Αυτοματοποίηση της εκπαίδευσης συμμόρφωσης: προθεσμίες, ημερομηνίες λήξης και επαναπιστοποίηση

Αν η υποχρεωτική εκπαίδευσή σας βρίσκεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ξέρετε τη ρουτίνα: ταξινόμηση κατά ημερομηνία λήξης, email σε όσους πλησιάζουν στη λήξη, κυνηγητό σε όσους αγνόησαν το προηγούμενο email και την ελπίδα ότι κανείς δεν θα ξεφύγει όσο λείπετε σε άδεια. Δείτε πώς μπορείτε να αφαιρέσετε τη χειρωνακτική εργασία από την παρακολούθηση της εκπαίδευσης συμμόρφωσης και της επαναπιστοποίησης, με ένα πλήρες παράδειγμα που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Γιατί η παρακολούθηση με υπολογιστικό φύλλο αποτυγχάνει

Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι αρχείο καταγραφής, όχι σύστημα: γνωρίζει μόνο ό,τι πληκτρολόγησε κάποιος και δεν μπορεί να ενεργήσει. Τα προβλήματα είναι προβλέψιμα:

• Είναι πάντα ελαφρώς ξεπερασμένο. Οι ολοκληρώσεις φτάνουν ως πιστοποιητικά σε email ή ως φύλλα παρουσίας και κάποιος πρέπει να τις καταχωρίσει.
• Οι ημερομηνίες λήξης υπολογίζονται με το χέρι. Ένας τύπος που αντικαταστάθηκε κατά λάθος ή μια ημερομηνία σε λάθος μορφή αρκούν για να φαίνεται σε ισχύ μια ληγμένη πιστοποίηση.
• Οι υπενθυμίσεις εξαρτώνται από έναν άνθρωπο. Αν ο υπεύθυνος του φύλλου λείπει ή αποχωρήσει, οι υπενθυμίσεις σταματούν.
• Το ιστορικό αντικαθίσταται. Όταν κάποιος επαναπιστοποιείται, η περσινή ημερομηνία αντικαθίσταται από τη φετινή και δεν μπορείτε να δείξετε τι προηγήθηκε.
• Οι νεοπροσλαμβανόμενοι και όσοι αλλάζουν θέση χάνονται στα κενά. Κανείς δεν προσθέτει την εκπαίδευση που χρειάζεται ένας νέος ρόλος.
• Τα αποδεικτικά είναι διάσπαρτα. Το φύλλο γράφει «ολοκληρώθηκε», αλλά η απόδειξη βρίσκεται σε κάποια εισερχόμενα ή σε έναν φυσικό φάκελο.

Τίποτα από αυτά δεν οφείλεται σε έλλειψη προσπάθειας. Η αυτοματοποίηση απλώς αναλαμβάνει το σκέλος της δράσης: εγγράφει, υπενθυμίζει, λήγει και εγγράφει ξανά βάσει χρονοδιαγράμματος, και κρατά το αρχείο καθώς προχωρά.

Τα δομικά στοιχεία της αυτοματοποιημένης εκπαίδευσης συμμόρφωσης

Τα περισσότερα προγράμματα επαναπιστοποίησης μπορούν να χτιστούν από πέντε στοιχεία, καθένα από τα οποία είναι ένας κανόνας που ορίζετε μία φορά για κάθε μάθημα.

Παράθυρα εγγραφής

Το παράθυρο εγγραφής ελέγχει πότε μπορούν να ξεκινήσουν οι άνθρωποι. Μια ετήσια επανάληψη συνήθως δεν χρειάζεται ημερομηνία λήξης· μια εφάπαξ εκστρατεία, όπως η εκπαίδευση σε μια νέα διαδικασία, μπορεί να σταματά να δέχεται εγγραφές σε καθορισμένη ημερομηνία.

