Hva revisorer vil se i opplæringsregistrene dine

Når en revisor ber om å se opplæringsregistrene dine, ber vedkommende sjelden om en liste med navn. Revisoren vil vite at de rette personene har gjennomført den rette opplæringen til rett tid, at opplæringen betydde noe, og at registreringen ikke er ryddet opp i etterpå. Enten det gjelder en intern revisjon, en kundegjennomgang eller en ekstern sertifiseringsrevisjon, er det de samme egenskapene som gjør en registrering lett å forsvare. Denne veiledningen er generell: kravene varierer mellom bransjer og jurisdiksjoner, så sjekk de som gjelder for deg, og søk råd hvis du er usikker.

Hva som gjør en opplæringsregistrering troverdig

Den er fullstendig

En nyttig registrering svarer på de grunnleggende spørsmålene uten at noen må fylle inn hull fra hukommelsen:

• Hvem: en unikt identifisert person, ikke bare et fornavn.
• Hva: kurset, helst med kurskoden.
• Når: datoer for påmelding og fullføring.
• Resultat: bestått, fullført eller ikke ennå.
• Gyldighet: en «gyldig til»-dato der opplæringen må friskes opp.
• Dokumentasjon: et sertifikat, et vurderingsresultat, eller begge deler.

Den kan ikke endres i det stille

Integritet betyr mer enn presentasjon. Hvis en fullføringsdato kan redigeres uten spor, beviser registreringen svært lite. Registreringer som er låst når de er opprettet, er langt lettere å forsvare, særlig når rettelser gjøres ved å legge til noe nytt, for eksempel et erstatningssertifikat eller en tilbaketrekking med begrunnelse, i stedet for å overskrive det som var der.

Datoene forteller en konsistent historie

Fullføringsdatoer bør ligge innenfor det påkrevde tidsvinduet. Utløpsdatoer bør følge av fullføringsdatoene, ikke tastes inn separat. Og historikken bør vise hver syklus: hvis noen har fullført en årlig oppfriskning tre ganger, bør det være tre registreringer, ikke én dato som stadig flyttes.

Den viser forståelse, ikke bare oppmøte

For mange typer opplæring er det ikke nok at noen «åpnet kurset». Dokumentasjon fra vurderingen, som beståttgrensen, poengsummen som ble oppnådd og antall forsøk, viser at opplæringen gjorde jobben sin. Tidsbruk kan støtte dette også, så lenge den måles ærlig.

Endringer kan spores

Hvem meldte på denne personen? Hvem utstedte, erstattet eller trakk tilbake sertifikatet? Handlet en administrator på vegne av noen? En logg over administrative handlinger svarer på disse spørsmålene før de blir stilt.

Vanlige hull som skaper trøbbel

Disse dukker gjerne opp når registreringer samles i all hast:

• Manglende personer. Nyansatte, innleide eller folk som byttet rolle, fikk aldri opplæringen tildelt.
• Utløpt opplæring ingen la merke til. Registreringen finnes, men den utløp for flere måneder siden.
• Overskrevet historikk. Bare den siste fullføringen er bevart, så du kan ikke vise at noen var à jour i fjor.
• Ingen dokumentasjon fra vurdering. Kurset ble markert som fullført, men ingenting viser hva som ble kontrollert.
• Sertifikater som ikke kan spores. En PDF laget fra en redigerbar mal er lett å endre og vanskelig å verifisere.
• Registreringer som forsvant med personen. Tidligere ansatte ble slettet, og opplæringshistorikken deres gikk med dem.
• Uforklarte endringer. Datoer eller resultater ble endret, og ingen kan si hvem som endret dem eller hvorfor.
• Spredte kilder. Noen registreringer i LMS-et, noen i regneark, noen på papir, og ingen er avstemt mot hverandre.

En sjekkliste før revisjonen

Gå gjennom denne noen uker før revisjonen, ikke kvelden før:

• Bekreft omfanget: hvilke lokasjoner, roller, kurs og hvilken tidsperiode revisjonen dekker.
• List opp kravene som gjelder (lovgivning, standarder, kontrakter, vilkår i godkjenninger og dine egne retningslinjer) og koble hvert av dem til et kurs.
• Avstem opplæringssystemet mot din nåværende ansattliste, så alle som skal ha en registrering, har det.
• Kjør en fullføringsrapport for hvert påkrevde kurs og list opp alle som mangler, har oversittet fristen eller har utløpt opplæring.
• Følg opp hullene nå, og noter en forklaring for de du ikke kan lukke, for eksempel en nyansatt som fortsatt er innenfor fristen.
• Sjekk at sertifikatene viser en «gyldig til»-dato overalt der opplæringen må friskes opp.
• Stikkprøvekontroller et utvalg personer fra krav til sertifikat, inkludert vurderingsresultatet deres.
• Bekreft at registreringene til folk som har sluttet, fortsatt finnes.
• Gå gjennom loggen over administrative endringer etter alt du må kunne forklare.
• Eksporter rapportene du skal legge frem, og ta vare på en datert kopi av nøyaktig det du ga revisoren.

