Amikor egy auditor a képzési nyilvántartásait kéri, ritkán egy névsort akar látni. Azt szeretné tudni, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időben a megfelelő képzést végezték el, hogy a képzésnek volt értelme, és hogy a nyilvántartást utólag nem csinosították ki. Legyen szó belső auditról, ügyfélfelülvizsgálatról vagy külső tanúsítási auditról, ugyanazok a tulajdonságok teszik könnyen megvédhetővé a nyilvántartást. Ez az útmutató általános jellegű: a követelmények iparágonként és joghatóságonként eltérnek, ezért nézze meg az Önre vonatkozókat, és ha bizonytalan, kérjen tanácsot.
Mitől megbízható egy képzési nyilvántartás
Teljes
Egy használható nyilvántartás úgy válaszol az alapvető kérdésekre, hogy senkinek nem kell emlékezetből pótolnia a hiányokat:
- Ki: egyedileg azonosított személy, nem csak egy keresztnév.
- Mit: a kurzus, lehetőleg a kódjával.
- Mikor: a beiratkozás és a teljesítés dátuma.
- Eredmény: sikeres, teljesítve vagy még nem.
- Érvényesség: „érvényes eddig” dátum, ahol a képzést frissíteni kell.
- Bizonyíték: tanúsítvány, értékelési eredmény, vagy mindkettő.
Nem módosítható észrevétlenül
Az integritás fontosabb a megjelenésnél. Ha egy teljesítési dátum nyom nélkül szerkeszthető, a nyilvántartás nagyon keveset bizonyít. Azok a nyilvántartások, amelyek létrehozás után rögzítettek, sokkal könnyebben megvédhetők, különösen akkor, ha a javításokat valami új hozzáadásával végzik, például pótló tanúsítvánnyal vagy indoklással ellátott visszavonással, nem pedig a meglévő felülírásával.
A dátumok következetes történetet mesélnek
A teljesítési dátumoknak a megkövetelt időablakon belülre kell esniük. A lejárati dátumoknak a teljesítési dátumokból kell következniük, nem külön begépelve. Az előzményeknek pedig minden ciklust meg kell mutatniuk: ha valaki háromszor végezte el az éves ismétlő képzést, három nyilvántartásnak kell lennie, nem egy folyton mozgó dátumnak.
A megértést mutatja, nem csak a részvételt
Sokféle képzésnél a „megnyitotta a kurzust” nem elég. Az értékelés bizonyítéka, például a sikerességi határ, az elért pontszám és a próbálkozások száma megmutatja, hogy a képzés betöltötte a szerepét. A ráfordított idő is alátámaszthatja, feltéve, hogy őszintén mérik.
A változások nyomon követhetők
Ki iratkoztatta be ezt a személyt? Ki adta ki, cserélte le vagy vonta vissza a tanúsítványt? Járt-e el egy adminisztrátor valaki más nevében? Az adminisztratív műveletek naplója megválaszolja ezeket a kérdéseket, mielőtt feltennék őket.
Gyakori hiányosságok, amelyek gondot okoznak
Ezek jellemzően akkor bukkannak fel, amikor a nyilvántartásokat sietve állítják össze:
- Hiányzó emberek. Az újonnan belépők, a külső vállalkozók vagy a munkakört váltók sosem kapták meg a képzést.
- Észrevétlenül lejárt képzés. A nyilvántartás megvan, de hónapokkal ezelőtt lejárt.
- Felülírt előzmények. Csak a legutóbbi teljesítést őrzik meg, ezért nem tudja megmutatni, hogy valaki tavaly naprakész volt.
- Nincs értékelési bizonyíték. A kurzust teljesítettnek jelölték, de semmi nem mutatja, mit ellenőriztek.
- Nyomon nem követhető tanúsítványok. Egy szerkeszthető sablonból készült PDF könnyen módosítható és nehezen ellenőrizhető.
- A személlyel együtt távozó nyilvántartások. A volt munkatársakat törölték, és velük együtt a képzési előzményeik is eltűntek.
- Megmagyarázatlan módosítások. Dátumokat vagy eredményeket változtattak meg, és senki nem tudja megmondani, ki és miért.
- Szétszórt források. Néhány nyilvántartás az LMS-ben, néhány táblázatban, néhány papíron, és semmit nem egyeztettek.
Audit előtti ellenőrzőlista
Ezt néhány héttel az audit előtt járja végig, ne az előző este:
- Erősítse meg a hatókört: mely telephelyeket, szerepköröket, kurzusokat és időszakot fed le az audit.
- Sorolja fel a vonatkozó követelményeket (jogszabályok, szabványok, szerződések, engedélyezési feltételek és saját szabályzatai), és rendeljen mindegyikhez egy kurzust.
- Egyeztesse a képzési rendszert a jelenlegi munkatársi listával, hogy mindenkinek legyen nyilvántartása, akinek kell.
- Futtasson teljesítési jelentést minden előírt kurzusra, és sorolja fel a hiányzókat, a késésben lévőket és a lejártakat.
- Kövesse fel a hiányosságokat most, és jegyezzen fel magyarázatot azokhoz, amelyeket nem tud lezárni, például egy újonnan belépőhöz, aki még a határidején belül van.
- Ellenőrizze, hogy a tanúsítványokon szerepel-e az „érvényes eddig” dátum, ahol a képzést frissíteni kell.
- Ellenőrizze szúrópróbaszerűen egy minta személyeit az előírástól a tanúsítványig, az értékelési eredményüket is beleértve.
- Győződjön meg róla, hogy a távozott emberek nyilvántartásai még megvannak.
- Nézze át az adminisztratív módosítások naplóját mindenre, amit magyaráznia kell majd.