Προθεσμίες ολοκλήρωσης

Η προθεσμία ολοκλήρωσης δίνει σε κάθε άτομο συγκεκριμένο αριθμό ημερών από την εγγραφή για να ολοκληρώσει. Αν η μέτρηση ξεκινά από την εγγραφή και όχι από μια σταθερή ημερομηνία ημερολογίου, οι νεοπροσλαμβανόμενοι έχουν τον ίδιο χρόνο με όλους τους άλλους.

Περίοδοι ισχύος

Η περίοδος ισχύος ορίζει για πόσο διάστημα μετράει μια ολοκλήρωση προτού χρειαστεί ανανέωση. Η ημερομηνία λήξης πρέπει να προκύπτει αυτόματα από την ημερομηνία ολοκλήρωσης, όχι από τους υπολογισμούς κάποιου.

Υπενθυμίσεις

Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται πριν από την προθεσμία ολοκλήρωσης και πριν λήξει μια ολοκλήρωση. Ο στόχος είναι να υπάρχει αρκετός χρόνος για δράση, όχι μια ροή email που οι άνθρωποι μαθαίνουν να αγνοούν.

Αυτόματη επανεγγραφή

Όταν λήγει μια ολοκλήρωση, το άτομο εγγράφεται ξανά στο μάθημα και ενημερώνεται. Έτσι ένα εφάπαξ μάθημα μετατρέπεται σε κύκλο και κανείς δεν χρειάζεται να παρακολουθεί τη στήλη των ημερομηνιών λήξης.

Σχεδιασμός ενός κύκλου επαναπιστοποίησης

Ξεκινήστε από την απαίτηση, όχι από το λογισμικό. Κάθε πότε πρέπει να ανανεώνεται η εκπαίδευση και τι θεωρείται απόδειξη; Αυτό μπορεί να προκύπτει από τη νομοθεσία, ένα πρότυπο του κλάδου, έναν όρο άδειας, μια σύμβαση με πελάτη ή τη δική σας πολιτική, γι’ αυτό ελέγξτε τις απαιτήσεις που ισχύουν για τον κλάδο και τους ρόλους σας.

Στη συνέχεια, δουλέψτε τον κύκλο βήμα προς βήμα:

1. Ορίστε την περίοδο ισχύος ώστε να ταιριάζει με την απαίτηση. Αν αυτή λέει «ετησίως», η φυσική επιλογή είναι 12 μήνες.
2. Αποφασίστε πότε μπορούν να ανανεώνουν οι άνθρωποι. Αν η επανάληψη ανοίγει μόνο όταν λήξει η παλιά ολοκλήρωση, οι άνθρωποι είναι εκτός ισχύος όσο την ξαναπαρακολουθούν. Αν ανοίξετε την επανεγγραφή λίγες εβδομάδες νωρίτερα, αποφεύγετε το κενό.
3. Επιλέξτε τον χρόνο προειδοποίησης. Δώστε στους ανθρώπους αρκετό χρόνο ώστε να χωρέσουν το μάθημα στη δουλειά τους.
4. Δώστε στην επανάληψη τη δική της προθεσμία, ώστε μια επανεγγραφή να μη μένει αδρανής για μήνες.
5. Αποφασίστε τι συμβαίνει τη στιγμή της λήξης. Η αυτόματη επανεγγραφή κρατά τον κύκλο σε κίνηση. Το απλό ξανάνοιγμα του μαθήματος ταιριάζει σε εκπαίδευση που δεν είναι υποχρεωτική για όλους.
6. Κρατήστε το αρχείο κάθε κύκλου. Κάθε επαναπιστοποίηση πρέπει να είναι νέα εγγραφή δίπλα στην παλιά, όχι αντικατάστασή της. Δείτε τι θέλουν να βλέπουν οι ελεγκτές στα αρχεία εκπαίδευσής σας.

