Een SCORM-cursus bijwerken zonder de voortgang van cursisten te wissen

Je hebt een typefout op dia 12 gevonden, een beleid is veranderd of bij een toetsvraag staat het verkeerde antwoord als goed aangemerkt. De cursus is live en sommige cursisten zijn halverwege. Het SCORM-zipbestand vervangen voelt als een klusje van twee minuten, maar onzorgvuldig gedaan kan het mensen terugsturen naar het begin, op het verkeerde scherm laten belanden of hun resultaten uit de pas laten lopen met wat ze deden. Zo werk je een SCORM-cursus veilig bij, beoordeel je hoe groot een wijziging is en bepaal je wat er gebeurt met de mensen die al bezig zijn.

Waarom het bijwerken van een live SCORM-cursus risicovol is

Een SCORM-pakket is een bundel webcontent die in de browser van de cursist draait en met het LMS praat via een kleine JavaScript-API. Terwijl de cursist bezig is, stuurt het pakket gegevens naar het LMS, dat ze opslaat bij de poging van die cursist. De belangrijkste onderdelen zijn:

• Afrondings- en slaagstatus: of de cursist klaar is en of die is geslaagd.
• Score: meestal uit een toets in het pakket.
• Locatie: een bladwijzer naar waar de cursist was (cmi.core.lesson_location in SCORM 1.2, cmi.location in SCORM 2004).
• Suspend data: een blok tekst dat de cursus voor zichzelf schrijft (cmi.suspend_data) om zijn toestand te herstellen, zoals welke dia’s zijn bezocht, waarden van variabelen en tot nu toe gegeven antwoorden.

Het belangrijke is dat het LMS suspend data niet interpreteert. Het slaat ze op en geeft ze ongewijzigd terug als de cursist hervat. Het formaat is van de auteurstool en vaak gekoppeld aan de structuur van de cursus zoals die is gepubliceerd: de volgorde van dia’s, de namen van variabelen, de vragen in een vragenbank. Voor het verschil tussen de twee edities, zie SCORM 1.2 versus SCORM 2004.

Wat er mis kan gaan als de structuur verandert

Als opgeslagen gegevens van het oude pakket aan een nieuw pakket met een andere structuur worden gegeven, probeert de nieuwe cursus een toestand te herstellen die niet meer bestaat. Wat er gebeurt hangt af van de auteurstool, maar veelvoorkomende symptomen zijn:

• De bladwijzer wijst naar een verplaatste of verwijderde dia, dus de cursist belandt op de verkeerde plek of terug bij het begin.
• Menu’s en voortgangsindicatoren tonen de verkeerde onderdelen als bezocht.
• Antwoorden die bij oude vragen zijn opgeslagen, worden op nieuwe toegepast of weggegooid.
• De cursus negeert de opgeslagen toestand en begint opnieuw, of laadt niet goed.
• Een score die op de oude toets is behaald, staat naast een afronding op de nieuwe.

Wisselen van SCORM-editie, bijvoorbeeld van SCORM 1.2 naar SCORM 2004, verandert het datamodel zelf, dus opgeslagen gegevens gaan niet netjes mee over.

Niet elke wijziging heeft hetzelfde risico

Bepaal voordat je iets uploadt wat voor soort wijziging je doorvoert. Wat telt, is hoeveel de structuur en de betekenis veranderen, niet hoe lang de bewerking duurde.

Een bruikbare toets: zou je het prima vinden als iemand vandaag de oude versie afrondde? Zo niet, dan moet die stoppen.

Laten afmaken of opnieuw laten beginnen?

Als je platform het oude pakket kan laten doorlopen voor de mensen die eraan begonnen, heb je een echte keuze. Loop deze vragen in volgorde door.

1. Is de oude versie nog juist? Als die iets onjuists of onveiligs leert, laat mensen dan opnieuw beginnen, hoe ver ze ook zijn.
2. Is de toetsing gewijzigd? Als iedereen op dezelfde manier moet worden getoetst, begin dan opnieuw.
3. Kan het oude pakket op zijn plek blijven voor bestaande cursisten? Als je platform de bestanden overschrijft, betekent ‘laten afmaken’ in feite ‘oude voortgang in een nieuw pakket voeren’. Voorbij een cosmetische fix is opnieuw beginnen veiliger.
4. Hoe lang is de cursus? Een module van tien minuten opnieuw laten doen kost weinig. Een cursus van twee uur opnieuw laten doen kost goodwill.
5. Zijn deadlines dichtbij? Een herstart vlak voor een deadline kan mensen erover heen duwen. Verleng de deadline of werk bij in een rustigere periode.

De korte versie: als de oude versie nog juist is, laat mensen die afmaken. Is die onjuist, laat ze dan opnieuw beginnen en vertel ze waarom.