Rapporter du bør forberede

Hold eksportene konsistente: de samme filtrene, det samme datoformatet, og en notis om når du kjørte dem.

Verifisering av sertifikater

Et sertifikat er bare så godt som muligheten til å sjekke det. Hvis en kunde, en lokasjonsleder eller en revisor kan bekrefte at et sertifikat er ekte, bruker du mindre tid på å svare på spørsmål om det. Gode sertifikater har et unikt serienummer og en måte å sjekke det hos utstederen, og de gjør det tydelig hvor lenge opplæringen er gyldig.

Det er også verdt å være tydelig på hva et sertifikat er. Et kursbevis dokumenterer at noen har fullført kurset ditt. Det er bare en akkreditert kvalifikasjon hvis den utstedende organisasjonen har rett til å utstede en, for eksempel en Registered Training Organisation (en godkjent opplæringsleverandør i Australia).

Slik støtter Acadenix en revisjon

Acadenix er bygd slik at registreringene står på egne bein (se sertifikater og compliance):

• Fullføringer er endelige. Ingen kan tilbakestille et fullført kurs. Resertifisering er en ny påmelding, og tidligere fullføringer og sertifikater blir liggende i registreringen.
• Utstedte sertifikater endres aldri. Å erstatte ett utsteder et nytt sertifikat, og det gamle vises som Superseded (erstattet); å trekke ett tilbake krever en begrunnelse. Hvert sertifikat har en status: Valid, Lapsed, Superseded eller Revoked (gyldig, utløpt, erstattet eller trukket tilbake).
• Serienumre og offentlig verifisering. Hvem som helst kan sjekke et sertifikat ved hjelp av serienummeret på den utstedende organisasjonens verifiseringsside, som hver organisasjon kan slå av.
• Dokumentasjon fra vurdering. Tester har beståttgrenser, grenser for antall forsøk og tidsgrenser, og å bestå kan være betingelsen for å fullføre kurset. Resultatene viser poengsum, tidsbruk og utfall for hvert forsøk. Å tilbakestille et resultat som ikke ble bestått, beholder de tidligere forsøkene, og et bestått resultat kan ikke tilbakestilles.
• Ærlig tid. Tid i kurset telles bare mens innholdet vises på skjermen, og den kan skrives ut på sertifikater og vises i rapporter.
• Registreringer som blir. Folk som slutter, arkiveres, og en konto kan bare slettes når ingenting refererer til den, for eksempel en duplikat. Et publisert kurs kan ikke slettes, og å skjule et kurs som er tatt ut av bruk, beholder fullføringene og sertifikatene.
• Rapporter og en aktivitetslogg. Rapporter dekker kurs, SCORM, sertifikater, testspørsmål, brukere og aktivitet, med lagrede filtre og CSV-eksport med Silver og Gold. Aktivitetsloggen registrerer administrative handlinger, og alt som ble gjort mens en administrator opptrådte som noen andre, står som «person · impersonated by administrator» (utført på vegne av personen).

Hvis du også setter opp gjentakende opplæring, se automatisering av compliance-opplæring og resertifisering. For hvordan selve registreringene beskyttes, se Sikkerhet.

Hovedpunkter

• Revisorer vil ha registreringer som er fullstendige, låst når de er opprettet, konsistent datert og støttet av dokumentasjon fra vurdering.
• Behold hver resertifisering som en ny registrering, aldri som en overskriving av den forrige.
• Avstem opplæringsregistrene mot ansattlisten før revisjonen, ikke under den.
• Gjør sertifikater verifiserbare, og vær tydelig på at de ikke er akkrediterte kvalifikasjoner med mindre du har rett til å utstede dem.
• Sjekk kravene som gjelder for din bransje; denne veiledningen er et utgangspunkt, ikke juridisk rådgivning.

Vil du se hvordan opplæringsregistrene dine ville sett ut i Acadenix? Snakk med oss om revisjonsbehovene dine, så viser vi deg rapportene og sertifikatene med dine egne kurs.