Τι να αποφασίσετε για κάθε μάθημα

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κατάλογο ελέγχου όταν ρυθμίζετε ή αναθεωρείτε ένα μάθημα συμμόρφωσης:

• Ποιοι πρέπει να το ολοκληρώσουν: ποιοι ρόλοι, εγκαταστάσεις ή ομάδες, και εξωτερικοί συνεργάτες;
• Πόσες ημέρες έχουν οι άνθρωποι για να το ολοκληρώσουν;
• Υπάρχει αξιολόγηση, με ποιον βαθμό επιτυχίας και πόσες επαναλήψεις;
• Για πόσο διάστημα ισχύει μια ολοκλήρωση;
• Πόσες ημέρες πριν από την προθεσμία ολοκλήρωσης και πριν λήξει μια ολοκλήρωση αποστέλλεται προειδοποίηση;
• Μπορούν οι άνθρωποι να ξεκινήσουν νωρίτερα την επανάληψή τους και πόσο μετά την ολοκλήρωση;
• Πρέπει να εγγράφονται ξανά αυτόματα όταν λήγει η ολοκλήρωσή τους;
• Υπάρχει τελευταία ημερομηνία για νέες εγγραφές;
• Ποια αποδεικτικά χρειάζεστε: πιστοποιητικό, ημερομηνία ισχύος, αποτέλεσμα τεστ;
• Ποιος παρακολουθεί όσους χάνουν μια προθεσμία και πόσο συχνά ελέγχετε;

Καταγράψτε τις απαντήσεις: γίνονται οι ρυθμίσεις του μαθήματος και η εξήγησή σας προς έναν ελεγκτή.

Ένα πλήρες παράδειγμα: ετήσια επανάληψη χειρισμού φορτίων

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση με τρεις εγκαταστάσεις χρειάζεται κάθε εργαζόμενος αποθήκης να παρακολουθεί κάθε χρόνο μια επανάληψη για τον χειρισμό φορτίων, με ένα σύντομο τεστ. Ένας τρόπος να το ρυθμίσετε:

Μια νέα εργαζόμενη εγγράφεται όταν ξεκινά και λαμβάνει υπενθύμιση μία εβδομάδα πριν από την προθεσμία των 30 ημερών. Περνά το τεστ και το πιστοποιητικό της δείχνει ημερομηνία «Ισχύει έως» 12 μήνες μετά την ολοκλήρωση. Περίπου 11 μήνες αργότερα ειδοποιείται ότι η ολοκλήρωσή της πρόκειται να λήξει και, επειδή η επανεγγραφή είναι ήδη ανοιχτή, μπορεί να παρακολουθήσει την επανάληψη αμέσως. Αν δεν το κάνει, εγγράφεται ξανά αυτόματα όταν λήξει, με νέα προθεσμία 30 ημερών. Και στις δύο περιπτώσεις, η περσινή ολοκλήρωση και το πιστοποιητικό παραμένουν στο αρχείο της.

Αυτό που δεν θα κάνει η αυτοματοποίηση είναι να αποφασίσει τι συμβαίνει όταν κάποιος χάσει εντελώς μια προθεσμία. Στο Acadenix, μια ημιτελής εγγραφή λήγει στο τέλος της τελευταίας της ημέρας και το άτομο μπορεί να εγγραφεί ξανά, αλλά κανείς δεν το κυνηγά. Προβλέψτε έναν τακτικό έλεγχο, όπως μια μηνιαία ματιά στην αναφορά του μαθήματος, και συμφωνήστε ποιος θα κάνει την παρακολούθηση.