- Exportálja a bemutatandó jelentéseket, és őrizzen egy keltezett másolatot pontosan arról, amit az auditornak átadott.
Előkészítendő jelentések
| Jelentés | Mire ad választ | Tipp |
|---|---|---|
| Teljesítés kurzusonként | Ki fejezte be az egyes előírt kurzusokat, és ki nem | Szűrje az audit hatókörére |
| Tanúsítványok és érvényesség | Ki naprakész, és kinek járt le a képzése | Tüntesse fel a kiállítás és a lejárat dátumát |
| Értékelési eredmények | Mit teszteltek, és hogyan teljesítettek az emberek | Mutassa a sikerességi határokat és a próbálkozásokat |
| Munkatársi egyeztetés | Benne van-e a rendszerben mindenki, akinek képzésre van szüksége | Vesse össze a HR-listával |
| Tevékenységnapló | Ki iratkoztatott be, módosított vagy járt el kinek a nevében | Fedje le az egész auditidőszakot |
Az exportok legyenek következetesek: ugyanazok a szűrők, ugyanaz a dátumformátum, és jegyezze fel, mikor futtatta őket.
A tanúsítványok ellenőrzése
Egy tanúsítvány annyit ér, amennyire ellenőrizhető. Ha egy ügyfél, egy telephelyvezető vagy egy auditor meg tudja erősíteni, hogy a tanúsítvány valódi, kevesebb időt tölt a vele kapcsolatos kérdések megválaszolásával. A jó tanúsítványok egyedi sorszámot viselnek, van módjuk az ellenőrzésre a kibocsátónál, és világossá teszik, meddig érvényes a képzés.
Az is fontos, hogy világos legyen, mi egy tanúsítvány. A teljesítési tanúsítvány azt rögzíti, hogy valaki elvégezte az Ön kurzusát. Csak akkor akkreditált képesítés, ha a kibocsátó szervezet erre felhatalmazással rendelkezik, például regisztrált képzési szervezetként (Registered Training Organisation).
Így támogatja az Acadenix az auditot
Az Acadenixet úgy építettük, hogy a nyilvántartások önmagukban is megállják a helyüket (lásd: tanúsítványok és megfelelőség):
- A teljesítések véglegesek. Senki nem állíthat vissza egy befejezett kurzust. Az újratanúsítás új beiratkozás, a korábbi teljesítések és tanúsítványok pedig megmaradnak a nyilvántartásban.
- A kiadott tanúsítványok soha nem változnak. Egy tanúsítvány cseréje új tanúsítványt ad ki, a régi pedig felváltott (Superseded) állapotba kerül; a visszavonáshoz indoklás kell. Minden tanúsítványnak van állapota: érvényes (Valid), lejárt (Lapsed), felváltott (Superseded) vagy visszavont (Revoked).
- Sorszámok és nyilvános ellenőrzés. Bárki ellenőrizhet egy tanúsítványt a sorszáma alapján a kibocsátó szervezet ellenőrző oldalán, amelyet minden szervezet kikapcsolhat.
- Értékelési bizonyíték. A teszteknek van sikerességi határa, próbálkozási korlátja és időkorlátja, és a teljesítésük lehet a kurzus befejezésének feltétele. Az eredmények megmutatják az egyes próbálkozások pontszámát, az eltöltött időt és a kimenetelt. Egy sikertelen eredmény visszaállítása megőrzi a korábbi próbálkozásokat, a sikeres eredmény pedig nem állítható vissza.
- Őszinte idő. A kurzusban töltött idő csak akkor számít, amíg a tartalom a képernyőn van, és kinyomtatható a tanúsítványokra, illetve megjeleníthető a jelentésekben.
- Nyilvántartások, amelyek megmaradnak. A távozó embereket archiváljuk, és egy fiók csak akkor törölhető, ha semmi nem hivatkozik rá, például ha duplikátum. Egy közzétett kurzus nem törölhető, egy kivont kurzus elrejtése pedig megőrzi a teljesítéseit és tanúsítványait.
- Jelentések és tevékenységnapló. A jelentések kiterjednek a kurzusokra, a SCORM-ra, a tanúsítványokra, a tesztkérdésekre, a felhasználókra és a tevékenységre, mentett szűrőkkel, a Silver- és a Gold-csomagban pedig CSV-exporttal. A tevékenységnapló az adminisztratív műveleteket rögzíti, és minden, ami akkor történt, amikor egy adminisztrátor valaki más nevében járt el, így szerepel benne: „person · impersonated by administrator” (személy · adminisztrátor által megszemélyesítve).
Ha ismétlődő képzést is szervez, olvassa el a megfelelőségi képzés és az újratanúsítás automatizálásáról szóló cikket. A nyilvántartások védelméről a Biztonság oldalon olvashat.
A legfontosabb tudnivalók
- Az auditorok olyan nyilvántartásokat szeretnének, amelyek teljesek, létrehozás után rögzítettek, következetesen keltezettek, és értékelési bizonyíték támasztja alá őket.
- Minden újratanúsítást új nyilvántartásként őrizzen meg, soha ne írja felül az előzőt.
- A képzési nyilvántartásait a munkatársi listával az audit előtt egyeztesse, ne közben.
- Tegye a tanúsítványokat ellenőrizhetővé, és tisztázza, hogy nem akkreditált képesítések, kivéve ha Ön jogosult ilyet kiállítani.
- Nézze meg az iparágára vonatkozó követelményeket; ez az útmutató kiindulópont, nem jogi tanács.
Szeretné látni, hogyan festenének a képzési nyilvántartásai az Acadenixben? Beszéljen velünk az audit igényeiről, és megmutatjuk a jelentéseket és a tanúsítványokat az Ön saját kurzusaival.
