, kun perustat tai tarkistat compliance-kurssia:
- Kenen on suoritettava se: mitkä roolit, toimipisteet tai tiimit, entä urakoitsijat?
- Kuinka monta päivää ihmisillä on aikaa suorittaa se?
- Onko kurssilla arviointi, ja mikä on hyväksymisraja ja kuinka monta yritystä sallitaan?
- Kuinka kauan suoritus on voimassa?
- Kuinka monta päivää etukäteen varoitetaan ennen suorituksen määräaikaa ja ennen suorituksen vanhenemista?
- Voivatko ihmiset aloittaa kertauskurssin etuajassa, ja kuinka pian suorituksen jälkeen?
- Pitäisikö ihmiset ilmoittaa automaattisesti uudelleen kurssille, kun heidän suorituksensa vanhenee?
- Onko uusille ilmoittautumisille viimeistä päivää?
- Mitä todisteita tarvitset: todistus, voimassaolopäivä, testitulos?
- Kuka ottaa yhteyttä ihmisiin, jotka ohittavat määräajan, ja kuinka usein tarkistat tilanteen?
Kirjaa vastaukset ylös: niistä tulee kurssin asetukset ja selityksesi auditoijalle.
Esimerkki: vuosittainen taakkojen käsittelyn kertauskoulutus
Oletetaan, että kolmen toimipisteen yrityksessä jokaisen varastotyöntekijän on tehtävä taakkojen käsittelyn kertauskoulutus joka vuosi lyhyen testin kera. Yksi tapa määrittää se:
| Asetus | Arvo | Miksi |
|---|---|---|
| Enrolment closes (ilmoittautuminen päättyy) | Ei asetettu | Kyseessä on jatkuva kurssi |
| Complete within (suoritettava määräajassa) | 30 päivää ilmoittautumisesta | Riittävästi aikaa työvuorojen lomassa |
| Varoitus ennen määräaikaa | 7 päivää | Yksi muistutus niille, jotka ovat vielä kesken |
| Lopputesti | Hyväksymisraja 80 %, 3 yritystä | Suoritus tarkoittaa, että he läpäisivät testin eivätkä vain klikanneet kurssia läpi |
| Completion valid for (suorituksen voimassaolo) | 12 kuukautta | Vastaa vuosittaista vaatimusta |
| Varoitus ennen suorituksen vanhenemista | 30 päivää | Aikaa suunnitella kertaus |
| Re-enrolment while a completion is valid (uudelleenilmoittautuminen suorituksen ollessa voimassa) | 330 päivän jälkeen | Kertauksen voi tehdä viimeisen kuukauden aikana |
| Automaattinen uudelleenilmoittautuminen vanhenemisen yhteydessä | Kyllä | Kaikki, jotka eivät kertaa etuajassa, siirtyvät suoraan takaisin kurssille |
Uusi työntekijä ilmoitetaan kurssille, kun hän aloittaa, ja hänelle muistutetaan viikkoa ennen 30 päivän määräaikaa. Hän läpäisee testin, ja hänen todistuksessaan näkyy ”Valid until” -päivämäärä 12 kuukauden päässä suorituksesta. Noin 11 kuukautta myöhemmin häntä varoitetaan, että suoritus on vanhenemassa, ja koska uudelleenilmoittautuminen on jo auki, hän voi tehdä kertauksen heti. Jos hän ei tee sitä, hänet ilmoitetaan automaattisesti uudelleen kurssille, kun suoritus vanhenee, ja hänelle asetetaan uusi 30 päivän määräaika. Kummassakin tapauksessa viime vuoden suoritus ja todistus säilyvät hänen tiedoissaan.
Automaatio ei kuitenkaan päätä, mitä tapahtuu, kun joku ohittaa määräajan kokonaan. Acadenixissa keskeneräinen ilmoittautuminen päättyy viimeisen päivän lopussa ja henkilö voi ilmoittautua uudelleen, mutta kukaan ei jahtaa häntä. Rakenna mukaan säännöllinen tarkistus, esimerkiksi kuukausittainen katsaus kurssiraporttiin, ja sovi, kuka ottaa asian hoitaakseen.
Näin Acadenix automatisoi sen
Acadenixissa jokainen näistä säännöistä on asetus kurssin Timers-välilehdellä (ajastimet, katso todistukset ja compliance):
- Enrolment closes (ilmoittautuminen päättyy): viimeinen päivä, jona kukaan voi ilmoittautua. Kurssi arkistoituu itsestään kyseisen päivän päättyessä; jo ilmoittautuneet voivat silti suorittaa sen loppuun.
- Complete within (suoritettava määräajassa): tietty määrä päiviä ilmoittautumisesta, valinnaisella varoitussähköpostilla ennen määräaikaa.
- Completion valid for (suorituksen voimassaolo): tietty määrä kuukausia, joka tulostetaan todistukseen tekstillä ”Valid until”, valinnaisella varoituksella ennen vanhenemista.
- Automaattinen uudelleenilmoittautuminen, kun suoritus vanhenee: henkilö ilmoitetaan uudelleen kurssille, jos kurssi edelleen ottaa hänet vastaan, ja hänelle lähetetään sähköpostia. Poista valinta, niin kurssi vain avautuu hänelle uudelleen.
- Re-enrolment while a completion is valid (uudelleenilmoittautuminen suorituksen ollessa voimassa): ei koskaan, heti tai tietyn päiväluvun jälkeen.
Kolme yksityiskohtaa kannattaa huomioida suunnittelussa. Suoritukset ovat lopullisia: kukaan ei voi nollata suoritettua kurssia, ja sen tekeminen uudelleen on uusi ilmoittautuminen, joten aiemmat suoritukset ja todistukset säilyvät tiedoissa. Määräaika ja voimassaoloaika lukitaan jokaiseen ilmoittautumiseen tai suoritukseen sen syntyessä, joten niiden muuttaminen vaikuttaa vain myöhempiin – sovi ne siis ennen käyttöönottoa. Ja ajastimet kuuluvat kurssille, joten kun jaat sen usealle toimipisteelle tai alaorganisaatiolle, samat säännöt pätevät kaikkialla.
Todistusraportti näyttää jokaisen todistuksen tilan (Valid, Lapsed, Superseded tai Revoked eli voimassa, vanhentunut, korvattu tai peruutettu), voit tallentaa suodattimet, joita ajat joka kuukausi, ja Silver- ja Gold-paketeissa voit viedä minkä tahansa raportin CSV-muotoon. Katso kouluta henkilöstösi, miten tämä sopii laajempaan henkilöstökoulutuksen kokonaisuuteen.
Tärkeimmät opit
- Taulukot kirjaavat koulutuksen mutta eivät voi toimia sen pohjalta; automaatio voi.
- Rakenna uudelleensertifiointi viidestä osasta: ilmoittautumisajoista, suorituksen määräajoista, voimassaoloajoista, muistutuksista ja automaattisesta uudelleenilmoittautumisesta.
- Lähde liikkeelle sinuun sovellettavasta vaatimuksesta ja avaa uudelleenilmoittautuminen ajoissa, jotta kierrosten väliin ei jää aukkoja.
- Säilytä jokaisen kierroksen tiedot edellisen ylikirjoittamisen sijaan.
- Automaatio hoitaa rutiinin, mutta ajoita säännöllinen tarkistus ohitettuja määräaikoja varten.
Haluatko nähdä, miten compliance-kurssisi toimisivat? Pyydä arviointijakso ja määritä kurssi omilla määräajoillasi, voimassaoloajallasi ja uudelleenilmoittautumissäännöilläsi.