Πώς το αυτοματοποιεί το Acadenix

Στο Acadenix, καθένας από αυτούς τους κανόνες είναι μια ρύθμιση στην καρτέλα Timers (χρονικές ρυθμίσεις) του μαθήματος (δείτε πιστοποιητικά και συμμόρφωση):

• Enrolment closes (λήξη εγγραφών): η τελευταία ημέρα που μπορεί να εγγραφεί κανείς. Το μάθημα αρχειοθετείται μόνο του στο τέλος εκείνης της ημέρας· όσοι έχουν ήδη εγγραφεί μπορούν ακόμη να το ολοκληρώσουν.
• Complete within (ολοκλήρωση εντός): ένας αριθμός ημερών από την εγγραφή, με προαιρετικό email προειδοποίησης πριν από την προθεσμία.
• Completion valid for (ισχύς ολοκλήρωσης): ένας αριθμός μηνών, που τυπώνεται στο πιστοποιητικό ως «Ισχύει έως», με προαιρετική προειδοποίηση πριν λήξει.
• Αυτόματη επανεγγραφή όταν λήγει μια ολοκλήρωση: το άτομο εγγράφεται εκ νέου, αν το μάθημα το δέχεται ακόμη, και λαμβάνει email. Αν καταργήσετε την επιλογή, το μάθημα απλώς ανοίγει ξανά για αυτό.
• Re-enrolment while a completion is valid (επανεγγραφή όσο ισχύει η ολοκλήρωση): ποτέ, αμέσως ή μετά από έναν καθορισμένο αριθμό ημερών.

Τρεις λεπτομέρειες έχουν σημασία στον σχεδιασμό. Οι ολοκληρώσεις είναι οριστικές: κανείς δεν μπορεί να επαναφέρει ένα ολοκληρωμένο μάθημα και η επανάληψή του είναι νέα εγγραφή, οπότε οι προηγούμενες ολοκληρώσεις και τα πιστοποιητικά παραμένουν στο αρχείο. Η προθεσμία και η περίοδος ισχύος καθορίζονται σε κάθε εγγραφή ή ολοκλήρωση τη στιγμή που γίνεται, οπότε η αλλαγή τους επηρεάζει μόνο τις μεταγενέστερες — ορίστε τες πριν από την υλοποίηση. Και οι χρονικές ρυθμίσεις ανήκουν στο μάθημα, οπότε όταν το κοινοποιείτε σε πολλές εγκαταστάσεις ή υποοργανισμούς, οι ίδιοι κανόνες ισχύουν παντού.

Η αναφορά πιστοποιητικών δείχνει την κατάσταση κάθε πιστοποιητικού (Valid, Lapsed, Superseded ή Revoked, δηλαδή σε ισχύ, ληγμένο, αντικατεστημένο ή ανακληθέν), μπορείτε να αποθηκεύσετε τα φίλτρα που εκτελείτε κάθε μήνα και στα πακέτα Silver και Gold μπορείτε να εξαγάγετε οποιαδήποτε αναφορά σε CSV. Δείτε εκπαιδεύστε τους ανθρώπους σας για το πώς ταιριάζει αυτό σε μια ευρύτερη διαχείριση εκπαίδευσης προσωπικού.

Βασικά συμπεράσματα

• Τα υπολογιστικά φύλλα καταγράφουν την εκπαίδευση αλλά δεν μπορούν να ενεργήσουν· η αυτοματοποίηση μπορεί.
• Χτίστε την επαναπιστοποίηση από πέντε στοιχεία: παράθυρα εγγραφής, προθεσμίες ολοκλήρωσης, περιόδους ισχύος, υπενθυμίσεις και αυτόματη επανεγγραφή.
• Ξεκινήστε από την απαίτηση που ισχύει για εσάς και ανοίξτε νωρίς την επανεγγραφή ώστε να αποφύγετε κενά ανάμεσα στους κύκλους.
• Κρατάτε το αρχείο κάθε κύκλου αντί να αντικαθιστάτε το προηγούμενο.
• Η αυτοματοποίηση καλύπτει τη ρουτίνα, αλλά προγραμματίστε έναν τακτικό έλεγχο για τις χαμένες προθεσμίες.

Θέλετε να δείτε πώς θα λειτουργούσαν τα μαθήματα συμμόρφωσής σας; Ζητήστε δοκιμαστική περίοδο και ρυθμίστε ένα μάθημα με τις δικές σας προθεσμίες, περίοδο ισχύος και κανόνες επανεγγραφής.