Mensen die de cursus al hebben afgerond, zijn een aparte beslissing. Een cosmetische fix of contentverversing rechtvaardigt zelden dat je hen vraagt iets opnieuw te doen. Een corrigerende wijziging misschien wel, zeker bij compliancetraining. Behandel dat dan als een nieuwe trainingsronde met een eigen deadline in plaats van ongemerkt iemands dossier te wijzigen.

Vertel mensen wat er verandert

Een herstart die niemand heeft uitgelegd, voelt als een fout. Een kort bericht vooraf maakt er een routine-update van.

• Cursisten die opnieuw beginnen: wat er is veranderd, waarom ze de module opnieuw moeten starten, ongeveer hoe lang het duurt en of hun deadline is verschoven.
• Cursisten die al klaar waren: of ze iets moeten doen. Als dat niet zo is, zeg dat dan.
• Managers en trainers: wanneer de update live gaat en wat ze mensen die ernaar vragen kunnen vertellen.

Houd ook een eenvoudig wijzigingslog per cursus bij: versienummer, datum, wat er is veranderd, wie het heeft goedgekeurd en wat je voor mensen halverwege hebt gekozen. Een versienummer op de laatste dia maakt supportvragen veel makkelijker te beantwoorden. Als je een audit krijgt, verklaart het log waarom twee mensen net iets andere content zagen; zie wat auditors willen zien in je trainingsdossiers.

Voordat je uploadt: een checklist

• Houd dezelfde SCORM-editie aan, tenzij je die bewust wilt wijzigen.
• Controleer of de publicatie-instellingen overeenkomen met de vorige versie, vooral hoe afronding en scores worden gerapporteerd.
• Test het nieuwe pakket eerst apart. Zo test je een SCORM-pakket loopt het door.
• Bewaar de vorige zip en het bronproject, voor het geval je terug moet.
• Bepaal vooraf wat er gebeurt met mensen die halverwege zijn en schrijf je bericht.

Hoe Acadenix SCORM-updates afhandelt

In Acadenix is elk SCORM-pakket een leereenheid in de Units Library (bibliotheek met leereenheden) en één leereenheid kan in meerdere cursussen worden gebruikt. Als je een leereenheid selecteert, zie je de Courses (cursussen) die hem gebruiken, zijn Versions (versies) en zijn Users (gebruikers), zodat je kunt zien waar een update terechtkomt.

• Een nieuw bestand maakt een nieuwe versie. Nieuwe tekst of een nieuw type leereenheid ook. Het wijzigen van de naam of beschrijving niet.
• Je kiest voor mensen die halverwege zijn. Als iemand bezig is, kies je Restart them on the new version (laat ze opnieuw beginnen op de nieuwe versie) of Let them finish the version they started (laat ze de versie afmaken waarmee ze begonnen). Mensen die later beginnen, krijgen de nieuwe versie.
• Cursisten die klaar zijn, houden hun resultaten. Afrondingen zijn definitief en afgegeven certificaten veranderen nooit. Mensen die klaar waren, zien de leereenheid gemarkeerd met Updated (bijgewerkt), zodat ze naar de nieuwe versie kunnen kijken als ze dat willen, en niets wat ze dan doen verandert hun resultaat.
• Je kunt terugdraaien. Activate (activeren), bij de Versions van de leereenheid, haalt een eerdere versie terug.
• Herkansingen zijn een nieuwe inschrijving. Als mensen die klaar waren de cursus wel opnieuw moeten doen, laat de instelling Re-enrolment while a completion is valid (herinschrijving zolang een afronding geldig is) van de cursus hen zich opnieuw inschrijven met verse voortgang. Hun eerdere afronding en certificaat blijven bewaard.

Om een pakket te controleren voordat het het live pakket vervangt, upload je het als aparte leereenheid en gebruik je Preview (voorbeeld), waarmee je het ziet zoals een cursist het ziet zonder iets vast te leggen. Meer over versiebeheer en tracking staat op onze pagina over het SCORM LMS.

Belangrijkste punten

• SCORM-voortgang wordt opgeslagen bij het pakket waarmee een cursist begon en suspend data heeft alleen betekenis voor de cursus die ze schreef.
• Bepaal eerst de omvang van de wijziging: cosmetische fixes zijn laag risico, herstructureringen en nieuwe toetsing niet.
• Als de oude versie nog juist is, laat mensen die afmaken. Is die onjuist, laat ze dan opnieuw beginnen.
• Vertel cursisten en managers wat er gebeurt en houd voor elke cursus een wijzigingslog bij.
• In Acadenix is elke upload een nieuwe versie, bepaal jij wat er gebeurt met mensen die halverwege zijn en blijven afrondingen definitief.

Wil je zien hoe een update zich gedraagt met je eigen content? Vraag een evaluatie aan en probeer een nieuwe versie van een echte cursus te uploaden.